Zo organiseer je een personeelsweekend zonder last-minute gedoe

Begin een personeelsweekend niet met activiteiten, maar met datum, locatie en de deelnemerslijst. Daarna leg je het programma, vervoer, kamers, maaltijden en dieetwensen vast. Werk met een voorlopige aanmelding en maak uiterlijk een week vooraf een definitieve lijst voor de accommodatie en keuken. Op de dag zelf draait alles om een korte controle: ruimtes openen, tafels en buffet klaarzetten, dranken koelen en techniek testen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Deelnemerslijst opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Kamers en bedden indelen
2 personen
8
Vervoer en parkeerinformatie delen
9
Activiteiten reserveren
10
Maaltijden en boodschappen plannen
2 personen
11
Definitieve deelnemerslijst maken
12
Dieetwensen aan keuken doorgeven
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Route en contactlijst printen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimtes controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
23
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Muziek en verlichting testen
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Kamersleutels uitdelen
2 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
31
Programma toelichten
32
Middagactiviteit begeleiden
3 personen
33
Borrelhapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
36
Diner serveren
4 personen
37
Afval en servies verzamelen
2 personen
38
Avondprogramma begeleiden
3 personen
39
Nachtelijke afsluiting uitvoeren
2 personen
40
Ontbijtbuffet klaarzetten
3 personen
41
Ontbijt serveren
3 personen
42
Kamers controleren
2 personen
43
Bagage verzamelen
2 personen
44
Ochtendactiviteit begeleiden
3 personen
45
Lunchpakket uitdelen
2 personen

Nazorg

46
Locatie leegruimen
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval verwijderen
2 personen
49
Ruimtes schoonmaken
3 personen
50
Materialen sorteren en opbergen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 35
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 3
Spelletjes voor buitenaantal 4
Gezelschapsspellenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en verstuur daarna de uitnodiging. Vraag meteen naar aanmelding, dieetwensen, vervoer en de gewenste kamerindeling; zo voorkom je dat je later opnieuw moet inventariseren.
Maak het programma met vaste tijden voor aankomst, maaltijden, activiteiten en rust. Reserveer activiteiten zodra het aantal deelnemers redelijk bekend is en deel route- en parkeerinformatie uiterlijk één week vooraf.
Sluit de deelnemerslijst zeven dagen voor vertrek. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen dan door aan de accommodatie of keuken en pas de kamer- en bedindeling aan.
Controleer boodschappen, servies en keukenmateriaal niet alleen op soort maar ook op aantal. Tel bijvoorbeeld glazen, borden, kommen, besteksets en koffiekopjes vóór je boodschappen doet.
Plan op de locatie minimaal 60 minuten voor de start voor het openen en controleren van ruimtes. Zet buffet, uitgiftepunt, tafels en stoelen klaar en test Bluetoothspeakers, microfoon, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een personeelsweekend organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna direct en sluit de definitieve deelnemerslijst 7 dagen voor vertrek.
Wanneer moet je de kamers en bedden indelen?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen. Bevestig de kamer- en bedindeling uiterlijk 1 week vooraf, nadat afmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een personeelsweekend op te bouwen?: Reserveer op locatie minimaal 60 minuten voor ruimtes controleren, tafels en stoelen opstellen, het buffet inrichten en materialen klaarzetten. Trek 30 extra minuten uit als je ook versiering, muziek, verlichting of een microfoon test.
Wanneer geef je dieetwensen door voor een personeelsweekend?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw bij de definitieve lijst. Geef de bevestigde gegevens uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de keuken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.