Zo organiseer je een tafeltennistoernooi

Begin met het toernooiformat en het aantal deelnemers; die keuze bepaalt hoeveel tafels, rondes en begeleiders je nodig hebt. Reserveer daarna de locatie, tafeltennistafels en netten en maak een speelschema dat past binnen de beschikbare uren. Regel vóór de wedstrijddag de aanmeldingen, poule-indeling, wedstrijdformulieren en prijzen. Op de dag zelf voorkom je de meeste vertraging door registratie, speelvelden en scoreborden klaar te zetten voordat de eerste spelers binnenkomen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformat bepalen
2 personen
2
Speelschema opstellen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Tafels en netten reserveren
5
Wedstrijdbegeleiders vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Inschrijfgeld registreren
10
Deelnemerslijst controleren
2 personen
11
Poules indelen
2 personen
12
Prijzen bestellen
13
Wedstrijdformulieren printen
14
Route en parkeerinfo delen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Prijzen en materialen verzamelen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Vloer en speelruimte controleren
2 personen
21
Tafeltennistafels opstellen
4 personen
22
Netten monteren
2 personen
23
Speelvelden nummeren
2 personen
24
Tafels voor registratie plaatsen
2 personen
25
Stoelen en rustplekken plaatsen
2 personen
26
Wedstrijdleiding inrichten
2 personen
27
Scoreborden klaarleggen
2 personen
28
Prijzen uitstallen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Aanwezigheid afvinken
2 personen
34
Startuitleg geven
2 personen
35
Poules laten starten
4 personen
36
Wedstrijdformulieren uitdelen
2 personen
37
Scores registreren
2 personen
38
Ballen en batjes uitgeven
2 personen
39
Dranken serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Buffet aanvullen
2 personen
42
Speelvelden tussentijds controleren
2 personen
43
Pauzes aankondigen
44
Kwartfinales begeleiden
4 personen
45
Kruisfinales begeleiden
4 personen
46
Finales begeleiden
4 personen
47
Eindstanden controleren
2 personen
48
Prijsuitreiking houden
2 personen
49
Groepsfoto maken
2 personen
50
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
51
Drankvoorraad afsluiten

Nazorg

52
Wedstrijdleiding afbouwen
2 personen
53
Tafeltennistafels inklappen
4 personen
54
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
55
Meubilair terugplaatsen
3 personen
56
Servies afwassen
2 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Locatie schoonmaken
3 personen
59
Voorraad tellen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Uitslagen publiceren
62
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tafeltennistafelsaantal 8
Tafeltennisnettenaantal 8
Tafeltennisbatjesaantal 24
Tafeltennisballenaantal 100
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 60
Pennensetsaantal 4
Vloermarkeringstapeaantal 6
Reserve-netjesaantal 2
Ballenbakkenaantal 8

Meubilair

Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonaantal 2
Oplaadkabelsaantal 4
Portofoonsaantal 4
Prikbord
Megafonoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Openersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Serveerkannenaantal 4

Decoratie

Toernooibanner
Ronde tafelkleedensetsaantal 4
Tafelkledenaantal 5
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordjesaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het speelschema pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Houd rekening met afmeldingen en deel spelers daarna in poules in, zodat je niet op de dag zelf opnieuw hoeft te schuiven.
Reserveer tafels en netten voor de volledige opbouw, wedstrijden en afbouw. Plan extra tijd in om de vloer te controleren, de tafels op te stellen, de netten te monteren en de speelvelden te nummeren.
Richt registratie op een aparte tafel in met de deelnemerslijst, wedstrijdformulieren, pennensets en eventueel een laptop of printer. Zo blijven inschrijfgeld, aanmeldingen en vragen uit de speelruimte.
Leg per speelveld een scorebord, formulieren en voldoende ballen klaar en houd reserve-netjes en extra ballen apart. Een kapot net of zoekgeraakte bal legt anders meteen een hele ronde stil.
Deel route- en parkeerinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Koel dranken op tijd en plaats rustplekken, stoelen en tafels voordat de eerste wedstrijd begint.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb je nodig voor een tafeltennistoernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en je speelschema. Reken per gelijktijdige wedstrijd één tafel en reserveer daarnaast minimaal 1 extra tafel als uitwijkmogelijkheid wanneer een net of tafel problemen geeft.
Hoe lang duurt een tafeltennistoernooi met 16 deelnemers?: Plan voor 16 deelnemers meestal 3 tot 5 uur, afhankelijk van het format en het aantal tafels. Trek daarnaast minstens 60 minuten uit voor opbouw en registratie, zodat de eerste wedstrijden niet vertragen.
Wanneer maak je de poule-indeling voor een tafeltennistoernooi?: Maak de poule-indeling nadat de inschrijving is gesloten en controleer de deelnemerslijst uiterlijk 1 dag vooraf. Dan kun je afmeldingen nog verwerken en de wedstrijdformulieren vooraf printen.
Hoeveel tafeltennisballen heb je nodig voor een toernooi?: Leg per speelveld meerdere ballen klaar en houd een aparte reservevoorraad achter de wedstrijdtafel. Bij 4 speelvelden is een startvoorraad van minimaal 20 ballen praktisch, zodat zoekgeraakte of beschadigde ballen geen ronde onderbreken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.