Zo organiseer je een studiereis zonder losse eindjes

Begin een studiereis niet met het reserveren van vervoer, maar met een haalbaar programma en een complete deelnemerslijst. Leg daarna vervoer, bezoeklocaties, rondleiding en diner vast in dezelfde volgorde als de reisdag verloopt. Verzamel vroeg dieetwensen en noodcontacten; die informatie komt vaak te laat binnen. Controleer vervolgens routes, reistijden en het weer en stuur pas daarna de definitieve deelnemersinformatie. Zo weet iedereen waar hij moet zijn en houd je op locatie overzicht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst aanmaken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Noodcontacten verzamelen
7
Vervoer reserveren
8
Bezoeklocatie reserveren
9
Rondleiding reserveren
10
Diner reserveren
11
Programma met locaties uitwerken
2 personen
12
Deelnemers indelen
2 personen
13
Begeleiders aanwijzen
14
Bezoeklocatie informeren
15
Dinerlocatie informeren
16
Route en reistijd controleren
17
Weersverwachting controleren
18
Definitieve deelnemers bevestigen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Noodnummers afdrukken
21
Deelnemerskaarten afdrukken
22
Programma afdrukken
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Catering per dieet verpakken
2 personen
25
Materialen verzamelen
2 personen
26
Presentatiemateriaal testen
27
Bagage en materialen labelen
2 personen

Event

28
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Bagage inladen
3 personen
31
Vertrek en route begeleiden
3 personen
32
Welkom en veiligheidsinstructie geven
2 personen
33
Locatie en programma toelichten
34
Rondleiding begeleiden
3 personen
35
Vragenronde begeleiden
2 personen
36
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Dinerbezoek begeleiden
3 personen
39
Dieetmaaltijden controleren
40
Groepsfoto maken
41
Terugreis begeleiden
3 personen
42
Bagage uitladen
3 personen
43
Aanwezigheid bij aankomst controleren
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Servies en koelboxen reinigen
2 personen
47
Afval afvoeren
48
Geleende spullen retourneren
49
Onkostenbonnen verzamelen
50
Deelnemersfoto's delen
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2
Fotocamera
Laptop
HDMI-adapter
Presentatieklikker
Draagbare speaker

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 35
Herbruikbaar bestekaantal 35
Koffiebekersaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 3
Opscheplepelsaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Voedselcontainersaantal 6
Koelelementenaantal 12
Servetdispensersaantal 2

Catering

Herbruikbare waterflessenaantal 35
Lunchboxenaantal 35
Papieren zakkenaantal 40
Etiketten voor dieetmaaltijdenaantal 40
Koeltasjesaantal 6
Boodschappen

Documentatie

Programma'saantal 35
Deelnemerskaartenaantal 35
Noodcontactkaartenaantal 35
Pennenaantal 35
Notitieblokkenaantal 35
Routekaartenaantal 6
Mapjesaantal 35
Plakbandaantal 2
Watervaste stiftenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakhoudersaantal 2

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 4
EHBO-set
Handdesinfectieaantal 4

Tips

Plan per onderdeel reistijd én een buffer van 15 tot 30 minuten. Een programma met meerdere locaties loopt snel uit als je alleen de zuivere reistijd noteert.
Vraag dieetwensen en noodcontacten uiterlijk twee weken voor vertrek op. Label dieetmaaltijden afzonderlijk en verpak ze per deelnemer, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.
Bevestig het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf aan vervoer, bezoeklocatie en diner. Geef wijzigingen daarna direct door; reserveringen en catering zijn vaak gebaseerd op dit aantal.
Wijs per groep een begeleider aan en geef die een deelnemerslijst, noodnummers en programma. Bij een studiereis met meerdere groepen voorkomt één aanspreekpunt dat deelnemers of informatie zoekraken.
Controleer de dag ervoor de weersverwachting, route en apparatuur. Laad powerbanks op en test laptop, HDMI-adapter, presentatieklikker en draagbare speaker voordat je vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studiereis organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met doel, programma, deelnemers en vervoer. Reserveer bezoeklocaties, rondleiding en diner zodra de datum en groepsgrootte bekend zijn.
Wanneer moet je dieetwensen voor een studiereis uitvragen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken voor vertrek. Bevestig het aantal maaltijden 7 dagen vooraf en label elke aangepaste maaltijd.
Hoe maak je een programma voor een studiereis?: Zet eerst de vaste onderdelen en locaties op volgorde en voeg per verplaatsing de volledige reistijd toe. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten buffer per belangrijk overstapmoment en stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wat moet je de deelnemers voor een studiereis sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen voor vertrek het programma, vertrektijd, locaties, route-informatie en contactgegevens van de begeleiding. Vermeld ook wat deelnemers zelf moeten meenemen en geef een noodnummer voor de reisdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.