Zo organiseer je een vlinderwandeling

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route. Controleer eerst waar en wanneer vlinders te zien zijn, loop het traject opnieuw na en leg een startlocatie vast. Daarna regel je een natuurgids, verwerk je aanmeldingen en verzamel je informatie over dieetwensen en toegankelijkheid. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, zichtbare routebordjes en een korte veiligheidsinstructie voordat de groep vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute vastleggen
2 personen
2
Vlinderlocaties controleren
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Natuurgids vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Weersverwachting controleren
10
Route opnieuw nalopen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Routekaarten afdrukken
13
Deelnemersinformatie afdrukken
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Snacks en fruit portioneren
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
19
Startpunt opbouwen
4 personen
20
Routebordjes plaatsen
2 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
23
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
4 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Welkomstuitleg geven
28
Vlinderwandeling begeleiden
3 personen
29
Vlinders observeren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
32
Avondwandeling begeleiden
3 personen
33
Lichtpunten controleren
2 personen
34
Afsluiting verzorgen
35
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

36
Routebordjes verwijderen
2 personen
37
Startpunt afbouwen
4 personen
38
Afval verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Materialen terugbrengen
2 personen
42
Huurmaterialen retourneren
43
Routebordjes reinigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparaat
Waterkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Verrekijkersaantal 10
Loepjesaantal 10
Zaklampenaantal 12
Hoofdlampenaantal 8
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Educatie

Vlindergidsenaantal 12
Routekaartenaantal 60

Registratie

Clipboardsaantal 4
Balpennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 60
Polsbandjesaantal 60

Bewegwijzering

Routebordjesaantal 12
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Reflectievestenaantal 8
Fluitjesaantal 6
Regenponcho'saantal 20

Schoonmaak

Handdesinfectieaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de vlindercontrole minstens twee keer: eerst bij het vastleggen van de route en opnieuw in de week voor de wandeling. Zo merk je op tijd dat een pad niet begaanbaar is of dat de vlinderlocaties tegenvallen.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld het startpunt, de verwachte duur, geschikte kleding en wat deelnemers zelf moeten meenemen; druk daarnaast routekaarten achter de hand af.
Maak de registratie snel: leg naamkaartjes, polsbandjes, clipboards en pennen klaar en houd de deelnemerslijst geprint beschikbaar. Reken bij 30 deelnemers op minstens 2 begeleiders bij de registratietafel.
Bereid eten en drinken pas voor nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Portioneren van snacks en fruit, gekoelde dranken en koffie en thee voorkomt een opstopping bij het startpunt.
Controleer het weer 24 uur en nogmaals 3 uur voor vertrek. Zet een partytent klaar als schuilplek, wijs vrijwilligers aan voor routebordjes en veiligheid en zorg dat portofoons, EHBO-koffer en fluitjes bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een vlinderwandeling te organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voor een kleine groep. In de eerste week leg je route, vlinderlocaties, startlocatie en natuurgids vast; de laatste 7 dagen gebruik je voor aanmeldingen, materiaal en routecontrole.
Hoeveel deelnemers kan één gids begeleiden tijdens een vlinderwandeling?: Houd voor één gids ongeveer 10 tot 15 deelnemers aan, afhankelijk van terrein en route. Bij 30 deelnemers plan je daarom bij voorkeur een gids met minstens één extra begeleider of vrijwilliger.
Wanneer moet ik de weersverwachting controleren?: Controleer het weer 24 uur vooraf voor de definitieve voorbereiding en opnieuw 3 uur voor de start. Pas bij regen, harde wind of onveilige omstandigheden de route of startprocedure aan voordat deelnemers arriveren.
Wat moet ik meenemen naar een vlinderwandeling?: Neem naast routekaarten en vlindergidsen ook loepjes, verrekijkers, naamkaartjes, water, EHBO-materiaal en routebordjes mee. Leg veiligheidsmaterialen zoals reflectievesten en fluitjes uiterlijk 1 uur voor vertrek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.