Zo organiseer je een voetbaltoernooi

Begin niet met uitnodigingen, maar met de datum, locatie en toernooiformule. Die keuzes bepalen hoeveel teams je kunt inschrijven, hoeveel velden en scheidsrechters nodig zijn en hoe lang de dag duurt. Werk daarna toe naar een definitieve deelnemerslijst en een wedstrijdschema dat je vooraf publiceert. Plan de laatste controle op het terrein, materiaal, eten en drinken uiterlijk één dag voor de eerste aftrap.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Toernooiformule bepalen
2 personen
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Scheidsrechters vastleggen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Teamindeling registreren
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst finaliseren
2 personen
11
Wedstrijdschema publiceren
12
Locatievoorzieningen controleren
2 personen
13
Kleedkamers reserveren
14
Parkeerinformatie versturen
15
Prijzen bestellen
16
Toernooimateriaal controleren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Wedstrijdformulieren printen
21
Teamhesjes sorteren
2 personen
22
Prijzen inpakken
23
Weersverwachting controleren
24
Terrein inspecteren
3 personen
25
Velden uitzetten
4 personen
26
Doelen plaatsen
4 personen
27
Netten controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet inrichten
3 personen
32
Drankpunten inrichten
2 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
EHBO-materiaal klaarleggen
35
Routeborden plaatsen
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Scheidsrechters instrueren
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

39
Registratietafel bemannen
2 personen
40
Teams ontvangen
3 personen
41
Toernooi openen
42
Teams naar velden begeleiden
2 personen
43
Wedstrijden begeleiden
6 personen
44
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
45
Blessures eerste hulp geven
2 personen
46
Waterpunten aanvullen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Pauzes aankondigen
51
Finalisten bekendmaken
52
Finale begeleiden
3 personen
53
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Muziek verzorgen
56
Borrelbuffet serveren
3 personen
57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Versiering verwijderen
3 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Afval inzamelen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Kleedkamers controleren
2 personen
65
Geleende spullen sorteren
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
68
Eindafrekening controleren
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Bankenaantal 4
Kleedkamerbankjesaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 8
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Hesjes blauwaantal 15
Hesjes roodaantal 15
Hesjes geelaantal 15
Mini-doelenaantal 4
Doelnettenaantal 4
Veldmarkeringslintaantal 4
Fluitjesaantal 6
Scheidsrechterkaartenaantal 6
Pomp met naaldenaantal 2
Balnettenaantal 4
Scorebordjesaantal 4
Klembordenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Cold packsaantal 12
Sporttapeaantal 8
Elastische zwachtelsaantal 8
Pleistersaantal 4
Veiligheidsscharenaantal 2
Waterjerrycansaantal 4
Drinkkrattenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudkannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Openersaantal 4
IJslepelsaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 3
Wasknijpersaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3
Vloertrekkersaantal 3

Catering

Boodschappen

Decoratie

Voetbalvlaggenaantal 12
Ballenbogenaantal 2
Teamvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Prijzengoud
Medaillesaantal 60
Beker
Deelnemerslintenaantal 60
Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8

Tips

Leg de toernooiformule vast voordat je teams uitnodigt. Noteer hoeveel teams meedoen, hoeveel wedstrijden elk team speelt en hoeveel minuten een wedstrijd duurt; zonder die gegevens kun je geen betrouwbaar schema maken.
Reserveer kleedkamers en controleer locatievoorzieningen zodra de datum vaststaat. Stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf mee, omdat deelnemers die informatie vaak pas op de wedstrijddag zoeken.
Sluit de aanmeldingen op een vaste datum en maak daarna de teamindeling. Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappenlijst afrondt en publiceer het wedstrijdschema zodra de deelnemerslijst definitief is.
Controleer scheidsrechters en materiaal minstens 1 week vooraf. Tel niet alleen de wedstrijdballen, maar controleer ook reserveballen, hesjes, fluitjes, kaarten, pionnen, scorebordjes en de pomp met naalden.
Plan de opbouw met een duidelijke volgorde: terrein inspecteren, velden uitzetten, tafels en registratie klaarzetten en teamhesjes sorteren. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en koel de dranken voordat de eerste teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en formule. Regel scheidsrechters, kleedkamers en materiaal uiterlijk 2 weken voor het toernooi, zodat je nog kunt bijsturen.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden, wedstrijdduur en pauzes. Maak daarna een schema zonder overlappende wedstrijden per team en publiceer de definitieve versie zodra de inschrijvingen zijn gesloten, bij voorkeur minstens 3 dagen vooraf.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een voetbaltoernooi?: Reken minimaal één scheidsrechter per wedstrijd die gelijktijdig wordt gespeeld. Plan daarnaast 1 of 2 reserves als het toernooi meerdere uren duurt of op meer dan één veld plaatsvindt.
Wat moet je de dag voor een voetbaltoernooi controleren?: Controleer de weersverwachting, het terrein, de velden, ballen, hesjes, doelen, fluitjes, scorebordjes en wedstrijdformulieren. Zet prijzen en materiaal klaar en doe boodschappen en dranken uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.