Zo organiseer je een regionaal kampioenschap wielrennen

Begin niet met de catering of startnummers, maar met het wedstrijdreglement, de categorieën en het parcours. Daarna leg je de locatie, vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering, jury en medische ondersteuning vast. Zodra de wedstrijdopzet staat, open je de inschrijving en deel je vrijwilligers in. In de laatste weken controleer je het parcours, meet je de start- en finishzone, publiceer je tijden en routekaart en sorteer je alle startnummers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
2
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
3
Wedstrijdlocatie reserveren
4
Parcoursvergunning aanvragen
2 personen
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
6
Verzekeringsdekking controleren
7
Officiële jury vastleggen
2 personen
8
Medische ondersteuning vastleggen
2 personen
9
Verkeersregelaars vastleggen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Inschrijfformulier openen
12
Sponsoren benaderen
3 personen
13
Prijzengeld vastleggen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Parcours inspecteren
3 personen
18
Start- en finishzone meten
3 personen
19
Parcourskaart publiceren
20
Starttijden publiceren
21
Catering reserveren
2 personen
22
Materiaal reserveren
2 personen
23
Prijzen en medailles bestellen
24
Routeborden voorbereiden
3 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
27
Deelnemerslijst afdrukken
28
Weersverwachting controleren
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Materiaal ophalen
3 personen
31
Dranken koelen
2 personen

Event

32
Parcours uitzetten
8 personen
33
Verkeershekken plaatsen
6 personen
34
Routeborden plaatsen
5 personen
35
Start- en finishboog opbouwen
5 personen
36
Inschrijftafels opstellen
3 personen
37
Cateringpunt opbouwen
4 personen
38
Jurytafel inrichten
2 personen
39
Geluid en microfoon testen
2 personen
40
Tijdwaarneming testen
3 personen
41
EHBO-punt inrichten
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
44
Deelnemers registreren
4 personen
45
Startnummers uitdelen
3 personen
46
Fietsen controleren
2 personen
47
Parcours vrijgeven
2 personen
48
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
49
Wielerkoers begeleiden
12 personen
50
Verkeerspunten bemannen
10 personen
51
Tijdwaarneming uitvoeren
3 personen
52
Omroep verzorgen
2 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Hapjes serveren
4 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Tussenstanden publiceren
2 personen
57
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
58
Uitslag controleren
3 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
60
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen
61
Laatste ronde serveren
3 personen
62
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

63
Parcours afzetten
6 personen
64
Verkeershekken verwijderen
6 personen
65
Borden en linten verzamelen
5 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Locatie schoonmaken
5 personen
70
Materiaal inventariseren
2 personen
71
Geleend materiaal retourneren
3 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
73
Uitslag online publiceren
74
Deelnemersfoto's versturen
75
Prijzen administratief verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inschrijftafelsaantal 4
Jurytafel
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerhoudersaantal 180
Rugnummersaantal 180
Kegelsaantal 40
Parcourslintaantal 12
Pionnenaantal 60
Rondebordenaantal 8
Finishklok
Fietsstandaardsaantal 30
Reservefietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Verkeershekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Stopbordenaantal 12
Routebordenaantal 30
Pijlbordenaantal 45
Podiumdelenaantal 3
Medaillesaantal 18
Bekersaantal 6
Start- en finishboog
Wegmarkeerverfaantal 12
Hoogtevestenaantal 25
Portofoonsaantal 15
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Koelelementenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 25

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Sponsorbannersaantal 20
Podiumachterdoek

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Koelkluis

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Afvalknijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag parcoursvergunningen en verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddag aan. Zonder goedgekeurde omleiding en voldoende verkeersregelaars kun je de route niet veilig gebruiken.
Leg de officiële jury en medische ondersteuning vast voordat je de inschrijving opent. De wedstrijdcategorieën, het reglement en de starttijden moeten op elkaar aansluiten.
Meet de start- en finishzone op locatie en maak de plaatsing van jurytafel, finishklok, rondeborden en geluidsset vooraf duidelijk. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen de apparatuur veilig kunnen bereiken.
Verwerk aanmeldingen niet alleen administratief: verzamel dieetwensen, maak vrijwilligersgroepen en sorteer startnummers, nummerhouders en rugnummers per categorie. Dat voorkomt lange rijen bij de inschrijftafels.
Plan een parcoursinspectie in de laatste voorbereidingsfase en maak routeborden, kegels, pionnen en parcourslint compleet. Reserveer catering en tenten op tijd, zodat deelnemers en vrijwilligers bij wisselvallig weer kunnen schuilen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een regionaal wielerkampioenschap organiseren?: Begin minimaal zes maanden vooraf met het reglement, de categorieën, locatie en vergunningen. Reserveer jury, medische ondersteuning en verkeersregelaars uiterlijk enkele maanden voor de wedstrijddag.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een wielerparcours?: Vraag de parcoursvergunning en verkeersmaatregelen aan zodra de route en wedstrijddatum voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal drie tot zes maanden vooraf. Gemeentelijke behandelingstermijnen kunnen verschillen.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig voor een wielerwedstrijd?: Dat hangt af van kruisingen, afsluitingen en de lengte van het parcours; laat de bevoegde instantie het aantal bepalen. Maak de inzet uiterlijk enkele weken vooraf definitief en geef iedere verkeersregelaar een vast punt.
Wanneer publiceer je starttijden en de parcourskaart?: Publiceer de parcourskaart en starttijden zodra de inschrijvingen gecontroleerd zijn en de jury de indeling heeft bevestigd, bij voorkeur één tot twee weken voor de wedstrijd. Communiceer wijzigingen direct aan deelnemers en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.