Zo organiseer je een poëzieavond

Begin met de datum en locatie en bepaal daarna hoeveel dichters en bezoekers de ruimte aankan. Open de aanmeldingen pas wanneer de voordragers, het programma en de pauzes voldoende duidelijk zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je cateringhoeveelheden tijdig kunt berekenen. Plan op de dag zelf ruimte voor ventileren, opbouwen en een volledige geluidstest; vooral microfoons, kabels en spreekplek worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Dichters en voordragers uitnodigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Voordrachten en pauzes indelen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Dichters definitief bevestigen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Programmaboekjes opmaken
13
Bewegwijzering voorbereiden
14
Techniek testen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Programmaboekjes printen

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte ventileren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Spreekplek inrichten
2 personen
22
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
23
Techniek en microfoons testen
2 personen
24
Decoratie ophangen
2 personen
25
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
26
Programmaboekjes klaarleggen
27
Dichters ontvangen
2 personen
28
Dichters kort instrueren
2 personen
29
Inloop en registratie verzorgen
3 personen
30
Bezoekers verwelkomen
2 personen
31
Openingswoord verzorgen
32
Voordrachten begeleiden
2 personen
33
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
34
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Voordrachten en afsluiting begeleiden
2 personen
37
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Materialen controleren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Restanten veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Garderoberekaantal 2

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffielepelsaantal 60
Serveertraysaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkaraffenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Batterijlichtjesaantal 12
Programmabordenaantal 4
Wegwijzersaantal 6
Plakgumaantal 4

Kantoor

Programmaboekjesaantal 60
Naamkaartjesaantal 20
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de voordrachten en pauzes vóór je het programma publiceert. Houd per dichter een vast tijdsblok aan en reserveer extra minuten voor wissels, applaus en onverwachte uitloop.
Laat dichters niet alleen mondeling toezeggen. Vraag uiterlijk één week vooraf om een definitieve bevestiging en noteer naam, voordrachtduur en eventuele technische wensen.
Verwerk dieetwensen zodra een bezoeker zich aanmeldt. Tel daarna het aantal aanwezigen opnieuw op voordat je catering bestelt, zodat vegetarische of andere aangepaste opties niet ontbreken.
Test geluidsapparatuur en microfoons minimaal één uur vóór de ontvangst. Controleer ook mengpaneel, luidsprekers, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze echt gebruikt worden.
Leg programmaboekjes, naamkaartjes, pennen en wegwijzers vóór de deuren opengaan klaar. Zet stoelen, spreektafel, buffet en dranken eerst neer; decoratie en batterijlichtjes kun je pas daarna ophangen zonder de doorloop te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een poëzieavond gemiddeld?: Reken voor een programma met meerdere voordrachten op 2 tot 3 uur, inclusief één pauze van ongeveer 15 minuten. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten vóór aanvang voor opbouw en techniek.
Hoeveel tijd geef je een dichter tijdens een poëzieavond?: Plan meestal 5 tot 10 minuten per dichter, afhankelijk van het aantal deelnemers en de totale avondduur. Voeg per voordracht ongeveer 2 minuten toe voor aankondiging, applaus en het wisselen van de microfoon.
Wanneer moet ik dichters definitief bevestigen?: Bevestig de deelnemers uiterlijk één week vóór de poëzieavond. Dan kun je het programma, de programmaboekjes en de pauze-indeling nog aanpassen zonder last-minute wijzigingen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een poëzieavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel koffie, thee en water afzonderlijk mee en bestel extra als de avond langer dan 2 uur duurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.