Zo organiseer je een picknick zonder last-minute gedoe

Begin een picknick niet met boodschappen, maar met de plek en het aantal deelnemers. Leg datum, locatie, parkeer- en toiletinformatie vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je hoeveelheden bepaalt. In de laatste dagen controleer je het weer, koel je dranken en bereid je eten voor. Op de dag zelf draait alles om transport, een snelle opbouw en een buffet waar mensen zelfstandig kunnen pakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Parkeer- en toiletinformatie controleren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Weersverwachting controleren
7
Deelnemerslijst afdrukken
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Voorraad en materialen verzamelen
2 personen
11
Koelboxen schoonmaken
12
Dranken koelen
13
Groente en fruit wassen
2 personen
14
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
15
Salades bereiden
2 personen
16
Fruit en snacks portioneren
2 personen
17
Koffie en thee voorbereiden
18
Transport inladen
3 personen
19
Locatie controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Picknickkleedjes uitleggen
2 personen
22
Buffettafels inrichten
3 personen
23
Dranken koud klaarzetten
2 personen
24
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
25
Welkomsttafel inrichten
26
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Spelmateriaal uitdelen
32
Picknicklunch serveren
3 personen
33
Buffet bijvullen
2 personen
34
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
35
Fruit en dessert serveren
2 personen
36
Koffie en thee opnieuw serveren
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Eten en dranken inpakken
3 personen
39
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
40
Kleedjes en decoratie opruimen
2 personen
41
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
42
Locatie schoon achterlaten
3 personen
43
Servies en materialen reinigen
2 personen
44
Koelboxen leegmaken en drogen
45
Overgebleven eten controleren
2 personen
46
Huurmaterialen retourneren
2 personen
47
Materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkleedjesaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Broodmandenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Kurkentrekkersaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Menukaartenaantal 6

Sportmateriaal

Jeu-de-boulessetsaantal 3
Kubbsetsaantal 2
Kaartspellenaantal 6
Frisbeesaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Droogdoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2
Desinfecterende sprayaantal 2
Koeltas voor afvalaantal 2

Tips

Plan de boodschappen pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Reken per persoon op ongeveer 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en neem extra water mee bij warm weer.
Controleer de locatie uiterlijk 2 dagen vooraf op parkeermogelijkheden, toiletten en regels voor tafels, parasols of speakers. Zo ontdek je niet pas bij aankomst dat je materiaal niet naar de plek mag.
Maak gekoelde producten en dranken de dag ervoor klaar en gebruik voldoende koelelementen in de koelboxen. Zet salades, fruit en beleg pas kort voor vertrek uit de koelkast.
Zet op de ochtend zelf eerst tafels, picknickkleedjes en parasols neer en richt daarna het buffet in. Leg borden, kommen, bekers en bestek aan het begin van de uitgifte, zodat er geen opstopping ontstaat.
Print de deelnemerslijst en neem een eenvoudig weerplan mee. Bij regen of harde wind moet je vooraf weten welke spullen je binnen, onder een overkapping of in de auto kunt beschermen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eten heb je nodig voor een picknick?: Bepaal de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en hun dieetwensen. Voor een maaltijdpicknick plan je naast brood en beleg ook meerdere salades, fruit en snacks; maak uiterlijk 2 dagen vooraf een boodschappenlijst.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een picknick versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zodat je de deelnemerslijst en dieetwensen op tijd hebt. Vraag om een reactie uiterlijk 7 dagen voor de picknick.
Hoe houd je eten en drinken koud tijdens een picknick?: Koel dranken en etenswaren de avond ervoor en vul de koelboxen direct voor vertrek met koelelementen. Houd gekoelde salades, beleg en fruit tot het uitserveren in de koelbox en zet bederfelijke producten niet langer dan 2 uur ongekoeld buiten.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een picknick?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis uiterlijk 24 uur van tevoren of je de picknick verplaatst of een beschutte plek gebruikt; zo voorkom je onnodig transport en nat materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.