Zo organiseer je een schoolpicknick voor de hele school

Begin met datum, programma en locatie voordat je eten of materiaal regelt. Controleer of toestemming nodig is en leg vast hoeveel leerlingen, ouders en vrijwilligers komen. Open daarna het aanmeldformulier en vraag direct naar dieetwensen en toestemmingen. Werk met een actuele deelnemerslijst en verdeel verantwoordelijkheden ruim vóór de dag zelf. Plan ten slotte de boodschappen, koeling, opbouw en een alternatief bij slecht weer; juist die onderdelen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Picknicklocatie controleren
2 personen
3
Toestemming voor locatie regelen
4
Reservering van materialen maken
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Toestemmingen controleren
2 personen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Alternatief bij slecht weer bepalen
2 personen
15
Programma naar ouders sturen
16
Leveringen bevestigen
17
Voorraad houdbare producten controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Koelproducten ophalen
2 personen
21
Brood en gebak ophalen
2 personen
22
Fruit en groenten wassen
3 personen
23
Salades voorbereiden
4 personen
24
Broodjes voorbereiden
4 personen
25
Vegetarische opties bereiden
3 personen
26
Allergenen apart verpakken
2 personen
27
Etiketten voor gerechten maken
2 personen
28
Dranken koelen
3 personen
29
Spelmaterialen sorteren
2 personen
30
EHBO-set controleren
31
Weerbestendige kleding klaarleggen

Event

32
Locatie openen
2 personen
33
Terrein controleren
3 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen en picknickkleden plaatsen
4 personen
36
Partytenten opbouwen
6 personen
37
Buffettafels inrichten
4 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
40
Spelzones uitzetten
3 personen
41
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
42
Buffetgerechten klaarzetten
5 personen
43
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
44
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
45
Gasten verwelkomen
4 personen
46
Aanwezigheid registreren
3 personen
47
Programma toelichten
48
Welkomstdrankjes serveren
4 personen
49
Koffie en thee schenken
3 personen
50
Kinderspellen begeleiden
6 personen
51
Sportactiviteiten begeleiden
5 personen
52
Fotomoment begeleiden
2 personen
53
Fruit en snacks aanvullen
3 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Picknickbuffet openen
2 personen
56
Buffet serveren
6 personen
57
Buffetgerechten aanvullen
4 personen
58
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
59
Dessert serveren
4 personen
60
Avondprogramma aankondigen
61
Muziek verzorgen
2 personen
62
Laatste ronde dranken serveren
3 personen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen
64
Verlichting uitschakelen
2 personen

Nazorg

65
Eten veilig verpakken
3 personen
66
Afval verzamelen
5 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
68
Partytenten afbreken
6 personen
69
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
4 personen
71
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
72
Terrein schoonmaken
5 personen
73
Toiletten controleren
2 personen
74
Materialen naar opslag brengen
4 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Afvalcontainers terugbrengen
2 personen
77
Overgebleven eten verdelen
2 personen
78
Koelproducten controleren
79
Decoratie verwijderen
3 personen
80
Locatie opleveren
2 personen
81
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 160
Picknicktafelsaantal 8
Picknickkledenaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Tafelkleedgewichtenaantal 32

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 180
Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Afwasbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 40
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Handwagensaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesaantal 6
Broodmessenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Schalen met dekselaantal 12
Koelzakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Broodmandenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 180
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Frisbeesaantal 8
Springtouwenaantal 12
Hesjesaantal 30
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Zakloopzakkenaantal 12
Waterballonnenaantal 300

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, allergieën en benodigde toestemmingen. Sluit de inschrijving uiterlijk 1 week voor de picknick, zodat je porties, vrijwilligers en materiaal kunt bepalen.
Controleer de locatie minstens 2 weken vooraf op toegang, toiletten, afval en stroom. Regel toestemming voordat je partytenten, tafels of andere materialen reserveert.
Maak voor de vrijwilligers een indeling met aparte rollen voor ontvangst, buffet, toezicht, opbouw en opruimen. Stuur het programma en de taakverdeling minimaal 3 dagen vooraf naar ouders en helpers.
Plan gekoelde producten niet te vroeg in. Haal koelproducten en brood of gebak zo dicht mogelijk op de dag zelf op en gebruik koelboxen met voldoende koelelementen.
Neem een slechtweerbesluit op een vast moment, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Communiceer dan meteen de alternatieve locatie of het aangepaste programma, zodat gezinnen niet op eigen initiatief hoeven te gokken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolpicknick organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de picknick.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een schoolpicknick?: Vraag dieetwensen en allergieën in hetzelfde aanmeldformulier als de aanwezigheid. Controleer de antwoorden uiterlijk 7 dagen vooraf, voordat je de boodschappenlijst definitief maakt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolpicknick?: Verdeel de taken uiterlijk 3 dagen vooraf over genoeg volwassenen voor ontvangst, buffet, toezicht, opbouw en opruimen. Het precieze aantal hangt af van het aantal leerlingen, maar plan nooit alle rollen op één persoon.
Wanneer beslis je wat er gebeurt bij slecht weer?: Bepaal uiterlijk 24 uur vooraf of de picknick doorgaat. Controleer dan de weersverwachting, bevestig het alternatief en stuur ouders direct het aangepaste programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.