Een sterrenfietstocht organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de startlocatie, maar met de route. Fiets het volledige traject vooraf bij daglicht én in het donker en leg rustpunten, lastige kruisingen en een alternatieve route vast. Daarna regel je de locatie, vergunningen, verzekering en vrijwilligers, zodat je weet wie onderweg toezicht houdt. Pas als de deelnemerslijst groeit, bestel en verdeel je startnummers, routepijlen, verlichting en communicatie. Zo voorkom je dat een donker stuk, lege portofoons of een ontbrekend noodnummer pas bij de start opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Route voorfietsen
2 personen
3
Route en rustpunten vastleggen
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Noodnummers verzamelen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Contactgegevens bevestigen
15
Weersverwachting controleren
16
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
17
Start- en finishborden maken
2 personen
18
Routepijlen maken
2 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Fietsveiligheidsregels versturen
21
Materiaal controleren
2 personen
22
Fietsenmakerset samenstellen
23
Verlichting testen
2 personen
24
Portofoons opladen
25
Startnummers voorbereiden
2 personen
26
Inschrijftafel voorbereiden
2 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
29
Routeborden plaatsen
3 personen
30
Verlichting ophangen
2 personen
31
Rustpunt inrichten
3 personen
32
Fietsenstalling markeren
2 personen
33
Afvalbakken plaatsen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
EHBO-materialen klaarleggen
38
Routekaarten klaarleggen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
3 personen
41
Aanwezigheid registreren
2 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Fietslampjes uitdelen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Openingsbriefing geven
46
Groepen laten vertrekken
3 personen
47
Voorste groep begeleiden
2 personen
48
Achterste groep begeleiden
2 personen
49
Rustpunt bemannen
3 personen
50
Water en fruit uitdelen
2 personen
51
Fietsen controleren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Routepijlen controleren
2 personen
55
Verlichting controleren
2 personen
56
Binnenkomende deelnemers registreren
2 personen
57
Finishdeelnemers verwelkomen
2 personen
58
Warme dranken serveren
2 personen
59
Muziek afspelen
60
Laatste fietsers begeleiden
2 personen
61
Afsluiting aankondigen
62
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

63
Routeborden verwijderen
3 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
66
Verlichting afbreken
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
3 personen
69
Servies afwassen
2 personen
70
Koelboxen legen
2 personen
71
Materiaal schoonmaken
2 personen
72
Materiaal inventariseren
73
Geleend materiaal retourneren
2 personen
74
Routepijlen opruimen
2 personen
75
Deelnemers bedanken
76
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 8
Tafelkleedaantal 8
Kledingrek

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6
Fietslampjesaantal 70
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Startbord
Finishbord
Routepijlenaantal 35
Reflecterende lintenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiestandaardsaantal 2

Sportmateriaal

Reflectievestenaantal 12
Startnummersaantal 70
Routekaartenaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Reservebinnenbandenaantal 8
Fietsbandplakkersaantal 3
Bandenlichtersaantal 8
Inbussleutelsetsaantal 4
Fietskettingenolieaantal 2
Tie-wrapsaantal 100
Ducttapeaantal 4
Veiligheidspinnenaantal 200
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Stiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Sponsjesaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de route minstens één keer volledig voor en noteer per rustpunt de afstand, openingstijd en plek voor fietsen. Controleer vooral kruisingen en onverlichte stukken; daar heb je later extra vrijwilligers of reflecterende markering nodig.
Plan de organisatie achteruit vanaf de starttijd. Reserveer de startlocatie, controleer vergunning en verzekering en leg uiterlijk 2 weken vooraf vast wie start, rustpunten, route en finish begeleidt.
Stuur deelnemersinformatie en fietsveiligheidsregels uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, route-instructies, noodnummer, verwachte duur en welke verlichting iedere fietser nodig heeft.
Test verlichting zodra het donker wordt: fietslampjes, reservebatterijen, ledlampen en batterijlantaarns. Laad portofoons en powerbanks de avond ervoor volledig op en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels zo neer dat niemand erover struikelt.
Maak een slechtweerscenario met een duidelijke beslistermijn, bijvoorbeeld 24 uur voor vertrek. Zet een alternatieve route klaar en communiceer die tegelijk met de weersbeslissing; wacht niet tot deelnemers al onderweg zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sterrenfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de route, startlocatie, vergunningen, verzekering en vrijwilligers; verstuur de definitieve deelnemersinformatie 7 dagen voor vertrek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sterrenfietstocht?: Reken op minimaal één vrijwilliger bij de start, één bij de finish en één per belangrijk kruispunt of rustpunt. Bij een route met bijvoorbeeld 4 rustpunten en 3 lastige kruisingen heb je al snel 9 begeleiders nodig, exclusief een coördinator.
Wanneer moet je de route van een sterrenfietstocht voorfietsen?: Fiets de route minimaal 2 keer: één keer overdag en één keer in het donker. Doe de laatste controle uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je nog routepijlen, verlichting of een omleiding kunt aanpassen.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een sterrenfietstocht?: Bepaal 24 uur voor de start of de tocht doorgaat en gebruik vooraf vastgelegde criteria voor onweer, storm en slecht zicht. Houd een alternatieve route klaar en stuur de beslissing direct naar alle deelnemers en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.