Zo organiseer je een tennistoernooi

Begin met de toernooiformule en leg vast hoeveel spelers, banen en rondes je nodig hebt. Reserveer daarna de banen en werk het reglement uit, voordat je uitnodigingen verstuurt. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, maak je het wedstrijdschema en deel je scheidsrechters en vrijwilligers in. Plan de catering, prijzen en materialen niet pas voor de laatste week: ballen, scoreborden en wedstrijdformulieren moeten op de speeldag direct per baan klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformule vastleggen
2 personen
2
Banen reserveren
3
Toernooireglement opstellen
4
Inschrijfformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Scheidsrechters indelen
11
Vrijwilligers indelen
12
Catering bestellen
13
Prijzen bestellen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Prijzen en materialen controleren
2 personen
18
Wedstrijdschema afdrukken
19
Dranken koelen
2 personen
20
Ballen per baan klaarleggen
2 personen

Event

21
Toernooibureau inrichten
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Drankpunt inrichten
2 personen
25
Catering klaarzetten
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
Banen en netten controleren
2 personen
29
Ballen en scoreborden klaarzetten
2 personen
30
Registratiebalie bemannen
2 personen
31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Wedstrijdschema toelichten
33
Openingswoord verzorgen
34
Wedstrijden begeleiden
4 personen
35
Uitslagen registreren
2 personen
36
Ballen vervangen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Koffie en thee verzorgen
2 personen
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Finalisten aankondigen
43
Finale begeleiden
2 personen
44
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
45
Afscheid en laatste mededelingen

Nazorg

46
Catering afruimen
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Partytenten afbreken
4 personen
50
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Afval afvoeren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
55
Uitslagen publiceren
56
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Tennisballenaantal 48
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdformulierenaantal 50
Pennenaantal 20
Reservegripsaantal 12
Zonneschermenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Bannersaantal 4
Ballonnenaantal 50
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de banen voordat je een inschrijflimiet communiceert. Houd rekening met de speeltijd per wedstrijd, wissels en minstens 15 minuten speling per ronde.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld het aanvangstijdstip, de baanindeling, het reglement, wat spelers zelf meenemen en hoe dieetwensen worden doorgegeven.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print per baan een exemplaar en leg extra wedstrijdformulieren en pennen bij het toernooibureau.
Leg per baan voldoende tennisballen, een scorebord en een reservepen klaar. Controleer reservegrips, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw, zodat je niet tijdens de eerste wedstrijden hoeft te improviseren.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal wie de beslissing neemt bij regen of hitte. Zet partytenten, zonneschermen, afvalbakken en een duidelijk drankpunt klaar voordat de eerste spelers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tennistoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de banen eerst, maak daarna het reglement en verstuur de uitnodigingen; sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor de speeldag.
Hoeveel tennisballen heb je nodig voor een toernooi?: Leg per baan minimaal 4 ballen klaar en houd daarnaast 1 extra set per baan achter de hand. Bij 4 banen heb je dus minstens 20 ballen nodig, exclusief ballen voor vervanging.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een tennistoernooi?: Maak het schema 3 tot 5 dagen vooraf, zodra de deelnemers definitief zijn bevestigd. Print het uiterlijk op de dag ervoor en controleer namen, rondes, banen en beschikbare scheidsrechters.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een tennistoernooi?: Reken op minimaal 1 persoon voor het toernooibureau en 1 vrijwilliger voor de catering of het drankpunt. Voeg per 2 tot 4 banen een extra aanspreekpunt toe voor uitslagen, materiaal en praktische vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.