Zo organiseer je een softbaltoernooi

Begin met de datum, het sportveld en de beschikbare kleedkamers. Daarna leg je de spelregels, teamindeling en wedstrijdduur vast, zodat je een passend schema kunt maken. Regel vroegtijdig scheidsrechters, wedstrijdbegeleiders, vrijwilligers en een EHBO-contact. Controleer vervolgens het sportmateriaal, de teamregistratie en de voorzieningen op locatie. Plan uiterlijk een week vooraf een controle van het schema, de deelnemersinformatie en het slechtweerplan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2
Sportveld reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
5
Toernooiregels vastleggen
2 personen
6
Teams benaderen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Wedstrijdbegeleiders vastleggen
13
Scheidsrechters inplannen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
EHBO-contact regelen
16
Weersverwachting controleren
17
Slechtweerplan klaarzetten
2 personen
18
Wedstrijdschema publiceren
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
23
Batterijen opladen
24
Prijzen klaarzetten
25
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
26
Routeborden maken
2 personen
27
Locatiesleutels ophalen
28
Terrein inspecteren
2 personen
29
Veldlijnen uitzetten
3 personen
30
Pitchplaten plaatsen
3 personen
31
Honkplaten plaatsen
3 personen
32
Dug-outs inrichten
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Partytenten opzetten
4 personen
35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
36
Cateringpunt inrichten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

42
Teams ontvangen
3 personen
43
Teams registreren
2 personen
44
Toernooi openen
45
Spelregels toelichten
2 personen
46
Wedstrijden begeleiden
6 personen
47
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
48
Publiek informeren
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee verzorgen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Materiaal tussentijds controleren
2 personen
54
Finalisten bekendmaken
55
Finale begeleiden
3 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
57
Teams uitzwaaien
2 personen
58
Dranken afsluiten
2 personen

Nazorg

59
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
60
Veldmateriaal verwijderen
3 personen
61
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
65
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
66
Terrein schoonmaken
3 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
70
Uitslagen naar teams sturen
71
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Softballenaantal 24
Softbalknuppelsaantal 12
Slaghelmenaantal 12
Honkplatenaantal 4
Pitchplaat
Thuisplaat
Pitchersplaat
Lijnmarkeerwagen
Lijnkalkaantal 2
Markeringskegelsaantal 24
Scorebordenaantal 2
Scorebladenaantal 30
Fluitjesaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 12
Reservevetersaantal 8

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klapbankenaantal 8
Kleedkamerbankenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Drankenkoelersaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Batterijladersaantal 3
Mobiele koelbox

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 10
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Teamtafelbordjesaantal 8
Routebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 6
Prijzengestage

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 4
Led-bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het sportveld en de kleedkamers zodra je een datum hebt; controleer direct hoeveel speelvelden en kleedkamerbanken beschikbaar zijn. Zonder die informatie kun je geen betrouwbaar wedstrijdschema maken.
Stel regels en wedstrijdduur vast voordat je teams benadert. Vermeld bijvoorbeeld hoe laat teamregistratie opent, hoeveel wedstrijden elk team speelt en wanneer een wedstrijdbegeleider het scorebord en scoreblad bijwerkt.
Vraag dieetwensen en definitieve deelnemersgegevens uiterlijk één week voor het toernooi op. Zo kun je boodschappen, tafels, stoelen, drankenkoelers en afvalbakken afstemmen op het werkelijke aantal deelnemers.
Wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan: scheidsrechters voor de wedstrijden, vrijwilligers voor ontvangst en materiaal, en één EHBO-contact met een EHBO-koffer en ijscompressen binnen handbereik.
Maak naast het wedstrijdschema een slechtweerplan en controleer de weersverwachting 48 uur vooraf. Laad batterijen op, test de geluidsinstallatie en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig klaar als je buiten omroept.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een softbaltoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de datum, veldreservering en teams. Leg het wedstrijdschema en de deelnemersinformatie uiterlijk 1 week voor het toernooi definitief vast.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een softbaltoernooi?: Noteer eerst het aantal teams, beschikbare velden, wedstrijdduur en pauzes. Plan daarna per veld de wedstrijden en houd minimaal 10 tot 15 minuten wisseltijd aan voor teams, scorebladen en materiaal.
Welk materiaal heb je nodig voor een softbaltoernooi?: Reken per speelveld op softballen, softbalknuppels, slaghelmen, honkplaten, een thuisplaat en scoremateriaal. Leg daarnaast lijnkalk, markeringskegels, fluitjes, stopwatches, meetlint en een EHBO-koffer klaar.
Wanneer moet ik het slechtweerplan voor een softbaltoernooi maken?: Maak het plan uiterlijk 1 week vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur voor de start. Spreek vooraf af wie teams informeert, wanneer je wedstrijden stillegt en welke onderdelen kunnen vervallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.