Zo organiseer je een voetbaltoernooi zonder gaten in de planning

Begin met de datum, beschikbare voetbalvelden en het aantal teams. Leg daarna het toernooiformat vast, regel scheidsrechters en vrijwilligers en verstuur de uitnodigingen. Pas wanneer de aanmeldingen binnen zijn, maak je de teamindeling en het wedstrijdschema definitief. De laatste week draait om controleren: spelregels publiceren, catering en prijzen afronden, materialen verzamelen en deelnemers informeren over tijden, kleedkamers en weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Voetbalvelden reserveren
3
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Toernooiformat bepalen
3 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Teamindeling bevestigen
2 personen
12
Spelregels publiceren
13
Prijzen bestellen
14
Catering reserveren
15
Muziek afspeellijst maken
16
Weersverwachting controleren
17
Laatste deelnemersmail sturen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Wedstrijdformulieren printen
21
Teamlabels klaarmaken
2 personen
22
Prijzen inpakken
23
Dranken koelen
2 personen
24
Kleedkamers controleren
2 personen
25
Terrein controleren
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Velden uitzetten
4 personen
28
Doelen plaatsen
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Versiering ophangen
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
EHBO-materiaal klaarleggen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Teams ontvangen
4 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Teamshirts uitdelen
2 personen
41
Toernooiregels toelichten
2 personen
42
Openingswedstrijd begeleiden
3 personen
43
Wedstrijden fluiten
4 personen
44
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
45
Wedstrijdmateriaal verplaatsen
2 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Koffie en thee bijvullen
50
Toiletten controleren
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Blessures registreren
53
Finalisten bekendmaken
54
Finale begeleiden
4 personen
55
Prijzen uitreiken
3 personen
56
Bedankwoord uitspreken
57
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

58
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Eindafrekening controleren
2 personen
70
Uitslagen delen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdvoetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 80
Markeerschijvenaantal 40
Veldgrenslintaantal 8
Mini-doelenaantal 4
Doelnettenaantal 8
Scheidsrechtersfluitjesaantal 6
Scheidsrechtershorlogesaantal 6
Teamhesjesaantal 160
Aanvoerdersbandenaantal 16
Trainingsladdersaantal 2
Pompenaantal 3
Balnaaldenaantal 10
Reservevetersaantal 12
Koelboxenaantal 6
Waterkrattenaantal 12
Sporttassenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Aluminium reddingsdekensaantal 6
Zonnebranddispensersaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Scorebordjesaantal 8
Medaillesaantal 24
Bekersaantal 3
Teamshirtsaantal 160

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Kassabox
Betaalterminal

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Broodmessenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 16
Ballonnenaantal 100
Podiumbord
Wedstrijdpostersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Prijzendisplay

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Slingerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de velden en scheidsrechters voordat je uitnodigingen verstuurt. Zonder die twee vaste punten kun je geen betrouwbare speeltijden of wedstrijdduur communiceren.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Controleer daarna namen, telefoonnummers en dieetwensen, zodat de teamindeling en catering niet op het laatste moment veranderen.
Maak het wedstrijdschema pas na de definitieve teamindeling en publiceer de spelregels tegelijk. Print per wedstrijd een formulier en leg teamlabels, hesjes en aanvoerdersbanden vooraf klaar.
Plan naast wedstrijdballen ook reserveballen, een pomp en balnaalden op een vaste uitgifteplek. Controleer voor de eerste aftrap bovendien doelen, doelnetten, pionnen en veldgrenzen.
Doe de laatste terrein- en kleedkamercontrole op de ochtend zelf. Zet waterkratten en gekoelde dranken klaar, test de geluidsinstallatie en microfoons en houd verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks bij de organisatiepost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de datum, velden, scheidsrechters en vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het toernooi.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Maak het schema nadat de inschrijving is gesloten en de teams definitief zijn ingedeeld, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Zo voorkom je dat afmeldingen of ontbrekende gegevens het schema op de speeldag verstoren.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een voetbaltoernooi?: Reken minimaal met één scheidsrechter per gelijktijdig gebruikt veld. Bij twee velden heb je dus minstens 2 scheidsrechters nodig; leg daarnaast een reserve of bereikbaar vervanger vast voor uitval.
Wat moet je de deelnemers de laatste week sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf een laatste deelnemersmail met aanvangstijd, locatie, teamindeling, wedstrijdschema, spelregels en informatie over kleedkamers. Vermeld ook wat deelnemers zelf meenemen en bij wie ze zich melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.