Zo organiseer je een theaterbezoek met een groep

Begin met de voorstelling en leg meteen vast hoeveel mensen meegaan, hoe je er komt en welke deadline de organisator hanteert. Vraag daarna een groepsreservering aan en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Bestel de definitieve tickets pas wanneer betalingen en contactgegevens gecontroleerd zijn. Op de dag zelf draait het vooral om een duidelijke vertrektijd, complete documenten en één aanspreekpunt voor de groep.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Theatervoorstelling selecteren
2 personen
2
Groepsreservering aanvragen
3
Vervoer reserveren
4
Deelnemerslijst aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toegankelijkheidsbehoeften inventariseren
9
Aanmeldingen bevestigen
10
Contactgegevens controleren
11
Ticketbetaling innen
12
Openstaande betalingen opvolgen
13
Definitieve tickets bestellen
14
Vervoersgegevens bevestigen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Noodcontacten verzamelen
17
Route en vertrektijd controleren
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Tickets en documenten printen
21
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
22
Dranken en snacks klaarzetten
2 personen
23
Vertrekpunt inrichten
2 personen

Event

24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Welkomstinformatie geven
26
Tickets uitdelen
2 personen
27
Dranken en snacks serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Groep naar vervoer begeleiden
3 personen
30
Aanwezigheid opnieuw controleren
2 personen
31
Groep naar theater begeleiden
3 personen
32
Groepsentree regelen
2 personen
33
Zitplaatsen aanwijzen
3 personen
34
Pauze-informatie doorgeven
35
Verzameltijd na voorstelling melden
36
Groep terug verzamelen
3 personen
37
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
38
Groep naar vertrekpunt begeleiden
3 personen
39
Deelnemers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

40
Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Vertrekpunt schoonmaken
2 personen
43
Afval weggooien
44
Geleende spullen retourneren
45
Ongebruikte tickets afhandelen
46
Deelnemers informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Documentatie

Geprinte theaterticketsaantal 30
Geprinte deelnemerslijstenaantal 3
Geprinte routebeschrijvingenaantal 5
Geprinte programma'saantal 30
Noodcontactformulierenaantal 30
Enveloppenaantal 30
Naamstickersaantal 40
Balpennenaantal 10
Klembordenaantal 3
Informatiebord

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 3
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 35
Koffiemokkenaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerschalenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Tafelkleedaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 2

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Sponsjesaantal 4
Handdesinfectieaantal 2
Afvalbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de voorstelling zodra je een geschikte datum hebt gevonden. Vraag direct naar groepsvoorwaarden, betalingstermijnen en de uiterste datum waarop je het definitieve aantal plaatsen moet doorgeven.
Geef deelnemers een vaste aanmelddeadline, bijvoorbeeld 14 dagen na het versturen van de uitnodiging. Zo houd je tijd over om openstaande betalingen op te volgen en de definitieve tickets te bestellen.
Vraag dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften in hetzelfde aanmeldformulier uit. Controleer ook of iemand begeleiding, een rolstoelplek of extra tijd bij het vervoer nodig heeft.
Bevestig vervoer, route en vertrektijd uiterlijk 3 dagen vooraf. Stuur deelnemers daarna één bericht met het vertrekpunt, noodcontact, programma en de instructie om 15 minuten eerder aanwezig te zijn.
Maak per deelnemer een envelop met ticket, programma en praktische informatie. Neem daarnaast geprinte deelnemerslijsten, routebeschrijvingen en noodcontactformulieren mee; vertrouw niet alleen op mobiele telefoons.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theaterbezoek organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, vooral als je met een groep reist. Reserveer de voorstelling zodra de datum vaststaat en leg de aanmeld- en betaaldeadline uiterlijk 2 weken voor het bezoek vast.
Wanneer moet ik de definitieve theatertickets bestellen?: Bestel de definitieve tickets nadat de aanmeldingen, betalingen en contactgegevens zijn gecontroleerd. Plan dit minimaal 7 dagen voor de voorstelling, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende gegevens of betalingen op te lossen.
Hoeveel eerder moet een groep bij het vertrekpunt zijn?: Laat deelnemers 15 minuten voor vertrek aanwezig zijn. Bij een grote groep of gereserveerd vervoer is 20 tot 30 minuten extra verstandig, zodat je aanwezigheid kunt registreren zonder de vertrektijd te verschuiven.
Wat moet ik deelnemers vóór een theaterbezoek sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de vertrektijd, route, locatie, contactgegevens, vervoersinformatie en praktische afspraken. Vermeld ook wanneer iedereen aanwezig moet zijn en hoe deelnemers de organisator op de dag zelf bereiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.