Zo organiseer je een tennistoernooi zonder chaos

Begin met de datum, locatie en het aantal beschikbare banen. Kies daarna een toernooiformaat dat past bij het aantal deelnemers en de speeltijd, en werk van daaruit het wedstrijdschema uit. Open tijdig het aanmeldformulier, controleer betalingen en publiceer het definitieve speelschema pas nadat alle deelnemers zijn bevestigd. De meeste problemen ontstaan door te weinig reserveballen, onduidelijke wedstrijdbegeleiding en catering die niet op tijd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Banen en kleedruimtes reserveren
3
Toernooiformaat bepalen
2 personen
4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst controleren
2 personen
10
Betalingen controleren
11
Definitief speelschema publiceren
2 personen
12
Wedstrijdbegeleiders inplannen
13
Prijzen en medailles bestellen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Verse producten inkopen
2 personen
17
Ballen en materiaal controleren
2 personen
18
Prijzen klaarzetten
19
Deelnemers herinneren
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Borden en scorekaarten printen
22
Terrein inspecteren
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Cateringtafel opbouwen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffiepunt installeren
2 personen
28
Ballen over de banen verdelen
2 personen
29
Scoreborden klaarzetten
2 personen
30
Bewegwijzering ophangen
2 personen
31
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Toernooiregels toelichten
35
Opwarming begeleiden
2 personen
36
Wedstrijden begeleiden
4 personen
37
Uitslagen registreren
2 personen
38
Scoreborden bijwerken
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Afvalbakken legen
2 personen
43
Ballen vervangen
2 personen
44
Eindwedstrijden aankondigen
45
Finales begeleiden
3 personen
46
Winnaars huldigen
2 personen
47
Deelnemers bedanken

Nazorg

48
Servies verzamelen
3 personen
49
Catering opruimen
3 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
52
Banen en terrein schoonmaken
4 personen
53
Afval afvoeren
2 personen
54
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Locatie afsluiten
2 personen
57
Materialen retourneren
2 personen
58
Geleende rackets retourneren
2 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
60
Uitslagen naar deelnemers sturen
61
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Inschrijftafel
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Tennisballenaantal 48
Reserve tennisballenaantal 24
Tennisschermersaantal 4
Reserve tennisracketsaantal 8
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdnettenaantal 2
Pionnenaantal 20
Veldmarkeringstapeaantal 4
Ballenkokersaantal 12
Handdoekenaantal 20

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 2
Powerbanksaantal 3
Draagbare luidspreker
Microfoon
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Wedstrijdbannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 8
Startnummersaantal 32
Prijzenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Reinigingsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Bepaal hoeveel deelnemers per onderdeel meedoen, hoeveel rondes mogelijk zijn en hoeveel minuten je per wedstrijd reserveert; zo voorkom je een schema dat op de dag zelf uitloopt.
Reserveer banen en kleedruimtes zodra de datum vaststaat en controleer de reservering opnieuw ongeveer twee weken vooraf. Plan ook wedstrijdbegeleiders in, zodat spelers niet zelf hoeven te bepalen wie de stand bijhoudt.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 10 dagen voor het toernooi. Controleer daarna de deelnemerslijst, betalingen en dieetwensen voordat je het definitieve speelschema publiceert.
Controleer sportmateriaal uiterlijk één week vooraf: tel de tennisballen en reserve tennisballen, test scoreborden en wedstrijdnetten en leg reserve tennisrackets klaar. Een ontbrekend of beschadigd onderdeel merk je op de wedstrijddag te laat op.
Richt op de wedstrijddag eerst de inschrijftafel en cateringtafel in en vul koelboxen en thermoskannen voordat de eerste wedstrijden starten. Print borden en scorekaarten vooraf en neem verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen powerbanks mee voor laptop, printer en telefoons.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een tennistoernooi organiseren?: Leg datum, locatie en banen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna direct en sluit die ongeveer 10 dagen voor het toernooi, zodat je nog tijd hebt voor het schema en controles.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een tennistoernooi?: Begin met het aantal banen, deelnemers en beschikbare speeltijd. Reken per wedstrijd ook wisseltijd en eventuele uitloop mee en publiceer het definitieve schema uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tennisballen heb je nodig voor een tennistoernooi?: Plan minimaal één bruikbare set per baan en leg daarnaast reserve tennisballen klaar voor verloren of versleten ballen. Controleer alle ballen uiterlijk een week vooraf en neem op de dag zelf extra reserve mee.
Wat moet je op de wedstrijddag klaarzetten?: Zet minstens 60 minuten voor de eerste wedstrijd de inschrijftafel, scoreborden, scorekaarten en catering klaar. Controleer daarna de banen, netten, ballen, kleedruimtes, koelboxen en de werking van laptop, printer en geluidsapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.