Zo organiseer je een stadspicknick zonder last-minute gedoe

Begin een stadspicknick niet met boodschappen doen, maar met de plek, toestemming en verwachte groepsgrootte. Daarna leg je de terreinindeling, tafels, tenten, koeling en het menu vast. Verzamel dieetwensen vóór je inkopen afrondt en plan voorbereidingen die je thuis kunt doen. Op de dag zelf draait alles om koelen, duidelijk uitserveren en een korte controle van materialen, leveringen en stroom.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunning controleren
3
Weersverwachting volgen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Parkeerinformatie delen
8
Picknicktafels reserveren
9
Partytenten reserveren
10
Koelboxen reserveren
11
Leveringen bevestigen
12
Indeling van het terrein maken
2 personen
13
Menu en allergenen vastleggen
2 personen
14
Voorraadlijst controleren
15
Boodschappenlijst afronden
16
Materialen ophalen
3 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Groenten en fruit wassen
3 personen
20
Brood en beleg portioneren
3 personen
21
Salades voorbereiden
3 personen
22
Desserts voorbereiden
2 personen
23
Allergenen apart verpakken
2 personen
24
Servies en bestek sorteren
2 personen
25
Muziek afspeellijst klaarzetten
26
Weersbesluit communiceren
27
Terrein afzetten
2 personen
28
Materialen naar terrein brengen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen en kleedjes plaatsen
4 personen
32
Buffettafels inrichten
3 personen
33
Drankenstation inrichten
2 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Eten uit de koeling halen
3 personen
36
Buffetkaartjes plaatsen
2 personen
37
Vegetarische opties markeren
38
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
39
Muziekapparatuur testen
2 personen
40
Verlichting ophangen
3 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Welkomsttafel inrichten
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

45
Gasten ontvangen
3 personen
46
Aanmeldingen afvinken
2 personen
47
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
48
Picknickbuffet openen
3 personen
49
Broodjes en salades serveren
4 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Spellen begeleiden
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Dessertbuffet serveren
3 personen
56
Verlichting inschakelen
57
Muziek verzorgen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Eten gekoeld opbergen
3 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Buffettafels schoonmaken
3 personen
64
Picknickkleedjes verzamelen
3 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Verlichting afbouwen
2 personen
67
Partytenten afbouwen
4 personen
68
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Koelboxen reinigen
2 personen
73
Restanten verwerken
2 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
Borg en retouren afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Picknickkleedjesaantal 20
Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Drankenkoelersaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Afwasteilenaantal 6
Krattenaantal 12
Opbergbakkenaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 16
EHBO-set
Zaklampenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Menubordjesaantal 12
Naambordjesaantal 80

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbordenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Petanqueballenaantal 4
Badmintonsetsaantal 3
Kubbspelaantal 2
Voetballenaantal 2
Springtouwenaantal 4

Tips

Regel vergunning, locatie en reserveringen minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Controleer daarbij niet alleen picknicktafels, maar ook partytenten, klapstoelen en ruimte voor buffettafels.
Maak de terreinindeling uiterlijk een week vooraf. Houd aparte plekken vrij voor buffet, drankenkoelers, afval en een tafel waarop allergenenvrij eten herkenbaar blijft.
Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de picknick. Gebruik het definitieve aantal voor porties, herbruikbare borden en kommen, bekers, bestek en het aantal koelboxen.
Bereid salades, desserts, gewassen groenten en geportioneerd brood bij voorkeur de dag ervoor. Verpak allergenenvrije onderdelen apart en zet dranken pas op de ochtend zelf in de koelers.
Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor opbouw en controleer 30 minuten vóór de start de leveringen, stroom, speaker, verlengkabels, powerbanks, waterkannen en thermoskannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stadspicknick organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je 7 tot 10 dagen voor de picknick het definitieve aantal en de dieetwensen hebt.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een stadspicknick?: Werk met het definitieve aantal aanmeldingen en neem ongeveer 10 procent extra brood, fruit en salade mee voor onverwachte eters. Maak porties pas definitief nadat je dieetwensen en allergieën hebt verwerkt.
Wanneer moet ik eten en drinken klaarmaken voor een stadspicknick?: Bereid salades, desserts en gesneden groenten de dag ervoor en bewaar ze gekoeld. Koel dranken minstens enkele uren vóór de start; zet kwetsbaar eten zo laat mogelijk in de koelboxen.
Wat moet ik doen als het weer omslaat tijdens een stadspicknick?: Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor de start een beslissing over partytenten of een alternatief. Leg bij de terreinindeling meteen een beschutte plek en een plan voor het verplaatsen van eten vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.