Zo organiseer je een rugbytoernooi zonder gaten in de planning

Begin met de datum, het sportveld en de kleedkamers; pas daarna kun je teams, scheidsrechters en vrijwilligers goed vastleggen. Werk vervolgens toe naar een sluitend wedstrijdschema en een duidelijke deelnemersregistratie. Plan ook de praktische kant vroeg: parkeerinformatie, EHBO, catering, veldmaterialen en geluidsapparatuur. De meeste problemen ontstaan wanneer contactgegevens, dieetwensen of reservebenodigdheden pas in de laatste week worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sportveld reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Scheidsrechters vastleggen
5
EHBO-bezetting vastleggen
6
Toernooiregels opstellen
2 personen
7
Wedstrijdschema maken
2 personen
8
Teams uitnodigen
2 personen
9
Promotie publiceren
10
Aanmeldformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Contactgegevens controleren
13
Dieetwensen verzamelen
14
Teamindeling bevestigen
2 personen
15
Wedstrijdschema versturen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Scheidsrechters informeren
18
Parkeerinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Wedstrijdkaarten printen
23
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Velden uitzetten
4 personen
28
Doelen plaatsen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
EHBO-punt inrichten
2 personen
35
Borden en routepijlen plaatsen
2 personen
36
Scheidsrechtersbriefing houden
5 personen
37
Vrijwilligersbriefing houden
4 personen

Event

38
Registratietafel bemannen
2 personen
39
Teams ontvangen
3 personen
40
Wedstrijdvelden vrijgeven
2 personen
41
Opening aankondigen
42
Wedstrijden begeleiden
6 personen
43
Uitslagen registreren
2 personen
44
Speeltijd en wisselsignalen verzorgen
2 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Koffie en thee schenken
2 personen
49
EHBO-punt bemannen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
53
Prijzen uitreiken
2 personen
54
Publiek informeren over vertrek

Nazorg

55
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
56
Terrein vrijmaken
5 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
60
Servies en materiaal afwassen
3 personen
61
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
62
Terrein schoon opleveren
3 personen
63
Materialen terugbrengen
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Borg en sleutels afhandelen
66
Gevonden voorwerpen sorteren
67
Uitslagen publiceren
68
Deelnemers informeren over uitslag

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Registratiebalie
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Rugbyballenaantal 12
Rugbydoelenaantal 4
Pionnenaantal 80
Veldmarkeringstapeaantal 6
Trainingshesjesaantal 40
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Reservebalpompaantal 2

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Laptopsaantal 2
Labelprinter

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Teamvlaggenaantal 12
Start- en finishbordaantal 2
Wedstrijdinformatiepostersaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Catering

EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 30
Prijzendozenaantal 4
Medaillesaantal 60
Wisselgeldkist
Polsbandjesaantal 250
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 250
Portioneerbakjesaantal 150
Waterkannenaantal 10
Thermodekensaantal 6
Koelvestenaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg veld, kleedkamers, scheidsrechters en EHBO-bezetting minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen hoeveel wedstrijden het veld aankan en wanneer teams kunnen aankomen.
Open de inschrijving zodra de toernooiregels en het voorlopige wedstrijdschema klaar zijn. Vraag per team één contactpersoon, telefoonnummer, aantal spelers en dieetwensen uit.
Stuur het definitieve schema uiterlijk 7 dagen voor het toernooi naar alle teams, scheidsrechters en vrijwilligers. Voeg parkeerinformatie, registratieprocedure en een contactnummer voor de wedstrijddag toe.
Maak per onderdeel een korte bezettingslijst: registratie, veld, catering, materiaal en EHBO. Plan per post minstens één reservevrijwilliger in, zodat een afmelding niet direct tot vertraging leidt.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en leg partytenten, koelboxen, thermoskannen, water en snacks klaar. Test de mobiele geluidsinstallatie, microfoons en verlengkabels vóór de eerste teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een rugbytoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, veld, kleedkamers, scheidsrechters en EHBO. Plan de inschrijving en promotie daarna, zodat je minstens 2 weken hebt om teams en vrijwilligers definitief in te delen.
Wanneer moet je het wedstrijdschema van een rugbytoernooi maken?: Maak een voorlopig schema zodra de toernooiregels, speeltijd en beschikbare velden vaststaan. Verstuur het definitieve schema uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat de teamindeling en contactgegevens zijn gecontroleerd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een rugbytoernooi?: Plan minimaal één vrijwilliger voor registratie, één voor materiaal en veld, één voor catering en één aanspreekpunt voor de organisatie. Voeg per taak één reserve toe als het toernooi langer dan 4 uur duurt.
Wat moet je de dag voor een rugbytoernooi controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, teamlijst, dieetwensen, parkeerinformatie en beschikbaarheid van scheidsrechters en EHBO. Zet wedstrijdkaarten klaar en test geluidsinstallatie, microfoons en stroomaansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.