Zo organiseer je een vliegviswedstrijd
Begin niet met de uitnodiging, maar met de locatie en de regels. Controleer eerst de wedstrijdvergunning en visrechten, leg daarna het reglement, de wedstrijdvakken en de jury vast. Zodra de inschrijving opent, verzamel je dieetwensen en wijs je startnummers en vakken toe. In de laatste week draait alles om controle: print wedstrijd- en scoreformulieren, bestel prijzen en markeer het terrein met boeien en afzetlint.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie reserveren
- 2
Wedstrijdvergunning controleren
- 3
Visrechten controleren
- 4
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 5
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
- 6
Juryleden vastleggen
- 7
Wedstrijdvakken indelen
2 personen
- 8
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 9
Deelnemerslijst aanmaken
- 10
Uitnodigingen versturen
- 11
Inschrijfformulier publiceren
- 12
Aanmeldingen verwerken
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Deelnemers bevestigen
- 15
Startnummers toewijzen
2 personen
- 16
Wedstrijdvakken toewijzen
2 personen
- 17
Deelnemersbrief versturen
- 18
Parkeerplan maken
- 19
Routebeschrijving versturen
- 20
Prijzen en medailles bestellen
- 21
Boeien en lint bestellen
- 22
Catering reserveren
- 23
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
- 24
Wedstrijdkaarten printen
- 25
Scoreformulieren printen
- 26
Deelnemersbadges maken
2 personen
- 27
Materiaal controleren
2 personen
- 28
Prijzen ophalen
- 29
Boodschappen doen
2 personen
- 30
Koelboxen vullen
2 personen
- 31
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
2 personen
- 32
Weersverwachting controleren
Event
- 33
Locatie openen
2 personen
- 34
Parkeerroute markeren
2 personen
- 35
Partytenten opbouwen
4 personen
- 36
Tafels opstellen
3 personen
- 37
Stoelen plaatsen
2 personen
- 38
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 39
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 40
Wedstrijdvakken markeren
4 personen
- 41
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 42
Veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
- 43
Weegtafel inrichten
2 personen
- 44
Jurytafel inrichten
2 personen
- 45
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 46
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 47
Inschrijvingen controleren
2 personen
- 48
Startnummers uitdelen
2 personen
- 49
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
- 50
Startsein geven
- 51
Wedstrijdverloop begeleiden
4 personen
- 52
Scoreformulieren innemen
2 personen
- 53
Vangsten registreren
3 personen
- 54
Vangsten veilig meten
3 personen
- 55
Deelnemers informeren
2 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Koffie en thee serveren
2 personen
- 58
Hapjes serveren
2 personen
- 59
Afvalbakken legen
2 personen
- 60
Eindtijd aankondigen
- 61
Laatste scoreformulieren innemen
2 personen
- 62
Eindstanden controleren
3 personen
- 63
Winnaars bekendmaken
- 64
Prijzen uitreiken
2 personen
- 65
Groepsfoto maken
2 personen
- 66
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 67
Wedstrijdmateriaal afbouwen
4 personen
- 68
Partytenten afbreken
4 personen
- 69
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 70
Servies afwassen
2 personen
- 71
Afval verzamelen
3 personen
- 72
Locatie schoonmaken
3 personen
- 73
Wedstrijdvakken verwijderen
3 personen
- 74
Parkeerborden verwijderen
2 personen
- 75
Voorraad controleren
- 76
Materialen drogen en reinigen
2 personen
- 77
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 78
Uitslagen publiceren
- 79
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Inschrijfbalie
- Jurytafel
- Weegtafel
Sportmateriaal
- Wedstrijdhengelsaantal 4
- Meetlattenaantal 6
- Weegschalenaantal 2
- Schepnettenaantal 6
- Onthaakmattenaantal 6
- Visdozenaantal 6
- Wateremmersaantal 8
- Boeienaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Wedstrijdfluitjesaantal 4
- Reservevliegenaantal 12
- Vliegvislijnenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Onthaaktangenaantal 8
- Visvriendelijke meetzakkenaantal 6
Apparatuur
- Megafoon
- Portofoonsaantal 6
- Weersbestendige telefoonhoesjesaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Waterdichte opbergboxenaantal 8
- Kassa
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 80
- Koffiebekersaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Kurkentrekkeraantal 2
- Flesopenersaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Waterketelsaantal 2
- Gasbrandersaantal 2
- Gasflessenaantal 2
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Start- en finishbannersaantal 2
- Prijstafelkleedaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Deelnemersbadgesaantal 60
- Badgehoudersaantal 60
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 4
- Bezemaantal 3
- Blikbranderblussersaantal 2
- Eerstehulpsetaantal 2
- Reddingsboeienaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de wedstrijdopzet minstens 8 weken vooraf vast. Beschrijf in het reglement onder meer de meetmethode, weegprocedure, toegestane materialen en de rol van de jury, zodat discussies aan de waterkant beperkt blijven.
- Reserveer de locatie pas definitief nadat de wedstrijdvergunning en visrechten zijn gecontroleerd. Neem parkeerplaatsen, looproutes en de indeling van de wedstrijdvakken direct mee in het veiligheidsplan.
- Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 14 dagen voor de wedstrijd. Stuur daarna iedere deelnemer een brief met startnummer, wedstrijdvak, route, parkeerinformatie en de uiterste tijd voor het melden van dieetwensen.
- Plan de briefing en registratie vóór de start met een aparte inschrijfbalie. Houd wedstrijdkaarten en scoreformulieren per vak klaar en leg reservepennen, meetlatten, weegschalen en waterdichte opbergboxen bij de jurytafel.
- Controleer 2 dagen vooraf de communicatie en uitrusting. Test portofoons, megafoon, powerbanks en telefoonhoesjes; leg daarnaast onthaakmatten, schepnetten, wateremmers en visvriendelijke meetzakken per wedstrijdvak klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een vliegviswedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, vergunning, visrechten en reglement. Open de inschrijving daarna en sluit die ongeveer 14 dagen voor de wedstrijd, zodat je startnummers en wedstrijdvakken kunt toewijzen.
- Welke vergunningen heb je nodig voor een vliegviswedstrijd?
- Controleer vóór je de deelnemers uitnodigt zowel de wedstrijdvergunning als de visrechten voor het gekozen water. Doe dit bij voorkeur 8 weken vooraf, omdat je zonder geldige toestemming de wedstrijd niet verantwoord kunt vastleggen.
- Wanneer verstuur je de deelnemersbrief voor een vliegviswedstrijd?
- Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, nadat de inschrijving is verwerkt. Vermeld daarin het startnummer, wedstrijdvak, de route, parkeerinformatie, het programma en eventuele dieetwensen voor de catering.
- Hoe deel je wedstrijdvakken in bij een vliegviswedstrijd?
- Maak de vakindeling zodra de inschrijving is gesloten, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Nummer de vakken met boeien of afzetlint en koppel elk vak aan een wedstrijdkaart, scoreformulier en duidelijke route vanaf de verzamelplaats.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!