Zo organiseer je een verjaardagsfestival zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna terug vanaf de feestdag. Verzamel dieetwensen, regel leenmaterialen en maak naast het programma ook een reserveplan voor regen. De meeste tijd gaat niet in de versiering zitten, maar in koeling, eten, stroom en de opbouw van het terrein. Plan daarom duidelijke momenten voor boodschappen, voorbereiding, testen en opruimen. Zo staat het buffet klaar voordat de eerste gasten komen en hoef je niet tegelijk nog tafels, speakers en drank te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Weersverwachting controleren
6
Reserveplan voor regen maken
2 personen
7
Leenmaterialen bevestigen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koud zetten
2 personen
11
Hapjes voorbereiden
3 personen
12
Salades voorbereiden
2 personen
13
Dessertporties maken
2 personen
14
Taart ophalen
15
Muziek afspeellijst maken
16
Speakers opladen
17
Verlichting testen
18
Terrein vrijmaken
3 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Buffet inrichten
3 personen
23
Drankstation inrichten
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
26
Afvalpunten plaatsen
27
Toilet controleren

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Jassen en cadeaus verzamelen
30
Welkomstdrank serveren
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Buffet openen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet aanvullen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Taart aansnijden
2 personen
37
Taart serveren
2 personen
38
Muziek bedienen
39
Spelronde begeleiden
2 personen
40
Verlichting aanzetten

Nazorg

41
Restanten gekoeld bewaren
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Versiering verwijderen
2 personen
47
Terrein schoonmaken
3 personen
48
Keuken schoonmaken
2 personen
49
Toilet schoonmaken
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Apparatuur opladen en opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Verjaardagskaarsen
Cadeautafelbord

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJscontainersaantal 2
Microfoon
Opladersaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Sportmateriaal

Cornhole-set
Buitenspellenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk drie weken vooraf de gastenlijst en verstuur de uitnodigingen. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je minstens een week voor het festival weet hoeveel eten, servies en zitplaatsen nodig zijn.
Controleer zeven dagen vooraf de weersverwachting en leg een regenopstelling vast. Bepaal waar de partytenten komen, welke tafels eronder passen en hoe je verlengsnoeren en verlichting droog houdt.
Doe de boodschappen niet allemaal op de feestdag. Haal houdbare producten twee tot drie dagen eerder, zet drank de avond ervoor koud en bewaar ruimte in koelboxen en ijscontainers voor wat later binnenkomt.
Werk op de festivaldag met een vaste opbouwvolgorde: eerst terrein vrijmaken en tenten plaatsen, daarna tafels en stoelen, vervolgens buffet en drankstation. Test speakers, microfoon en verlichting voordat je aan de versiering begint.
Maak eten in porties die direct geserveerd kunnen worden: salades en hapjes vooraf, dessertporties eerder op de dag en de taart op een afgesproken ophaalmoment. Houd één tafel vrij voor cadeaus, zodat die niet tussen het buffet en de drank komt te staan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een verjaardagsfestival versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf. Geef gasten minimaal tien dagen om te reageren, zodat je daarna eten, drinken, tafels en stoelen kunt bijstellen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een verjaardagsfestival?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Tel extra water en alcoholvrije opties mee en zet drank de avond ervoor koud.
Wanneer maak ik een regenplan voor een verjaardagsfestival?: Controleer het weer zeven dagen vooraf en maak uiterlijk drie dagen voor het feest een definitieve keuze. Reserveer ruimte onder partytenten voor het buffet, de drank en minimaal een deel van de zitplaatsen.
Hoe lang duurt de opbouw van een verjaardagsfestival?: Plan minstens twee tot drie uur voor terrein, partytenten, tafels, stoelen, buffet, drankstation, verlichting en versiering. Laat één persoon de techniek testen terwijl anderen de inrichting opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.