Zo organiseer je een stedentrip zonder gedoe

Begin een stedentrip niet met losse activiteiten, maar met de groep, de reis en het vaste programma. Verzamel eerst deelnemers, contactgegevens en dieetwensen, en leg daarna vervoer, verzamelpunt en reserveringen vast. Plan per dag één duidelijke route met ruimte voor verplaatsingen en pauzes. Controleer uiterlijk een week vooraf de aanmeldingen, betalingen, tickets en weersvoorspelling; op de dag zelf draait alles om afvinken, uitdelen en de groep bij elkaar houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens controleren
6
Vervoer reserveren
7
Diner reserveren
8
Activiteit reserveren
9
Route door de stad bepalen
10
Verzamelpunt vastleggen
11
Dagprogramma uitwerken
12
Weersvoorspelling controleren
13
Programma met deelnemers delen
14
Betalingen en tickets controleren
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Tickets en documenten printen
18
Noodcontacten delen
19
Rugzakken en materialen pakken
2 personen
20
Dranken en snacks koelen

Event

21
Verzamelpunt klaarzetten
2 personen
22
Deelnemers afvinken
2 personen
23
Tickets uitdelen
24
Heenreis begeleiden
2 personen
25
Groepsfoto maken
26
Stadswandeling begeleiden
2 personen
27
Activiteit begeleiden
2 personen
28
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
29
Diner begeleiden
2 personen
30
Groep verzamelen voor terugreis
2 personen
31
Terugreis begeleiden
2 personen
32
Laatste deelnemers afmelden

Nazorg

33
Afval verzamelen
2 personen
34
Herbruikbare materialen schoonmaken
2 personen
35
Overgebleven voorraad tellen
36
Gevonden voorwerpen controleren
37
Materialen retourneren
38
Onkosten verzamelen
39
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reisbenodigdheden

Dagbackpacksaantal 12
Bagagelabelsaantal 12
Geprinte ticketsaantal 12
Geprinte stadskaartenaantal 12
Routekaartenaantal 2
Pennenaantal 4
Notitieblokkenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Paraplu'saantal 4
Reflecterende hesjesaantal 2
Polsbandjesaantal 12
EHBO-set
Handgelaantal 4
Zakdoekjesaantal 12

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 2
Telefoonhoudersaantal 2
Draagbare opladersaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 2
Koelelementenaantal 8
Drinkflessenaantal 12
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 16
Herbruikbare besteksetsaantal 16
Herbruikbare servettenaantal 24

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 10
Herbruikbare doekjesaantal 6
Opvouwbare afvalbakkenaantal 2

Tips

Leg het verzamelpunt en tijdstip meteen vast, inclusief een herkenbaar detail. Laat deelnemers uiterlijk 15 minuten vóór vertrek aanwezig zijn en vink iedereen af voordat je naar het station of de eerste activiteit gaat.
Reserveer vervoer, diner en activiteit pas nadat je het definitieve aantal deelnemers hebt gecontroleerd. Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het restaurant minstens 7 dagen vooraf het actuele aantal door.
Maak het dagprogramma op basis van één route door de stad. Reken per verplaatsing extra tijd naast de looptijd en zet tickets, routekaarten en contactgegevens zowel digitaal als geprint klaar.
Controleer 48 uur voor vertrek het weer en pas alleen onderdelen aan die daardoor echt niet uitvoerbaar zijn. Verdeel paraplu’s, powerbanks, drinkflessen en snacks vooraf, zodat je onderweg niet alles opnieuw hoeft te organiseren.
Werk met één persoon voor betalingen en tickets en één persoon voor de deelnemerslijst. Neem voor elk groepslid een afvinkmoment op bij vertrek, na de activiteit en bij de terugreis; deel noodcontacten vóór de heenreis.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stedentrip organiseren?: Start minimaal 6 tot 8 weken vooraf als je vervoer, diner en een activiteit voor een groep moet reserveren. Zet de deelnemerslijst en uitnodigingen in de eerste week klaar en maak het definitieve dagprogramma uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Hoe plan je een dagprogramma voor een stedentrip?: Plan per dag één hoofdactiviteit en groepeer andere stops op loopafstand of langs dezelfde route. Houd tussen onderdelen minimaal 30 minuten speling voor lopen, zoeken en vertraging, plus een vaste pauze na ongeveer 2 tot 3 uur.
Wanneer moet je vervoer en restaurants reserveren voor een stedentrip?: Reserveer vervoer zodra de datum en het verwachte groepsaantal bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Leg het diner uiterlijk 2 weken van tevoren vast en bevestig het aantal en de dieetwensen nogmaals 7 dagen voor vertrek.
Wat moet je de dag voor een stedentrip controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersvoorspelling, aanmeldingen, betalingen, tickets en het verzamelpunt. Leg geprinte tickets, stadskaarten, noodcontacten en opgeladen powerbanks klaar en pak snacks, drinkflessen en benodigde materialen per rugzak in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.