Zo organiseer je een salsaworkshop

Begin met de datum, het programma en een geschikte locatie met voldoende vrije vloer. Leg daarna de dansdocent vast en stem muziek, lesduur en pauzes af voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op één plek, zodat je catering en boodschappen kunt plannen. Op de dag zelf draait alles om een veilige dansvloer, goed geluid, een duidelijke ontvangst en een opstelling waarin deelnemers snel kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Dansdocent vastleggen
4
Muziek en programma afstemmen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering en boodschappen plannen
2 personen
9
Bevestiging aan deelnemers sturen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen ophalen
2 personen

Event

13
Locatie openen
2 personen
14
Dansvloer controleren
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
16
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
17
Verlichting instellen
2 personen
18
Versiering ophangen
3 personen
19
Welkomsttafel inrichten
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
22
Hapjes klaarzetten
3 personen
23
Instructeurs ontvangen
24
Deelnemers registreren
3 personen
25
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
26
Introductie verzorgen
2 personen
27
Basisworkshop begeleiden
2 personen
28
Pauzedrankjes serveren
2 personen
29
Middelhapjes aanvullen
2 personen
30
Vervolgworkshop begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet klaarzetten
3 personen
33
Diner serveren
4 personen
34
Vrij dansen begeleiden
2 personen
35
Buffet en bar aanvullen
3 personen
36
Afscheid en laatste mededelingen

Nazorg

37
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
38
Servies en glazen afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Materialen inventariseren
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Dansvloerpanelenaantal 20

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Salsavlaggetjesaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Wegwijzerbordenaantal 5

Sportmateriaal

Dansspiegelsaantal 2
Markeerschijvenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie pas definitief nadat je de dansvloer hebt gecontroleerd. Houd naast de dansruimte plek vrij voor tafels, stoelen, een welkomsttafel en eventuele kledingrekken.
Leg met de dansdocent vast hoeveel deelnemers per groep passen, hoeveel niveaus je aanbiedt en wanneer pauzes vallen. Zo voorkom je dat het programma uitloopt of dat beginners tussen gevorderden verdwijnen.
Test geluidsapparatuur vóór de deelnemers binnenkomen. Sluit laptop, mengpaneel, actieve speakers en draadloze microfoon aan en leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt.
Stuur de deelnemersbevestiging enkele dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, registratie, kledingadvies, bereikbaarheid en eventuele informatie over hapjes, drankjes en dieetwensen.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: locatie openen, vloer en meubilair controleren, geluid en verlichting instellen, catering klaarzetten en daarna de instructeurs ontvangen. Reserveer minimaal 60 minuten voor deze voorbereiding.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ruimte heb je nodig voor een salsaworkshop?: Reken voor de dansvloer op ongeveer 2 tot 3 vierkante meter per deelnemer, afhankelijk van het niveau en de oefeningen. Houd daarnaast ruimte vrij voor geluidsapparatuur, tafels en een veilige looproute.
Hoe lang van tevoren moet ik een dansdocent boeken?: Boek de dansdocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zeker als de workshop op een populaire avond of in het weekend plaatsvindt. Stem direct daarna de lesduur, muziek en groepsgrootte af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een salsaworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, het controleren van de dansvloer, het opstellen van tafels en stoelen en het aansluiten van geluid. Met extra decoratie of meerdere ruimtes is 90 minuten veiliger.
Wat stuur je deelnemers voor een salsaworkshop?: Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een bevestiging met starttijd, locatie, registratie-instructies en kledingadvies. Voeg ook informatie toe over dieetwensen, drankjes en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.