Zo organiseer je een speelgoedinzameling

Een speelgoedinzameling organiseren begint niet bij dozen neerzetten, maar bij een helder inzameldoel en afspraken over wat wel en niet wordt aangenomen. Regel daarna de ruimte, vrijwilligers, communicatie en bestemming van de donaties. Op de inzameldag heb je een logische route nodig van registratie naar sorteren en tijdelijke opslag. Met duidelijke criteria, gelabelde bakken en vooraf gemaakte ophaalafspraken voorkom je volle tafels, zoekgeraakte spullen en vrijwilligers die niet weten wat ze moeten doen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Inzameldoel bepalen
2 personen
3
Informatie voor bezoekers maken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers inplannen
2 personen
9
Goede doelen benaderen
2 personen
10
Ophaalafspraken maken
2 personen
11
Route voor transport plannen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Donatiecriteria afdrukken
14
Inzamelbakken labelen
2 personen
15
Sorteerindeling voorbereiden
2 personen
16
Vrijwilligers bevestigen
17
Ruimte en sleutel controleren
2 personen

Event

18
Tafels opstellen
4 personen
19
Inzamelpunt inrichten
3 personen
20
Sorteerbakken klaarzetten
3 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
25
Rollen en criteria uitleggen
2 personen
26
Donaties aannemen
3 personen
27
Donaties registreren
2 personen
28
Speelgoed controleren
4 personen
29
Speelgoed sorteren
5 personen
30
Ontbrekende onderdelen noteren
2 personen
31
Dozen en zakken vullen
4 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Volle dozen veilig stapelen
3 personen
35
Transportlading controleren
2 personen

Nazorg

36
Inzamelpunt afbouwen
4 personen
37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Speelgoed naar opslag vervoeren
4 personen
41
Speelgoed aan doelorganisatie leveren
3 personen
42
Overgebleven spullen retourneren
2 personen
43
Donatiegegevens archiveren
44
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Kapstokkenaantal 2
Transporttrolleyaantal 2

Opslag

Kunststof bakkenaantal 20
Kartonnen dozenaantal 60
Stevige opbergzakkenaantal 40
Palletsaantal 4
Rolcontainersaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handscannersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Servies

Mokkenaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Schenkkanaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Keukenmessenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Informatiebordenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de donatiecriteria uiterlijk een week vooraf vast en druk ze af voor de inzamel- en registratietafel. Vermeld bijvoorbeeld of speelgoed compleet, schoon en veilig moet zijn; zo hoeven vrijwilligers niet per doos opnieuw te overleggen.
Plan per inzamelblok minimaal twee vrijwilligers: één voor ontvangst en registratie en één voor de eerste controle. Bevestig de indeling uiterlijk 48 uur vooraf, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
Maak vóór de inzameldag een sorteerindeling met een vaste bak of doos per categorie. Label kunststof bakken, kartonnen dozen of rolcontainers groot genoeg om ook vanaf enkele meters afstand leesbaar te zijn.
Regel de bestemming van de donaties vóór je bezoekers uitnodigt. Leg met het goede doel vast wanneer de spullen worden opgehaald, hoeveel ruimte nodig is en welke transportmiddelen, zoals een trolley of pallets, beschikbaar zijn.
Loop de ruimte de avond ervoor na met de opstelling van tafels, registratie, sorteerbakken en tijdelijke opslag. Controleer ook sleutel, verlengkabels, verlichting en koffie- en theemateriaal; juist die praktische zaken worden vaak pas op de ochtend zelf gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een speelgoedinzameling organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer de ruimte en benader goede doelen in de eerste week, werf daarna vrijwilligers en verstuur de praktische informatie uiterlijk 10 dagen voor de inzameling.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een speelgoedinzameling?: Reken op minimaal 2 vrijwilligers per inzamelblok voor ontvangst en controle, plus 1 vrijwilliger per sorteerzone. Voor een inzameling met drie sorteerzones zijn dus minstens 5 vrijwilligers tegelijk nodig.
Waar laat je speelgoed tijdens een inzameling?: Gebruik gelabelde kunststof bakken, stevige dozen of rolcontainers en houd een vrije looproute van ongeveer 1 meter. Spreek vooraf af hoeveel opslagruimte beschikbaar is en plan de ophaal- of transporttijd binnen 24 tot 48 uur na afloop.
Wat moet je vooraf communiceren over speelgoed doneren?: Stuur de criteria uiterlijk 7 dagen vooraf mee en zet ze ook bij de ingang. Vermeld minimaal welke soorten speelgoed welkom zijn, dat het compleet en schoon moet zijn en waar bezoekers hun donatie afgeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.