Zo organiseer je een skireis naar de Alpen

Begin niet met de boodschappen, maar met bestemming, verblijf en vervoer. Leg daarna de aanmeldingen vast, verzamel dieet- en verzekeringsgegevens en deel kamers en bedden in. Pas wanneer het aantal deelnemers definitief is, reserveer je skipassen en skimateriaal en controleer je de betalingen. In de laatste week draait alles om documenten, bagage, noodcontacten, weersverwachting en een duidelijke vertrekdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bestemming en verblijf vastleggen
2 personen
2
Bus en bagagevervoer reserveren
2 personen
3
Reisvoorwaarden controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Verzekeringsgegevens verzamelen
2 personen
10
Kamers en bedden indelen
2 personen
11
Skipassen reserveren
12
Skimateriaal reserveren
2 personen
13
Betalingen controleren
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Noodcontacten bundelen
16
Reisprogramma afdrukken
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Boodschappen sorteren
3 personen
21
Bagagelabels maken
2 personen
22
Documenten in mappen doen
2 personen
23
EHBO-set aanvullen
24
Gedeelde spullen controleren
2 personen
25
Bagage wegen en labelen
4 personen
26
Busbagage klaarzetten
4 personen
27
Deelnemers herinneren aan vertrektijd

Event

28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Bagage inladen
6 personen
30
Reisdocumenten uitdelen
2 personen
31
Vertrekbriefing geven
2 personen
32
Reissnacks uitdelen
2 personen
33
Tussenstop controleren
2 personen
34
Aankomst registreren
2 personen
35
Bagage uitladen
6 personen
36
Kamersleutels uitdelen
2 personen
37
Kamers controleren
4 personen
38
Skipassen en skimateriaal ophalen
4 personen
39
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
40
Avondmaaltijd serveren
3 personen
41
Skiregels en programma toelichten
2 personen
42
Keuken opruimen
4 personen
43
Ontbijt klaarzetten
3 personen
44
Ontbijt serveren
3 personen
45
Lunchpakketten klaarmaken
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Skiërs verzamelen
2 personen
48
Dagprogramma controleren
49
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
50
Avondmaaltijd serveren
3 personen
51
Servies afwassen
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Ontbijt en lunch voorbereiden
4 personen
54
Skiërs verzamelen
2 personen
55
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
56
Avondmaaltijd serveren
3 personen
57
Keuken schoonmaken
4 personen
58
Ontbijt en lunch voorbereiden
4 personen
59
Skiërs verzamelen
2 personen
60
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
61
Avondmaaltijd serveren
3 personen
62
Afval verzamelen
2 personen
63
Ontbijt en lunch voorbereiden
4 personen
64
Skiërs verzamelen
2 personen
65
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
66
Avondmaaltijd serveren
3 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Ontbijt en lunch voorbereiden
4 personen
69
Skiërs verzamelen
2 personen
70
Skimateriaal inleveren
4 personen
71
Laatste avondmaaltijd bereiden
4 personen
72
Laatste avondmaaltijd serveren
3 personen
73
Bagage per kamer verzamelen
4 personen
74
Kamers controleren bij vertrek
4 personen
75
Ontbijt serveren
3 personen
76
Lunchpakketten klaarmaken
4 personen
77
Bagage inladen
6 personen
78
Sleutels inleveren
2 personen
79
Aanwezigheid controleren
2 personen
80
Terugreis begeleiden
4 personen
81
Bagage uitladen
6 personen
82
Deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

83
Overgebleven eten sorteren
2 personen
84
Gedeelde spullen reinigen
3 personen
85
Koelboxen en thermoskannen legen
2 personen
86
Afval wegbrengen
2 personen
87
Geleende materialen retourneren
2 personen
88
Schade en gevonden spullen registreren
2 personen
89
Gevonden spullen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reisbenodigdheden

Bagagelabelsaantal 50
Documentenmappenaantal 10
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Naamstickersaantal 50
Enveloppenaantal 50
Herbruikbare drinkflessenaantal 45
Lunchboxenaantal 45
Reiskussensaantal 40
Fleece dekensaantal 10

Apparatuur

Stekkerdozenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
USB-opladersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Skiwaxaantal 4
Ski-reparatiesetsaantal 2
Sneeuwborstelsaantal 4
Sleeënaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Cold packsaantal 10
Zonnebrandcrème SPF 50aantal 8
Lippenbalsem SPFaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Besteksetsaantal 50

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Afwassponzenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg bestemming, verblijf, bus en bagagevervoer eerst vast. Controleer direct de reisvoorwaarden, zodat je weet welke bagage, annuleringsregels en documenten voor de groep gelden.
Open de aanmeldingen met een vaste sluitingsdatum en vraag meteen dieetwensen en verzekeringsgegevens op. Controleer namen, contactgegevens en betalingen voordat je kamers, skipassen en skimateriaal definitief reserveert.
Maak de kamerindeling pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Print daarna de deelnemerslijst en het reisprogramma; digitale bestanden zijn onderweg minder bruikbaar als telefoons leeg raken of bereik ontbreekt.
Regel gedeelde spullen per functie: documenten in mappen, bagagelabels en naamstickers voor herkenning, en stekkerdozen, USB-opladers en powerbanks voor de bus en het verblijf. Weeg en label bagage vóór vertrek, niet pas bij het instappen.
Plan in de laatste 48 uur een vertrekcontrole. Check het weer, vul de EHBO-koffers aan met cold packs en reddingsdekens, leg SPF 50 en lippenbalsem klaar en sorteer boodschappen, thermoskannen en koelboxen voordat de groep vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een skireis naar de Alpen organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden voor vertrek met bestemming, verblijf en vervoer. Open de aanmeldingen daarna met een sluitingsdatum van ongeveer 6 tot 8 weken voor vertrek, zodat je tijd hebt voor indeling en reserveringen.
Wanneer moet je skipassen en skimateriaal reserveren?: Reserveer skipassen en skimateriaal zodra de deelnemerslijst en reisdata definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken voor vertrek. Controleer daarna de namen en aantallen nog één keer voordat je betaalt.
Wat moet je een week voor een skireis controleren?: Controleer 7 dagen voor vertrek de betalingen, kamerindeling, verzekeringsgegevens, noodcontacten en het reisprogramma. Print de deelnemerslijst en documenten en controleer of alle bagagelabels aanwezig zijn.
Hoeveel drank en eten neem je mee voor de busreis?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en neem daarna extra water mee voor de rest van de rit. Stem brood, snacks en lunchboxen af op de reistijd en verzamel dieetwensen uiterlijk bij het sluiten van de aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.