Zo organiseer je een vlinderfietstocht

Begin met de route en werk daarna pas de ontvangst en catering uit. Leg een start- en eindpunt vast, reserveer de locatie en spreek af waar deelnemers hun fiets stallen. Open vervolgens het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers in. Rijd de route vooraf helemaal na, controleer alternatieven en maak routeborden en kaarten op tijd klaar. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke startbalie, zichtbare bewegwijzering en een plan voor pech en slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route uitzetten
2 personen
2
Routealternatief bepalen
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Fietsparkeren afspreken
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Routebeschrijving versturen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Start- en eindpunt afstemmen
2 personen
12
Route proefrijden
2 personen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Weersverwachting controleren
15
Routekaarten afdrukken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Routeborden klaarmaken
2 personen
20
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen

Event

21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Startbalie inrichten
2 personen
24
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
25
Routeborden plaatsen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen
29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Startinstructie geven
2 personen
31
Deelnemers laten vertrekken
3 personen
32
Routepost bemannen
4 personen
33
Rustpunt bedienen
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Deelnemers terug verwelkomen
3 personen
37
Fietsenstalling bewaken
2 personen
38
Routeborden ophalen
3 personen
39
Bedankmoment verzorgen
2 personen
40
Afval scheiden
2 personen

Nazorg

41
Tenten afbreken
4 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Overgebleven eten koelen
2 personen
47
Routeborden controleren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen sorteren
49
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Bandenplaksetsaantal 4
Fietsgereedschapsetsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 8
Routekaarthoudersaantal 60
Klembordenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Decoratie

Startfinishbanner
Vlinderdecoratieaantal 30
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 6
Sponzenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route uiterlijk een week vooraf met de fiets. Controleer kruisingen, rustpunten en plekken waar routepijlen of routeborden niet goed zichtbaar zijn; leg voor lastige delen een routealternatief vast.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de tocht en werk daarna de deelnemerslijst bij. Gebruik het definitieve aantal voor deelnemerspakketten, routekaarten, bekers, hapjes en eventuele dieetwensen.
Plan vrijwilligers op vaste posten: startbalie, fietsparkeerplaats, routecontrole en finish. Geef iedereen vooraf een taak, aankomsttijd en telefoonnummer van de hoofdorganisatie.
Regel fietspech voordat de eerste deelnemer vertrekt. Leg fietspompen, bandenplaksets, fietsgereedschapsets en reservebinnenbanden bij een herkenbaar punt en wijs aan wie daarbij helpt.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat de startbalie droog blijft en houd verkeerskegels, reflecterende hesjes en EHBO-koffers direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vlinderfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de route, startlocatie en reserveringen. Open de inschrijving ongeveer 4 weken voor de tocht en proefrijd de route uiterlijk 1 week van tevoren.
Wanneer moet ik de route van een vlinderfietstocht versturen?: Stuur de routebeschrijving en praktische startinformatie 5 tot 7 dagen vooraf naar de deelnemers. Verstuur een update uiterlijk 24 uur voor vertrek als er een routealternatief of wijziging door het weer is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vlinderfietstocht?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen bij start en finish en extra vrijwilligers voor routecontrole en fietspech. Plan bij elke vaste post minstens 1 persoon en maak de definitieve indeling 1 week vooraf.
Wat moet ik de dag voor een vlinderfietstocht controleren?: Controleer de weersverwachting, deelnemerslijst, dieetwensen, routekaarten, routeborden en materialen. Leg deelnemerspakketten, EHBO, fietspompen en bandenplaksets klaar en laad of verzamel alles uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.