Zo organiseer je een picknickfestival

Een picknickfestival organiseer je het overzichtelijkst in drie fases: eerst locatie, datum en regels vastleggen, daarna gasten en leveranciers regelen, en pas dan inkopen en opbouwen. Werk met een definitieve gastenlijst, zodat je eten, servies, zitplaatsen en koeling kunt afstemmen op het echte aantal bezoekers. Verzamel dieetwensen vroeg en communiceer een weersplan voordat mensen vertrekken. Op de dag zelf draait alles om een droge opbouw, koude dranken, duidelijke allergenenlabels en een buffet dat snel toegankelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2
Vergunningen en regels controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers reserveren
7
Weersverwachting controleren
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
12
Koelboxen reinigen
2 personen
13
Servies en bestek controleren
2 personen
14
Muziek afspeellijst samenstellen
15
Weersplan communiceren

Event

16
Terrein controleren
3 personen
17
Leveringen ontvangen
2 personen
18
Tenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Picknickkleden uitleggen
3 personen
21
Buffettafels inrichten
3 personen
22
Dranken koud zetten
3 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
25
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
26
Decoratie ophangen
3 personen
27
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen
29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Afvalbakken legen
2 personen
34
Toiletten controleren
35
Verlichting inschakelen
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
3 personen
37
Eten en drinken afdekken
3 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
4 personen
39
Servies en bestek afwassen
3 personen
40
Terrein schoonmaken
4 personen
41
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
42
Tenten afbreken
4 personen
43
Materialen reinigen en drogen
3 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Picknickkledenaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Tafelkleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Menubordenaantal 4
Allergenenkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Handgelpompenaantal 4

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 6
Kubbspellenaantal 2
Picknickspelletjesaantal 4

Overig

Eerste-hulpdozenaantal 2
Zaklampenaantal 4
Tafelnietjes en tape

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum en vergunningen minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer meteen regels voor geluid, tenten, afval en gebruik van het terrein; die kunnen je opbouw en leverancierskeuze bepalen.
Stuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het festival. Gebruik daarna één definitieve gastenlijst voor boodschappen, dieetwensen, tafels, stoelen en picknickkleden.
Plan eten en drinken op basis van het bevestigde aantal gasten en zet per koelbox voldoende koelelementen klaar. Reinig de koelboxen vooraf en houd houdbare voorraad apart, zodat je op de opbouwdag niet hoeft te zoeken.
Maak 24 tot 48 uur vooraf een weerbesluit en communiceer wat er verandert bij regen of wind. Controleer ook of partytenten stevig kunnen staan en of verlengkabels en stekkerdozen veilig droog blijven.
Begin op de locatie met een terreincontrole en bouw daarna tenten, tafels en stoelen op voordat je het buffet inricht. Zet dranken koud, plaats allergenenkaartjes zichtbaar en sluit geluidsapparatuur pas aan nadat de looproutes vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een picknickfestival organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum en vergunningen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en maak de definitieve gastenlijst 10 tot 14 dagen voor het festival.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een picknickfestival?: Bereken het menu op basis van het definitieve aantal gasten, niet op basis van de eerste aanmeldingen. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en houd extra water apart voor de rest van de middag.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een picknickfestival?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf. Controleer de lijst nog één keer bij het maken van de definitieve boodschappenlijst en gebruik allergenenlabels op het buffet.
Wat doe je bij regen tijdens een picknickfestival?: Maak uiterlijk 24 tot 48 uur vooraf een besluit over het weersplan en deel dat met alle gasten. Zorg dat tenten, tafels, geluidsapparatuur en kabels tegen regen kunnen en communiceer duidelijk of het programma doorgaat, verschuift of wordt aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.