Zo organiseer je een soepel softbaltoernooi

Begin met de datum, het aantal teams en de beschikbare sportvelden. Daarna leg je de spelregels vast en maak je een wedstrijdschema dat past binnen de veldhuur en de beschikbare scheidsrechters. Verzamel vroeg de teamcontactpersonen, dieetwensen en definitieve deelnemers. Regel materiaal, scorehouders, prijzen en een slechtweerplan niet pas in de laatste week. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke ontvangst, zichtbare planning en een aparte plek voor materiaal en administratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Deelnemende teams bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Teamcontactpersonen registreren
6
Dieetwensen verzamelen
7
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
8
Spelregels vastleggen
2 personen
9
Scheidsrechters inplannen
2 personen
10
Scorehouders inplannen
11
Reservering sportvelden maken
12
Reservering materiaal controleren
13
Prijsbekers bestellen
14
Teambevestigingen versturen
15
Wedstrijdschema publiceren
16
Weersverwachting controleren
17
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
18
Definitieve deelnemerslijst maken
19
Teamindeling afdrukken
20
Scoreformulieren afdrukken
21
Route-informatie versturen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Toernooimateriaal verzamelen
3 personen
24
Prijzen en documenten klaarzetten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Velden inspecteren
2 personen
27
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
28
Honkplaten plaatsen
3 personen
29
Dug-outs inrichten
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
EHBO-materiaal klaarleggen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Welkomsttafel inrichten
2 personen
38
Geluid en microfoon testen
2 personen
39
Scheidsrechtersbriefing houden
3 personen

Event

40
Teams ontvangen
3 personen
41
Aanwezigheid registreren
2 personen
42
Teamshirts uitdelen
2 personen
43
Openingsbriefing geven
2 personen
44
Eerste wedstrijden begeleiden
8 personen
45
Scores registreren
2 personen
46
Wedstrijden omroepen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Speelballen controleren
2 personen
51
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
52
Blessures registreren
53
Tussenstanden publiceren
54
Finalewedstrijd begeleiden
5 personen
55
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
56
Prijsuitreiking houden
3 personen
57
Borrel serveren
3 personen
58
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
59
Teams uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
61
Veldmarkeringen verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Koelboxen leegmaken
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
68
Sanitair controleren
69
Locatie schoon opleveren
4 personen
70
Sportmateriaal terugbrengen
2 personen
71
Huurmateriaal retourneren
2 personen
72
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Prijzengeld en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 4
Dug-outbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Softballknuppelsaantal 16
Softballenaantal 36
Honkplatenaantal 8
Thuisplaataantal 2
Werpmatjesaantal 2
Slagkoordenaantal 2
Veldharkaantal 2
Lijnentrekkeraantal 2
Kalk voor veldlijnenaantal 2
Trainingshesjesaantal 40
Teamshirtsaantal 100
Reservehandschoenenaantal 8
Helmenaantal 16
Scheidsrechtermaskersaantal 2
Scheidsrechterborstbeschermersaantal 2
Scorebordenaantal 2
Fluitjesaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Pionnenaantal 24
Meetlintenaantal 2
Handdoekenaantal 20

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 40
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Tangenaantal 6
Openersaantal 4
Jerrycansaantal 4

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 12
Startnummerbordjesaantal 8
Welkomstbord
Routepijlenaantal 12
Prijzengoudbekersaantal 3
Medaillesaantal 100
Certificatenaantal 100

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de inschrijving minimaal 6 weken vooraf vast. Vraag per team één contactpersoon, het aantal spelers en eventuele dieetwensen; zo hoef je niet achter losse reacties aan.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat je het aantal teams én de veldcapaciteit hebt gecontroleerd. Plan per wedstrijd extra tijd voor wisselen, uitloop en het opnieuw klaarmaken van het veld.
Plan per wedstrijd zowel een scheidsrechter als een scorehouder. Zorg daarnaast voor reservehandschoenen, extra ballen, helmen en een tweede set scoreformulieren; die worden vaak pas gemist wanneer het toernooi al loopt.
Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf de reservering van de velden en het materiaal. Zet op één afvinklijst ook de honkplaten, thuisplaat, werpmatjes, slagkoorden, scoreborden en veldonderhoudsmateriaal.
Bevestig het slechtweerplan uiterlijk 48 uur vooraf en stuur route, aanvangstijd en parkeerinformatie opnieuw naar alle teams. Zet prijzen, teamindeling, wedstrijdschema en scoreformulieren de avond ervoor klaar, zodat de ontvangst op de dag zelf niet ophoudt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een softbaltoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, velden en deelnemende teams. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken van tevoren en maak de definitieve deelnemerslijst 7 dagen voor het toernooi.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een softbaltoernooi?: Bepaal eerst hoeveel teams en velden beschikbaar zijn en hoeveel speeltijd je per wedstrijd nodig hebt. Plan vervolgens per wedstrijd ruimte voor wisselen en uitloop; publiceer het definitieve schema uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel scheidsrechters en scorehouders heb je nodig bij een softbaltoernooi?: Je hebt per gelijktijdig gespeelde wedstrijd minimaal 1 scheidsrechter en 1 scorehouder nodig. Plan daarnaast minstens 1 reserve per functie voor een toernooi dat langer dan 4 uur duurt.
Wanneer controleer je het weer voor een softbaltoernooi?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf voor de eerste inschatting en opnieuw 48 uur vooraf voor de beslissing. Bevestig dan ook wie teams informeert en wat er met de veldreservering gebeurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.