Zo organiseer je een sportdag zonder losse eindjes

Begin ongeveer zes weken vooraf met de datum, locatie en sportvelden. Werk daarna het programma uit, bepaal de spelregels en maak een wedstrijdschema dat past bij het aantal teams en de beschikbare tijd. Verstuur uitnodigingen vroeg, zodat je aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken. In de laatste week controleer je sportmateriaal, boodschappen en weersverwachting; op de dag zelf draait alles om duidelijke ontvangst, zichtbare veldindeling en een apart water- en EHBO-punt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportveld reserveren
3
Programma en spelregels opstellen
3 personen
4
Teams en wedstrijdschema maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst afdrukken
9
Teamindeling communiceren
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Sportmateriaal controleren
2 personen
14
Eerstehulpset aanvullen
15
Prijzen en medailles klaarleggen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
18
Veldindeling uitzetten
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Partytenten opzetten
4 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
23
Muziek en microfoon testen
2 personen
24
Spelmateriaal per onderdeel klaarleggen
3 personen
25
EHBO- en waterpunt klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Teams en dagprogramma uitleggen
2 personen
29
Warming-up begeleiden
2 personen
30
Sportonderdelen begeleiden
8 personen
31
Tussenstanden bijhouden
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
34
Eerste hulp verlenen
2 personen
35
Eindwedstrijden begeleiden
6 personen
36
Warme maaltijd serveren
4 personen
37
Servies en bestek verzamelen
2 personen
38
Winnaars bekendmaken
2 personen
39
Prijzen en medailles uitreiken
2 personen
40
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

41
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
42
Tenten en veldmarkeringen afbreken
4 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
45
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Overgebleven eten veilig opbergen
2 personen
49
Materialen controleren en drogen
2 personen
50
Spullen terugbrengen
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Inschrijftafel

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Handballenaantal 4
Tennisballenaantal 20
Pionnenaantal 40
Hesjesaantal 50
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Estafettestokjesaantal 8
Frisbeesaantal 6
Startfluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Meetlintenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Veldmarkeringstapeaantal 6
Speelnettenaantal 2
Waterjerrycansaantal 4
Eerstehulpset

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Teamkleurkaartenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per wedstrijd of onderdeel minimaal 5 minuten wisseltijd. Zo loopt een schema met meerdere teams niet direct uit wanneer ballen, hesjes of scoreborden moeten worden verplaatst.
Maak de teamindeling uiterlijk 3 dagen vooraf en communiceer die samen met het wedstrijdschema. Print daarnaast een deelnemerslijst voor de inschrijftafel; telefoons zijn niet altijd praktisch op het veld.
Zet het veld minstens 60 minuten voor de start uit met pionnen en veldmarkeringstape. Leg per onderdeel de juiste ballen, hoepels, springtouwen, estafettestokjes en stopwatches klaar, zodat begeleiders niet hoeven te zoeken.
Koel dranken uiterlijk 2 uur vooraf en vul waterpunten vóór de eerste wedstrijd. Reken voor een sportdag op meerdere drinkmomenten en zet fruit en snacks klaar voordat deelnemers erom moeten vragen.
Test geluidsinstallatie, microfoon en verlengkabels minimaal 30 minuten voor aanvang. Zet de EHBO-set, waterjerrycans en contactgegevens van de organisatie op één vaste plek en wijs één verantwoordelijke aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Leg datum, locatie en sportveld bij voorkeur 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je ongeveer 2 weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en teamindeling te verwerken.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een sportdag?: Begin met het aantal teams, speelduur en beschikbare velden. Plan naast iedere wedstrijd minimaal 5 minuten wisseltijd en maak het definitieve schema uiterlijk 3 dagen vooraf bekend.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een sportdag?: Zorg dat iedere deelnemer tijdens de dag regelmatig kan drinken en vul het waterpunt vóór de start en tijdens pauzes bij. Koel de eerste voorraad uiterlijk 2 uur vooraf en houd extra jerrycans achter de hand bij warm weer.
Wanneer zet je een sportdag klaar?: Start minimaal 60 minuten voor aanvang met veldindeling, tafels, stoelen, partytenten en het materiaal per onderdeel. Test de geluidsinstallatie en microfoon uiterlijk 30 minuten vooraf en leg prijzen en medailles vóór de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.