Zo organiseer je een scholierenfietstocht

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route, locaties en veiligheid. Leg eerst de datum, start- en finishplek en rustpunten vast en controleer daarna kruisingen, verkeersrisico’s en eventuele vergunningen. Pas als de route haalbaar is, werf je begeleiders en open je de aanmeldingen. Denk vervolgens aan toestemmingen, noodcontacten, dieetwensen en een duidelijke briefing. Op de dag zelf draait veel om een goede verdeling van begeleiders, zichtbare routeaanduiding en een plan voor pech onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
3
Fietsroute controleren
3 personen
4
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
5
Verkeersrisico's in kaart brengen
2 personen
6
Routevergunningen controleren
2 personen
7
Begeleiders werven
2 personen
8
Begeleiders over route verdelen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Toestemmingen verzamelen
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Noodcontacten controleren
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Polsbandjes en nummers voorbereiden
2 personen
17
Begeleidersbriefing maken
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemers informeren over kleding
20
Fietsenstalling indelen
2 personen
21
Routepijlen sorteren
2 personen
22
Fietspompen controleren
23
Gereedschap voor fietsen klaarzetten
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Lunchpakketten samenstellen
4 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Eerstehulpmaterialen controleren
29
Telefoonnummers afdrukken

Event

30
Startterrein opbouwen
5 personen
31
Finishterrein opbouwen
5 personen
32
Routepijlen plaatsen
4 personen
33
Rustpunten inrichten
4 personen
34
Fietsenstalling afzetten
2 personen
35
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
36
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
37
Veiligheidscontrole fietsen uitvoeren
4 personen
38
Begeleiders instrueren
2 personen
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Polsbandjes uitdelen
2 personen
41
Fietsregels toelichten
42
Groepen indelen
3 personen
43
Groepen laten vertrekken
4 personen
44
Routebegeleiding uitvoeren
12 personen
45
Rustpunt bemannen
4 personen
46
Water uitdelen
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Pechgevallen begeleiden
2 personen
49
Eerste hulp verlenen
2 personen
50
Achterblijvers begeleiden
2 personen
51
Finishende groepen afvangen
4 personen
52
Fietsen veilig stallen
3 personen
53
Lunchpakketten uitdelen
4 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Koffie en thee schenken
2 personen
56
Afwezigen telefonisch controleren
2 personen
57
Eindcontrole deelnemers uitvoeren
2 personen
58
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
59
Routepijlen verwijderen
4 personen

Nazorg

60
Startterrein afbreken
4 personen
61
Finishterrein afbreken
4 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Geleende materialen verzamelen
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Koelboxen reinigen
2 personen
68
Fietsgereedschap controleren
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Foto's en bestanden archiveren
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 6
Reparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Fietsslotenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Fietshelmenaantal 20
Reflectiebandenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 20
Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 20
Opvouwbare bolderwagensaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Lunchtassenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 20

Decoratie

Startbanierenaantal 2
Finishbanierenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Startnummersaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 12
Routekaartenaantal 130
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole ruim voor het evenement en fiets de volledige route na. Noteer lastige kruisingen, smalle paden en plekken waar verkeersbegeleiders nodig zijn; controleer ook of routevergunningen minstens enkele weken vooraf geregeld moeten worden.
Open de aanmelding pas wanneer starttijd, finishlocatie en route vaststaan. Vraag meteen om toestemming, een noodcontact en dieetwensen, zodat je de deelnemerslijst niet vlak voor vertrek hoeft aan te vullen.
Maak per begeleider een duidelijk routevak en geef iedereen dezelfde briefing. Neem per groep een telefoon of portofoon mee en spreek vooraf af wie contact opneemt bij een valpartij, vermissing of pechgeval.
Richt start en finish in op doorstroming: zet fietsenrekken en fietsenstalling klaar, gebruik zichtbare routepijlen en houd een aparte plek vrij voor fietsen met pech. Controleer fietspompen, reparatiesets, reservebinnenbanden en bandenlichters uiterlijk de dag ervoor.
Controleer de weersverwachting de avond ervoor en op de ochtend zelf. Informeer deelnemers vooraf over kleding, helm en zichtbaarheid; leg veiligheidshesjes, reflectiebanden en extra drinken klaar voordat de eerste groep vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een scholierenfietstocht?: Dat hangt af van de groepsgrootte en de route, maar deel de deelnemers op in kleine groepen met vaste begeleiding. Wijs daarnaast minimaal twee mensen aan voor start, finish en noodgevallen, zodat de routebegeleiding niet stilvalt als iemand moet uitrukken.
Hoe lang van tevoren moet je een scholierenfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Open de aanmelding ongeveer 4 tot 6 weken voor vertrek en verzamel toestemmingen en noodcontacten uiterlijk een week van tevoren.
Wat regel je voor pech onderweg tijdens een scholierenfietstocht?: Verdeel fietspompen en reparatiesets over de begeleiders en neem reservebinnenbanden en bandenlichters mee. Wijs vooraf één coördinator aan voor pechgevallen en noteer bij de briefing hoe deelnemers veilig wachten en worden opgehaald.
Wat moet je op de dag zelf controleren?: Controleer voor vertrek de deelnemerslijst, toestemmingen, noodcontacten, routepijlen, portofoons en het weer. Zet vervolgens fietsenstalling, rustpunten, drinken en zichtbare veiligheidsmiddelen klaar voordat de eerste scholieren aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.