Zo organiseer je een teamzeilwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat en werk daarna terug vanaf de wedstrijddag. Leg vast hoeveel teams meedoen, hoeveel boten nodig zijn en hoe de start, route en finish verlopen. Reserveer de zeilboten pas nadat je het aantal deelnemers en de bootcapaciteit hebt gecontroleerd. Regel vervolgens veiligheid, vergunningen en communicatie. In de laatste week draait alles om indeling, instructies, weersverwachting en een complete controle van boten, veiligheidsmateriaal en start- en finishgebied.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
3
Zeilboten reserveren
4
Start- en finishgebied bepalen
3 personen
5
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
6
Vergunningen controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersindeling maken
2 personen
11
Startvolgorde publiceren
12
Weersverwachting controleren
13
Wedstrijdinstructies printen
14
Routekaarten printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Zeilboten inspecteren
3 personen
17
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
18
Start- en finishmaterialen klaarzetten
2 personen
19
Deelnemerslijst klaarleggen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Registratiebalie inrichten
2 personen
23
Wedstrijdboeien uitleggen
3 personen
24
Startlijn uitzetten
3 personen
25
Finishlijn uitzetten
3 personen
26
Botensleutels en documenten verdelen
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Haven en steigers controleren
2 personen

Event

31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Teamhesjes uitdelen
2 personen
33
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
34
Wedstrijdbriefing geven
3 personen
35
Lunch serveren
3 personen
36
Teams naar boten begeleiden
4 personen
37
Boten naar startgebied begeleiden
3 personen
38
Start eerste race uitvoeren
3 personen
39
Race één begeleiden
5 personen
40
Race één uitslagen noteren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Korte pauze serveren
2 personen
43
Race twee starten
3 personen
44
Race twee begeleiden
5 personen
45
Race twee uitslagen noteren
2 personen
46
Boten terug naar haven begeleiden
3 personen
47
Boten en zeilen controleren
3 personen
48
Borrelhapjes serveren
3 personen
49
Einduitslag berekenen
2 personen
50
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
51
Prijsuitreiking houden
3 personen
52
Dinerbuffet serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Servies verzamelen
2 personen
55
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

56
Boeien en lijnen binnenhalen
3 personen
57
Boten schoonmaken
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Haven schoonmaken
3 personen
63
Uitslagen online publiceren
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
66
Wedstrijdmateriaal droog opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Zeilbotenaantal 8
Zwemvestenaantal 50
Wedstrijdboeienaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Startvlaggenaantal 3
Finishvlaggenaantal 3
Teamhesjesaantal 50
Fluitjesaantal 6
Waterdichte scorebordenaantal 2
Waterdichte scorekaartenaantal 30
Waterdichte routekaartenaantal 12
Reservepeddelsaantal 8
Sleeplijnenaantal 4
Nooddekensaantal 20
Waterdichte schrijfplankenaantal 6
Reservezeilenaantal 2
Afdekzeilenaantal 8
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Wedstrijdnummersaantal 8
Prijzenaantal 3
Medaillelintenaantal 50

Apparatuur

Marifoonsaantal 4
Megafoon
Laptopsaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterdichte portofoonsaantal 6
Waterdichte telefoonhoezenaantal 10
Stopwatchesaantal 4
Rekenmachinesaantal 2
Printer
Verrekijkersaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Glazenaantal 80
Koffiebekersaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Gasbrandersaantal 2
Gasflessenaantal 2
Kookpannenaantal 4
Koelmattenaantal 8
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Opvouwbare afvalcontainersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 3

Decoratie

Eventbanierenaantal 4
Teamtafellabelsaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Startnummersaantal 8

Tips

Plan de bootreservering minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Controleer per boot het maximale aantal deelnemers en houd een kleine reserve in de teamindeling voor afmeldingen.
Maak het veiligheidsplan uiterlijk 3 weken voor de wedstrijd concreet. Leg vast wie de marifoons en waterdichte portofoons gebruikt, waar zwemvesten liggen en hoe je sleeplijnen en reservepeddels inzet.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor de wedstrijd. Maak daarna de teamindeling en startvolgorde, zodat je routekaarten, scorekaarten en wedstrijdinstructies op tijd kunt printen.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Spreek vooraf af bij welke omstandigheden je de route aanpast, de start uitstelt of de wedstrijd afgelast.
Richt de registratiebalie minstens 90 minuten voor de eerste start in. Leg de deelnemerslijst, hesjes, wedstrijdinstructies en waterdichte scorekaarten klaar en zet start- en finishlijn pas uit nadat het gebied veilig is gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een teamzeilwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met het format, de bootreservering en de vergunningen. Sluit de inschrijving 7 dagen voor de wedstrijd en plan de definitieve materiaal- en veiligheidscontrole in de laatste week.
Hoeveel tijd heb je nodig op de wedstrijddag?: Plan minimaal 90 minuten opbouw voor partytenten, registratie, tafels, start- en finishmaterialen en veiligheidsmateriaal. Laat deelnemers vervolgens 30 tot 45 minuten voor de start registreren en de wedstrijdinstructies doornemen.
Wanneer controleer je het weer voor een zeilwedstrijd?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf voor een eerste beslissing over route en planning. Doe een tweede controle 6 uur voor de start en communiceer wijzigingen direct met alle teams.
Wanneer maak je de teamindeling en startvolgorde?: Maak de teamindeling zodra de inschrijving 7 dagen voor de wedstrijd sluit. Publiceer de startvolgorde daarna uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat teams weten waar en wanneer ze zich moeten melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.