Zo organiseer je een regenboogpicknick

Begin met de locatie, vergunning en route-informatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen, zodat je boodschappen en porties kunt afstemmen. Bereid eten en drinken zoveel mogelijk vooraf en houd dieetproducten apart herkenbaar. Op de dag zelf werk je van praktisch naar sfeervol: eerst kleden, tafels, buffet en drankpunten, daarna decoratie, spellen en muziek. Controleer de weersverwachting op tijd en spreek af wie bij regen de spullen verplaatst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en vergunning vastleggen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Weersverwachting controleren
6
Parkeer- en route-informatie delen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
3 personen
9
Picknickmaterialen ophalen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Groenten en fruit wassen
2 personen
12
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
13
Salades en dips bereiden
2 personen
14
Fruit en snacks portioneren
2 personen
15
Dieetproducten apart verpakken
2 personen
16
Voedseletiketten schrijven
17
Picknickkleden uitrollen
3 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Buffettafels inrichten
3 personen
20
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
21
Drankpunten inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
24
Muziek en verlichting testen
2 personen
25
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
27
Gasten welkom heten
2 personen
28
Hapjes uitzetten
2 personen
29
Dranken serveren
2 personen
30
Picknickbuffet aanvullen
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee schenken
2 personen
33
Spellen begeleiden
3 personen
34
Muziek verzorgen
35
Verlichting inschakelen
36
Afvalpunten legen
2 personen
37
Laatste ronde aankondigen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Eten en drinken veilig verpakken
2 personen
40
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
41
Tafels en stoelen inklappen
4 personen
42
Afval verzamelen en sorteren
4 personen
43
Terrein schoonmaken
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
46
Materialen inventariseren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voedsel doneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknickkledenaantal 15
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerlepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Regenboogvlaggenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Infobordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Picknickspellenaantal 6
Zachte ballenaantal 4
Springtouwenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de uiterste aanmelddatum minstens 7 dagen vóór de picknick. Gebruik het aantal aanmeldingen om broodjes, wraps, salades, dips, fruit en snacks te portioneren; maak voor dieetwensen aparte verpakkingen en etiketten.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Leg parasols en een alternatief voor kwetsbare materialen klaar, zodat een bui niet meteen het buffet, de muziek of de versiering raakt.
Koel dranken enkele uren vooraf in koelboxen en richt minstens één apart drankpunt in. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul waterkannen zichtbaar bij.
Richt de locatie in deze volgorde in: picknickkleden, tafels en stoelen, buffet, servies, drankpunten, afvalpunten en pas daarna vlaggen, tafelkleden en andere versiering. Zo blijft er ruimte om te lopen en voorkom je dat decoratie tijdens het opbouwen beschadigt.
Test de draagbare speaker, powerbanks, batterijlantaarns en lichtslingers vóór de gasten komen. Leg spelmaterialen zoals frisbees op één vaste plek en zet een krijtbord of infobord neer met route-, buffet- en afvalinformatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een regenboogpicknick organiseren?: Leg locatie en eventuele vergunning minimaal 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vóór de picknick.
Hoeveel eten heb ik nodig voor een regenboogpicknick?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en plan per persoon een hoofdportie, 2 tot 3 kleine snacks en fruit. Maak dieetproducten apart en bereid gekoelde salades, dips en wraps bij voorkeur op de dag zelf of maximaal 1 dag vooraf.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor de picknick controleren?: Controleer het weer 48 uur vooraf voor je boodschappen en inrichting definitief maakt, en nogmaals op de ochtend van het evenement. Spreek uiterlijk de avond ervoor af wie bij regen parasols, tafels, eten en apparatuur verplaatst.
Hoe richt ik een regenboogpicknick praktisch in?: Reserveer eerst ruimte voor looproutes en afvalpunten. Zet daarna kleden, tafels, buffet, servies en drankpunten neer; hang vlaggenlijnen en plaats spellen pas als de basisopstelling klaar is, ongeveer 60 tot 90 minuten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.