Zo organiseer je een Pinksterkamp zonder last-minute gedoe

Een Pinksterkamp organiseren begint niet met tenten opbouwen, maar met een vaste datum, geschikte locatie en een betrouwbare deelnemerslijst. Werk daarna in deze volgorde: aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, maaltijden en activiteiten plannen, reserveringen en vervoer bevestigen en het materiaal controleren. Plan de opbouw ruim vóór de eerste aankomst, zodat je nog tijd hebt voor het terrein, de keuken en de inchecktafel. Vooral koelruimte, gasflessen, noodcontacten en parkeerruimte worden snel vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten controleren
2 personen
6
Deelnemerslijsten afdrukken
7
Maaltijden en boodschappen plannen
3 personen
8
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
9
Spelmateriaal controleren
2 personen
10
Reserveringen bevestigen
11
Vervoer en parkeerruimte bevestigen
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
15
Koelboxen vullen
2 personen
16
Kampmateriaal laden
4 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Terrein controleren
3 personen
19
Tenten opbouwen
6 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Keuken inrichten
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Inchecktafel klaarzetten
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
4 personen
25
Kampregels uitleggen
2 personen
26
Slaapplaatsen verdelen
3 personen
27
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
28
Middagdrankjes serveren
2 personen
29
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
30
Avondmaaltijd serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Avondspel begeleiden
4 personen
33
Avondeten opruimen
3 personen
34
Avondprogramma afsluiten
2 personen
35
Nachttoezicht instellen
2 personen
36
Ontbijt voorbereiden
3 personen
37
Ontbijt serveren
3 personen
38
Dagactiviteit begeleiden
5 personen
39
Lunch bereiden
3 personen
40
Lunch serveren
3 personen
41
Middagactiviteit begeleiden
5 personen
42
Barbecue voorbereiden
4 personen
43
Barbecue serveren
4 personen
44
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
45
Ochtendprogramma begeleiden
4 personen
46
Brunch bereiden
3 personen
47
Brunch serveren
3 personen
48
Afsluitend spel begeleiden
4 personen
49
Bagage verzamelen
3 personen
50
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

51
Tenten afbreken
6 personen
52
Meubilair opruimen
4 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Terrein schoonmaken
4 personen
56
Kampmateriaal inventariseren
2 personen
57
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
58
Locatie afsluiten
2 personen
59
Geleende spullen retourneren
2 personen
60
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
61
Verloren voorwerpen sorteren
62
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Kamptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickbankenaantal 4
Inchecktafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 3
Keukentangenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Keukenmessenaantal 6
Koelboxenaantal 5
Koelelementenaantal 20

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 60

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 30
Touwtrektouw
Springtouwenaantal 8
Waterpistolenaantal 20
Blinddoekenaantal 10
Spelkaartenaantal 4
Bordspellenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Theedoekenaantal 20
Handdoekenaantal 10
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór het kamp af en controleer daarna per persoon de dieetwensen en noodcontacten. Print minstens één actuele lijst voor de inchecktafel en bewaar een tweede exemplaar apart.
Plan maaltijden op basis van het werkelijke aantal deelnemers en splits houdbare voorraad van gekoelde producten. Vul koelboxen pas vlak voor vertrek met koelelementen, zodat eten en drinken tijdens de reis koud blijven.
Maak het activiteitenprogramma met een duidelijke starttijd, locatie en verantwoordelijke per onderdeel. Controleer het spelmateriaal vooraf; ontbrekende kleine onderdelen vallen op kampdagen vaak pas bij de eerste activiteit op.
Bevestig reserveringen, vervoer en parkeerruimte vóór je boodschappen en kampmateriaal laadt. Zo voorkom je dat deelnemers aankomen terwijl de locatie nog niet open kan of auto’s nergens kwijt kunnen.
Begin de opbouw met het terrein controleren en de keuken inrichten, en zet daarna tenten, tafels, stoelen en de inchecktafel klaar. Test verlengsnoeren, stekkerdozen, waterkokers en Bluetoothspeakers voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Pinksterkamp organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen uiterlijk 1 tot 2 weken voor het kamp, zodat je maaltijden, tenten en vervoer kunt afstemmen.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een Pinksterkamp?: Plan per maaltijd op basis van het definitieve aantal deelnemers en houd rekening met dieetwensen. Koop houdbare voorraad enkele dagen eerder, maar haal gekoelde producten pas 1 dag vooraf of op de ochtend van vertrek.
Wanneer moet je tenten en de keuken opbouwen?: Reserveer op de kampdag minimaal 2 tot 3 uur vóór de eerste aankomst voor openen, terreincontrole en opbouw. Richt de keuken in voordat je maaltijden klaarmaakt en controleer gasbranders, gasflessen en kookpannen vóór gebruik.
Wat moet je vooraf controleren voor de veiligheid van een Pinksterkamp?: Controleer uiterlijk 24 uur vooraf de weersverwachting, noodcontacten, route en parkeerruimte. Leg bij de inchecktafel de deelnemerslijst en kampregels klaar en wijs vóór de start iemand aan die de ontvangst en noodgevallen coördineert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.