Zo organiseer je een sportfeest zonder chaos

Begin niet met ballen en versiering, maar met het programma en de beschikbare ruimte. Reserveer het sportveld, bepaal hoeveel teams meedoen en werk daarna het wedstrijdschema en de spelregels uit. Verzamel bij de aanmeldingen dieetwensen, noodcontacten en eventuele toestemming voor foto's. Controleer in de laatste week het sportmateriaal, de leveringen en de weersverwachting, zodat je op de dag zelf vooral hoeft uit te voeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Sportveld reserveren
5
Wedstrijdschema maken
2 personen
6
Teams indelen
2 personen
7
Spelregels uitwerken
2 personen
8
Wedstrijdbegeleiders aanwijzen
2 personen
9
Reservesporters registreren
10
Weersverwachting controleren
11
Slechtweerplan klaarzetten
2 personen
12
Leveringen bevestigen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Sportmateriaal controleren
2 personen
15
Prijzen en medailles regelen
16
Muziek afspeellijst maken
17
Noodcontacten verzamelen
18
Toestemming voor foto's regelen
19
EHBO-materialen controleren
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Sportvelden uitzetten
3 personen
23
Doelen en netten plaatsen
3 personen
24
Wedstrijdzones markeren
2 personen
25
Scoretafels inrichten
2 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Buffettafels inrichten
3 personen
29
Hapjes voorbereiden
4 personen
30
Broodjes beleggen
3 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Verlichting aansluiten
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Toiletten controleren

Event

37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Aanwezigheid registreren
2 personen
39
Teamindeling uitdelen
2 personen
40
Sportregels toelichten
2 personen
41
Warming-up begeleiden
2 personen
42
Wedstrijden begeleiden
6 personen
43
Scores bijhouden
2 personen
44
Wedstrijdmateriaal wisselen
2 personen
45
Waterpunten bijvullen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Koffie en thee schenken
2 personen
50
Servies verzamelen
2 personen
51
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Blessures registreren
54
Foto's maken
55
Muziek verzorgen
56
Finalewedstrijd begeleiden
3 personen
57
Winnaars bekendmaken
2 personen
58
Prijzen uitreiken
2 personen
59
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Eten en drinken opruimen
3 personen
61
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
62
Sportvelden afbreken
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Afval sorteren
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Koelboxen leegmaken
2 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
71
Versiering verwijderen
2 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voedsel koelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Scoretafelsaantal 3
Inschrijftafel
Barkrukkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Tennisballenaantal 24
Tennisracketsaantal 12
Hockeysticksaantal 12
Hockeyballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Estafettestokjesaantal 8
Hesjesaantal 36
Fluitjesaantal 8
Doelenaantal 4
Volleybalnet
Tennisset
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Sportmattenaantal 12
Waterkrattenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handdoekenaantal 30
Reservevetersaantal 6
Trainingsladderaantal 2
Balpompaantal 3
Pompnaaldenaantal 12
Touwtrektouw
Start- en finishlintaantal 2
Startnummersaantal 70
Scorebordenaantal 3
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 30
Prijsbekersaantal 6
Medaillesaantal 30

Servies

Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Tangenaantal 6
Messenaantal 8
Snijplankenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Teamvlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Wedstrijdpostersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de sportonderdelen en tijdsblokken. Reserveer per wedstrijd extra wisseltijd voor uitleg, doorschuiven en het bijwerken van de scores; zonder die buffer loopt een schema met meerdere teams snel uit.
Maak de teamindeling uiterlijk enkele dagen vooraf en registreer reservesporters apart. Zo kun je uitval op de ochtend zelf opvangen zonder opnieuw alle wedstrijden te plannen.
Leg per sport één korte regelset vast en wijs wedstrijdbegeleiders toe voordat de uitnodigingen uitgaan. Zet scoretafels, fluitjes en stopwatches per wedstrijdzone klaar, niet op één centrale hoop.
Controleer sportmateriaal op aantallen en staat: tel bijvoorbeeld ballen, hesjes, pionnen en rackets vóór de opbouw. Regel reserveveters, handdoeken en waterkratten vooraf; die worden vaak pas gemist wanneer de eerste ronde al bezig is.
Maak naast de weersverwachting ook een uitvoerbaar slechtweerplan. Bepaal vooraf welke onderdelen naar partytenten of een binnenruimte kunnen en wanneer je deelnemers informeert, bijvoorbeeld uiterlijk de avond ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportfeest organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van het sportveld en het versturen van uitnodigingen. Plan de teamindeling, spelregels en materiaalcontrole in de laatste 7 dagen.
Hoe maak ik een wedstrijdschema voor een sportfeest?: Zet eerst alle teams, onderdelen en beschikbare speelvelden op een rij. Houd per wedstrijd 5 tot 10 minuten wissel- en scoretijd aan en plan minstens één reserveblok voor vertraging of uitval.
Hoeveel wedstrijdbegeleiders heb ik nodig?: Reken op minimaal één begeleider per gelijktijdige wedstrijdzone en wijs daarnaast één centrale coördinator aan. Bij vier gelijktijdige zones heb je dus minstens 5 verantwoordelijke personen nodig.
Wanneer moet ik een slechtweerplan voor een sportfeest maken?: Werk het plan uiterlijk 7 dagen vooraf uit en controleer de weersverwachting opnieuw 48 en 24 uur voor de start. Communiceer een wijziging uiterlijk de avond ervoor, tenzij de omstandigheden pas op de ochtend verslechteren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.