Zo organiseer je een rugbytoernooi

Een rugbytoernooi organiseren begint niet met het wedstrijdschema, maar met een vaste datum, een geschikt veld en genoeg kleedkamers. Daarna leg je de regels, inschrijving, scheidsrechters en teamindeling vast voordat je het schema maakt. Op de wedstrijddag draait alles om duidelijke rollen, werkende sportmaterialen en een toernooibalie die klaarstaat. Hieronder zie je de volgorde en de punten die organisatoren vaak te laat regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum en veld vastleggen
2 personen
2
Kleedkamers reserveren
3
Toernooiregels vaststellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Inschrijfformulier openen
6
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Teamindeling bevestigen
2 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Schema naar teams sturen
12
Prijzen en medailles bestellen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Laatste teaminformatie sturen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Sportmateriaal controleren
2 personen
18
Prijzen klaarleggen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Toernooibalie voorbereiden
2 personen
21
Partytenten opzetten
4 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Veldlijnen uitzetten
3 personen
24
Doelpalen en vlaggen plaatsen
4 personen
25
Wedstrijdballen oppompen
2 personen
26
Kleedkamers inrichten
2 personen
27
EHBO-punt inrichten
2 personen
28
Catering voorbereiden
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Wedstrijdformulieren klaarleggen
31
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

32
Teams ontvangen
3 personen
33
Teams registreren
2 personen
34
Toernooi openen
2 personen
35
Wedstrijden begeleiden
6 personen
36
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
37
Dranken serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Finalewedstrijd begeleiden
4 personen
43
Winnaars huldigen
2 personen
44
Laatste consumpties serveren
2 personen
45
Verloren spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

46
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
47
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
48
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
49
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
50
Veld en kleedkamers schoonmaken
4 personen
51
Reserveringsmaterialen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
53
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
54
Uitslagen naar teams sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Rugbyballenaantal 12
Pionnenaantal 60
Veldmarkeringslintaantal 4
Veldmarkeerstiftenaantal 2
Doelpalenaantal 4
Vlaggenstokkenaantal 12
Trainingshesjesaantal 40
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Balpompaantal 2
Reserveventielenaantal 20

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4
Megafoon
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koude kompressenaantal 20
Sporttapeaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 100

Decoratie

Toernooibanner
Teamtafelnummersaantal 8
Pijlbordenaantal 8

Kantoor

Wedstrijdformulierenaantal 100
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 24
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Prijslijstenaantal 8
Medaillesaantal 120
Bekers voor winnaarsaantal 3

Tips

Leg de datum, het veld en de kleedkamers eerst vast. Doe dit bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf, zodat je daarna pas uitnodigingen en inschrijvingen opent.
Stel de toernooiregels vast vóór je teams indeelt. Vermeld onder meer wedstrijdduur, rusttijd, puntentelling en wat er gebeurt bij gelijke standen; stuur deze informatie uiterlijk 2 weken vooraf mee.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen definitief zijn. Reserveer tussen wedstrijden tijd voor wisselen en veldverplaatsing en stuur het schema minstens 5 dagen voor het toernooi naar alle teams.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok. Zorg bijvoorbeeld voor aparte mensen bij de toernooibalie, het veld, de catering en de ontvangst; houd ook één reservevrijwilliger achter de hand voor uitval.
Controleer materiaal en weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf. Pomp de wedstrijdballen op, leg reserveventielen en een balpomp klaar en zet partytenten, koelboxen en warmhoudbakken niet pas op het laatste moment klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een rugbytoernooi organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, veld, kleedkamers en scheidsrechters. Open daarna de inschrijving en stuur de definitieve teaminformatie uiterlijk 5 dagen voor het toernooi.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een rugbytoernooi?: Wacht tot de aanmeldingen en teamindeling definitief zijn. Plan per wedstrijd een vaste speeltijd, rust en wisselmoment en laat voldoende ruimte tussen wedstrijden voor verplaatsing en eventuele uitloop.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een rugbytoernooi?: Regel minimaal één scheidsrechter per gelijktijdig gebruikt veld en plan daarnaast een reserve. Bij een toernooi met twee velden heb je dus minimaal 2 actieve scheidsrechters en 1 achtervang nodig.
Wanneer controleer je het materiaal voor een rugbytoernooi?: Doe een volledige controle 24 uur vooraf en een korte controle op de ochtend zelf. Kijk vooral naar rugbyballen, balpomp, reserveventielen, doelpalen, vlaggen, veldmarkering, fluitjes en stopwatches.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.