Zo organiseer je een tafeltennistoernooi

Begin niet met de uitnodiging, maar met de capaciteit van de locatie en het aantal beschikbare tafeltennistafels. Kies daarna een toernooiformat dat past bij het aantal deelnemers en de beschikbare uren. Zodra de inschrijvingen binnen zijn, maak je het wedstrijdschema, wijs je vrijwilligers toe en leg je de regels vast. Op de speeldag zelf draait alles om een gecontroleerde opbouw, duidelijke wedstrijdkaarten en reserveballen en -batjes binnen handbereik.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toernooiformat vaststellen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Inschrijvingen bevestigen
8
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Wedstrijdregels uitschrijven
11
Prijzen bestellen
12
Tafeltennistafels reserveren
13
Extra materiaal reserveren
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Wedstrijdkaarten afdrukken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Prijzen ophalen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Toernooimateriaal inpakken
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Vloer en ruimte controleren
2 personen
25
Tafeltennistafels opstellen
4 personen
26
Netjes monteren en afstellen
2 personen
27
Speelvelden nummeren
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Cateringtafel inrichten
3 personen
30
Prijzen en scoreborden klaarzetten
2 personen
31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Toernooiregels toelichten
34
Warming-up begeleiden
2 personen
35
Voorronde begeleiden
4 personen
36
Uitslagen verwerken
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Afvalbakken legen
2 personen
40
Pauze begeleiden
2 personen
41
Kwartfinales begeleiden
4 personen
42
Halve finales begeleiden
4 personen
43
Finale begeleiden
3 personen
44
Winnaars bekendmaken
45
Prijzen uitreiken
2 personen
46
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Tafeltennistafels afbreken
4 personen
48
Meubilair terugplaatsen
3 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Catering opruimen
2 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Locatie schoonmaken
3 personen
53
Materialen tellen en inpakken
2 personen
54
Locatie afsluiten
2 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Overgebleven voorraad opruimen
57
Uitslagen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tafeltennistafelsaantal 6
Tafeltennisnettenaantal 6
Tafeltennisballenaantal 100
Reservebatjesaantal 12
Vloermarkeringstapeaantal 4
Wedstrijdhesjesaantal 20

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Timeraantal 6
Megafoon
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 3
Tangenaantal 4

Decoratie

Toernooibanner
Ronde tafelnummersaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Prijzen en bekersaantal 6
Linten voor winnaarsaantal 6

Verlichting

LED-verlichtingaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegers en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal eerst hoeveel wedstrijden je kunt spelen. Reken per wedstrijd op 15 tot 20 minuten inclusief wisselen; met 4 tafels kunnen bijvoorbeeld 16 spelers in meerdere rondes tegelijk starten.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór het toernooi. Zo heb je tijd om aanmeldingen te controleren, dieetwensen te verzamelen, inschrijvingen te bevestigen en een schema zonder lege plekken te maken.
Leg de wedstrijdregels op één blad vast: puntentelling, aantal games, wisselen van tafel en wat er gebeurt bij een gelijke stand. Hang het blad bij de wedstrijdtafel en geef iedere wedstrijd een wedstrijdkaart.
Controleer het materiaal vóór vertrek en pak reservebatjes, extra tafeltennisballen, netten, vloermarkeringstape en verlengsnoeren apart in. Een ontbrekend net of een lege batterij in de timer zorgt anders direct voor vertraging.
Plan minstens 60 minuten voor de start voor het openen van de locatie, de vloercontrole en het opstellen van de tafels. Zet daarna de deelnemerslijst, naambadges en ronde- of tafelnummers klaar, zodat spelers niet bij de organisatie hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafeltennistafels heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de speeltijd. Reken grofweg op 4 tot 6 spelers per tafel per uur bij wedstrijden van 15 tot 20 minuten; reserveer liever één extra tafel als de locatie dat toelaat.
Hoe lang duurt een tafeltennistoernooi met 16 deelnemers?: Plan voor 16 deelnemers minimaal 3 uur voor meerdere rondes, inclusief uitleg en pauzes. Met 4 tafels kunnen wedstrijden parallel lopen; met minder tafels loopt de totale speelduur snel op.
Wanneer moet je het wedstrijdschema maken?: Maak het schema zodra de inschrijving sluit, bij voorkeur 2 tot 3 dagen voor het toernooi. Dan kun je afmeldingen verwerken, tafels toewijzen en wedstrijdkaarten en de deelnemerslijst afdrukken.
Hoeveel tafeltennisballen heb je nodig voor een toernooi?: Leg per tafel minstens 6 speelballen klaar en houd per tafel 2 tot 3 reserveballen apart. Voor 4 tafels betekent dat minimaal 24 ballen op de speeldag, naast extra batjes en netten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.