Zo organiseer je een studentenfietstocht

Begin met de fietsroute en werk daarna pas aan uitnodigingen, boodschappen en materiaal. Een proefrit laat zien waar kruisingen, slechte fietspaden en onduidelijke afslagen problemen geven. Regel vervolgens een pauzeplek, verzamel noodcontacten en deel vrijwilligers in voor begeleiding, registratie en pechhulp. In de laatste week controleer je deelnemers, fietsen, routekaarten en veiligheidsmateriaal. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog routeborden, reservebinnenbanden of dieetwensen moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Fietsroute bepalen
2 personen
2
Fietsroute proefrijden
2 personen
3
Route en risico's controleren
2 personen
4
Pauzeplek reserveren
5
Startlocatie bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst opstellen
10
Noodcontacten verzamelen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Fietscontrole-instructies maken
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Routekaarten printen
17
Nummers op deelnemerslijsten zetten
2 personen

Event

18
Fietsen en helmen controleren
3 personen
19
Startpunt opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Routeborden plaatsen
3 personen
23
Pechmateriaal verdelen
2 personen
24
Registratietafel klaarzetten
2 personen
25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid aftekenen
2 personen
27
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
28
Groepen indelen
2 personen
29
Fietstocht begeleiden
6 personen
30
Routecontrole uitvoeren
2 personen
31
Pauzesnacks uitdelen
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
34
Aankomst registreren
2 personen
35
Diner voorbereiden
4 personen
36
Diner serveren
4 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen na diner
2 personen

Nazorg

39
Routeborden ophalen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Startlocatie schoonmaken
4 personen
43
Materialen inpakken
3 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Partytentaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Fietshelmenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 10
Fietsslotenaantal 6
Fietsverlichtingaantal 6
Reflecterende routepijlenaantal 30
Routekaartenaantal 50
EHBO-koffersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Kookplatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Soeplepelsaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Startbanierenaantal 2
Ballonnenaantal 40
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst en proefrijd die uiterlijk 2 weken vooraf. Noteer per onduidelijk punt een herkenbaar routebord of een reflecterende routepijl en controleer ook alternatieve wegen.
Bevestig de startlocatie en reserveer de pauzeplek minstens 3 weken van tevoren. Controleer of je daar tafels, stoelen, een partytent en voldoende ruimte voor fietsen kwijt kunt.
Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en noodcontacten en sluit de deelnemerslijst 5 dagen vooraf. Zet daarna nummers op de lijst, zodat registratie en contact tijdens de tocht sneller gaan.
Verdeel vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf over registratie, routebegeleiding en pechhulp. Geef de pechhulpgroep fietspompen, reparatiesets, reservebinnenbanden en een EHBO-koffer mee.
Doe boodschappen en controleer al het materiaal 2 dagen vooraf. Zet dranken koud, print routekaarten en test fietsverlichting, verlengsnoeren, stekkerdozen en waterkokers voordat je het startpunt opbouwt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studentenfietstocht organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de route, startlocatie en pauzeplek. Plan de proefrit uiterlijk 2 weken voor de tocht en sluit de deelnemerslijst 5 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een studentenfietstocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers voor routebegeleiding en registratie. Voeg minstens 2 mensen toe die pechmateriaal en een EHBO-koffer beheren.
Wat moet je controleren tijdens een studentenfietstocht?: Controleer vóór vertrek fietsen, helmen, fietsverlichting en veiligheidshesjes. Controleer daarnaast routekaarten, routeborden, noodcontacten en de verdeling van pompen, reparatiesets en reservebinnenbanden.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een studentenfietstocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul bij een tocht van 3 uur minstens één extra drinkmoment in. Zet gekoelde dranken in koelboxen en houd thermoskannen klaar voor warme drank.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.