Zo organiseer je een sportclinic zonder gedoe

Begin met de datum, locatie en het sportprogramma; pas daarna leg je trainers, begeleiders en reserveringen vast. Werk met een aanmeldformulier, zodat je op tijd weet hoeveel deelnemers komen en welke dieetwensen er zijn. Controleer minstens een week vooraf al het materiaal, van pionnen en hesjes tot ballen, timers en EHBO. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke route, een ingerichte registratietafel en sportstations die vóór aankomst klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportprogramma samenstellen
2 personen
3
Trainers en begeleiders vastleggen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Informatie naar deelnemers sturen
11
Weersverwachting controleren
12
Alternatieve binnenruimte bevestigen
13
Sportmateriaal controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Sportmateriaal sorteren
2 personen
16
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
17
Routebordjes voorbereiden
18
Muziek en timer testen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Partytenten opzetten
4 personen
22
Sportvelden uitzetten
3 personen
23
Sportstations klaarzetten
4 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Lunch en snacks klaarzetten
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
28
Trainers ontvangen
29
Deelnemers registreren
3 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Opening en veiligheidsinstructie geven
2 personen
32
Warming-up begeleiden
3 personen
33
Sportclinicronde begeleiden
6 personen
34
Waterpunten bijvullen
2 personen
35
Pauzesnacks serveren
2 personen
36
Sportclinicronde wisselen
6 personen
37
Deelnemers begeleiden naar afsluiting
3 personen
38
Afsluitende sportactiviteit begeleiden
4 personen
39
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
40
Dinerbuffet serveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Bedankmoment begeleiden
2 personen
43
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

44
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Materialen veilig opslaan
2 personen
51
Gevonden voorwerpen registreren
52
Huurmaterialen retourneren
2 personen
53
Deelnemersfoto's en bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Foamballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Hesjesaantal 40
Mini-hordesaantal 12
Agilityladdersaantal 4
Springtouwenaantal 20
Gymmattenaantal 20
Elastiekenaantal 20
Pompaantal 2
Reserveballenaantal 6
EHBO-koffer
Koude kompressenaantal 6
Drinkwaterdispensersaantal 3
Deelnemerspolsbandjesaantal 80
Handdoekenaantal 20

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Draagbare speaker
Muziektelefoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafoon
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Scharenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Catering

Boodschappen

Decoratie

Start- en finishlintaantal 2
Routebordjesaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamstickersaantal 80
Stiftenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengbare lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan het programma in blokken van 20 tot 30 minuten en noteer per station welke trainer, ballen en markeermiddelen nodig zijn. Zo voorkom je dat deelnemers wachten terwijl materiaal wordt verplaatst.
Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf de route, starttijd, kledingadvies en informatie over eten en drinken. Vraag dieetwensen niet pas bij aankomst, maar verwerk ze meteen in je deelnemerslijst.
Controleer sportmateriaal minstens 7 dagen vooraf en test op dezelfde dag de stopwatches, muziektelefoon, speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen. Leg reserveballen, een pomp en extra hesjes apart klaar.
Bevestig uiterlijk 5 dagen vooraf een binnenruimte als alternatief en controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor de clinic. Communiceer een eventuele wijziging direct, zodat niemand naar een verlaten buitenveld komt.
Kom minimaal 90 minuten vóór de start op locatie. Zet eerst de sportvelden en stations uit, richt daarna registratie en drinken in en test ten slotte muziek, timer en routebordjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportclinic organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Leg trainers en reserveringen uiterlijk 4 weken vooraf vast, zodat je nog tijd hebt voor uitnodigingen en aanmeldingen.
Hoeveel sportmateriaal heb je nodig voor een sportclinic?: Stem het aantal af op je grootste groep per station en leg per station minimaal één set pionnen of markeerschijven klaar. Reserveer daarnaast ongeveer 10 procent extra ballen en hesjes en houd een pomp bij de hand.
Wanneer stuur je informatie naar deelnemers van een sportclinic?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de clinic. Vermeld starttijd, route, kleding, drinken, programma en een telefoonnummer voor vragen; controleer de deelnemerslijst nog één keer 24 uur vooraf.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een sportclinic?: Bevestig uiterlijk 5 dagen vooraf een alternatieve binnenruimte en neem 24 uur voor de start een definitieve beslissing. Vermeld in je uitnodiging wanneer en hoe je deelnemers over een verplaatsing informeert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.