Zo organiseer je een safari-excursie

Begin met het safaripark en de gewenste datum; pas daarna leg je vervoer, begeleiders en het programma vast. Verzamel vroeg dieetwensen, medische gegevens en noodcontacten, omdat die informatie nodig is voor een veilige groepsindeling. Controleer vervolgens parkvoorwaarden, vergunningen en het verzamelpunt. In de laatste week volg je het weer, laad je telefoons en camera’s op en maak je catering per deelnemer klaar. Zo voorkom je dat tickets, dieetmaaltijden of route-informatie op de excursiedag ontbreken.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Safaripark selecteren
2 personen
2
Safari reserveren
3
Vervoer reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Medische gegevens opvragen
8
Deelnemerslijst definitief maken
9
Parkvoorwaarden controleren
10
Route naar verzamelpunt maken
11
Parkvergunningen controleren
12
Weersverwachting volgen
13
Noodcontacten verzamelen
14
Begeleiders en chauffeurs indelen
2 personen
15
Programma aan deelnemers sturen
16
Tickets en route printen
17
Verrekijkers controleren
18
Camera's en telefoons opladen
2 personen
19
EHBO-set aanvullen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Broodjes en snacks voorbereiden
3 personen
22
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering en materiaal inpakken
3 personen
25
Deelnemerslijst klaarleggen

Event

26
Verzamelpunt inrichten
3 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
30
Deelnemers naar voertuigen begeleiden
4 personen
31
Tickets bij ingang tonen
32
Safari-excursie begeleiden
4 personen
33
Groepsfoto's maken
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Picknickplek inrichten
4 personen
36
Broodjes en snacks serveren
3 personen
37
Koffie en thee schenken
2 personen
38
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
39
Avondobservatie begeleiden
4 personen
40
Laatste aanwezigheidscontrole doen
2 personen
41
Deelnemers terugbrengen
4 personen

Nazorg

42
Verzamelpunt leeghalen
3 personen
43
Afval wegbrengen
2 personen
44
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
45
Koelboxen laten drogen
46
Materiaal controleren en opbergen
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen terugbrengen
49
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 50
Picknickkleedaantal 8
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 8

Reismateriaal

Verrekijkersaantal 12
Routekaartenaantal 10
Clipboardsaantal 4
Naamstickersaantal 60
Polsbandjesaantal 60

Catering

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Schenk kannenaantal 6
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Nooddekensaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 6
Zonnebrandcrèmeaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 40
Afwasbakkenaantal 3
Afwassponsjesaantal 6
Microvezeldoekenaantal 10
Desinfecterende doekjesaantal 4

Tips

Reserveer het safaripark en vervoer voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld in de uitnodiging een duidelijke uiterste aanmelddatum, zodat je daarna de deelnemerslijst, chauffeurs en begeleiders definitief kunt maken.
Vraag dieetwensen, medische gegevens en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek op. Bewaar dieetmaaltijden apart en zorg dat begeleiders weten waar de deelnemerslijst en EHBO-set liggen.
Controleer de parkvoorwaarden, vergunningen en route naar het verzamelpunt minstens zeven dagen vooraf. Print tickets en routekaarten daarnaast op papier; mobiele telefoons kunnen leeg raken of geen bereik hebben.
Plan eten en drinken op basis van de duur van de excursie. Reken per deelnemer op een lunch, snacks en meerdere drankmomenten, koel de dranken vooraf en pak broodjes, servies en afvalzakken apart in.
Maak de laatste controle 24 uur voor vertrek: weersverwachting, opgeladen telefoons, verrekijkers, powerbanks, oplaadkabels, portofoons en reflecterende hesjes. Leg naamstickers, polsbandjes en de definitieve deelnemerslijst klaar bij het verzamelpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een safari-excursie reserveren?: Reserveer het safaripark en vervoer bij voorkeur minstens vier tot zes weken vooraf. Houd daarna nog minimaal één week over om aanmeldingen, dieetwensen, medische gegevens en de deelnemerslijst af te ronden.
Wat moet ik regelen voor vervoer naar een safaripark?: Leg vóór de uitnodigingen vast hoeveel chauffeurs en begeleiders nodig zijn en waar iedereen verzamelt. Stuur de route uiterlijk zeven dagen vooraf naar de deelnemers en neem een geprinte routekaart mee.
Wanneer verzamel ik medische gegevens en noodcontacten voor een safari?: Vraag deze gegevens op bij de aanmelding en sluit de verzameling uiterlijk één week voor vertrek af. Controleer de lijst 24 uur vooraf en leg een kopie klaar voor de verantwoordelijke begeleider.
Hoe bereid ik eten en drinken voor een safari-excursie voor?: Maak de broodjes en snacks de dag ervoor klaar, verpak dieetmaaltijden apart en koel de dranken vooraf. Neem voor elk eetmoment herbruikbaar servies, serveerschalen, afvalzakken en voldoende koelruimte mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.