Zo organiseer je een piratenfeest zonder last-minute chaos

Begin een piratenfeest niet met de versiering, maar met de gastenlijst, locatie en planning. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen en bepaal daarna hoeveel tafels, stoelen, glazen en eten nodig zijn. Werk vervolgens van buiten naar binnen: controleer het weer, richt de ruimte in, zet de schatzoektocht uit en maak het buffet klaar. De meeste tijd gaat verloren aan spullen die pas op het laatste moment worden gezocht, zoals spelmaterialen, koude dranken en uitdeelaccessoires.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Weersverwachting controleren
6
Buurt informeren over muziek
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Versiering ophalen
10
Ruimte vrijmaken
2 personen
11
Tafels opstellen
2 personen
12
Stoelen klaarzetten
2 personen
13
Buffet inrichten
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Versiering ophangen
3 personen
16
Piratenhoek inrichten
2 personen
17
Schatzoektocht uitzetten
2 personen
18
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
19
Muziek afspeellijst maken
20
Speakers aansluiten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Taart klaarzetten
23
Toilet controleren

Event

24
Gasten ontvangen
2 personen
25
Piratendoeken uitdelen
26
Welkomstdrank serveren
2 personen
27
Schatzoektocht begeleiden
3 personen
28
Piratenquiz begeleiden
2 personen
29
Spelronde begeleiden
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Buffet openen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Taart aansnijden
2 personen
34
Muziek verzorgen
35
Fotohoek begeleiden
36
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Versiering verwijderen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Materialen controleren
2 personen
43
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Piratenvlaggenaantal 8
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 50
Schatkist
Gouden muntenaantal 100
Piratenkaartaantal 2
Decoratief scheepswiel
Kunststof zwaardenaantal 12
Piraatshoedenaantal 20
Ooglapjesaantal 20
Fotoachtergrond

Servies

Bordenaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Karaffenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 2
Waterkoker
Taartmes

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Sportmateriaal

Pittenzakkenaantal 12
Touwringenaantal 4
Plastic bekers voor spelaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handveger en blik
Dweilmop

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de schatzoektocht minstens één dag vooraf. Controleer de route op gevaarlijke plekken en leg de piratenkaart, schatkist en gouden munten klaar voordat de eerste gasten arriveren.
Zet versiering en piratenhoek niet op dezelfde plek als het buffet. Houd minimaal één vrije doorgang tussen tafels, stoelen en de speelzone, zodat kinderen en volwassenen elkaar niet hinderen.
Koel dranken enkele uren vooraf en gebruik koelboxen voor wat niet in de koelkast past. Reken per gast op twee tot drie drankjes in het eerste uur en vul karaffen pas vlak voor ontvangst.
Maak het buffet compleet vóór je de gasten ontvangt: borden, drinkglazen, bestek, serveerschalen en serveertangen horen al op hun plaats te liggen. Zet taart apart klaar, zodat die niet tussen de hartige hapjes verdwijnt.
Test muziek en speakers vóór het feest en informeer de buurt vooraf als de muziek buiten hoorbaar is. Houd ook een alternatief binnen achter de hand wanneer de weersverwachting omslaat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een piratenfeest organiseren?: Begin ongeveer drie weken vooraf met de gastenlijst en uitnodigingen. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor het feest, zodat je boodschappen en hapjes nog kunt aanpassen.
Wanneer zet je een schatzoektocht uit op een piratenfeest?: Zet de route en opdrachten de dag vóór het feest uit. Controleer op de ochtend zelf nog één keer of kaart, schatkist en gouden munten niet zijn verplaatst of zichtbaar zijn voor de kinderen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een piratenfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Zet een deel enkele uren vooraf koud en houd extra karaffen of koelboxen klaar.
Wanneer richt je het buffet en de piratenhoek in?: Richt de piratenhoek en de versiering eerst in, bij voorkeur enkele uren voor aanvang. Zet het buffet daarna klaar en plaats de taart pas vlak voor ontvangst, zodat die netjes blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.