Zo organiseer je een paintballtoernooi

Begin met het wedstrijdformat, het aantal spelers en de beschikbare speeltijd. Reserveer daarna het terrein, de paintballmaterialen en scheidsrechters voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd aanmeldingen, teamindeling en dieetwensen centraal bij, en stuur deelnemers uiterlijk een week vooraf alle praktische informatie. Op de speeldag draaien veiligheid, een strak schema en voldoende tijd voor materiaalwissels het toernooi soepel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformat en regels vastleggen
2 personen
2
Paintballterrein reserveren
3
Catering en drank reserveren
4
Scheidsrechters vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Teamindeling bijhouden
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersbijdragen innen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
12
Veiligheidsinstructie schrijven
2 personen
13
Toestemmingsformulieren voorbereiden
14
Prijzen en medailles bestellen
15
Paintballmateriaal reserveren
16
Weersverwachting controleren
17
Definitieve deelnemerslijst maken
18
Leveringen en reserveringen bevestigen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Wedstrijdkaarten printen
23
Toestemmingsformulieren printen
24
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
25
Prijzen en medailles klaarleggen
26
Materiaal naar locatie vervoeren
3 personen
27
Terrein en speelvelden inspecteren
3 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet inrichten
3 personen
32
Paintballmateriaal klaarzetten
4 personen
33
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
34
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
35
Scheidsrechtersbriefing houden
4 personen

Event

36
Registratiebalie openen
3 personen
37
Toestemmingsformulieren innemen
2 personen
38
Welkomstbriefing geven
2 personen
39
Beschermingsmateriaal uitdelen
4 personen
40
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
41
Voorronde begeleiden
6 personen
42
Dranken en snacks serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Wedstrijdstanden verwerken
2 personen
45
Lunch en avondeten uitserveren
4 personen
46
Kwartfinales begeleiden
6 personen
47
Halve finales begeleiden
6 personen
48
Finale begeleiden
6 personen
49
Winnaars huldigen
3 personen
50
Vertrek en materiaalcontrole uitvoeren
3 personen

Nazorg

51
Afval verzamelen
4 personen
52
Catering en keuken opruimen
3 personen
53
Terrein schoonmaken
4 personen
54
Tenten, tafels en stoelen afbreken
4 personen
55
Paintballmateriaal reinigen
3 personen
56
Servies en koelboxen reinigen
2 personen
57
Geleend materiaal retourneren
2 personen
58
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
59
Facturen en borg afhandelen
60
Bedankbericht aan deelnemers versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Paintballmarkersaantal 40
Paintballmaskersaantal 40
Borst- en rugprotectorsaantal 40
Paintballpakkenaantal 40
Paintballkogelsaantal 24000
Persluchtflessenaantal 40
Hervulstationaantal 2
Scheidsrechterhesjesaantal 8
Teamlintenaantal 8
Veldmarkeringstapeaantal 4
Wedstrijdfluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Scorekaartenaantal 100
Pionnenaantal 40
Trainingsballenaantal 6
Reservevizierenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Printer
Betaalterminal

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Podiumlintenaantal 2
Start- en finishbordenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst vast hoeveel teams meedoen, hoeveel spelers per team starten en hoeveel rondes je speelt. Plan per ronde extra tijd voor uitleg, materiaal controleren en het hervullen van persluchtflessen.
Reserveer terrein, paintballmarkers, maskers, protectors, pakken en paintballkogels zodra je een streefdatum hebt. Controleer uiterlijk twee weken vooraf of alle reserveringen, leveringen en het hervulstation bevestigd zijn.
Sluit de inschrijving ongeveer één week voor het toernooi. Maak daarna de definitieve deelnemerslijst, deel teams in en vraag ontbrekende toestemmingsformulieren of dieetwensen direct na.
Stuur deelnemers minimaal zeven dagen vooraf het aanvangsuur, de route, kledinginstructies, veiligheidsregels en informatie over eten en drinken. Vermeld ook wanneer ze aanwezig moeten zijn voor de veiligheidsinstructie; reken daarvoor minstens 15 minuten.
Maak wedstrijdkaarten, scorekaarten en deelnemersmappen de dag ervoor klaar. Leg teamlinten, scheidsrechterhesjes, fluitjes, stopwatches en prijzen apart klaar, zodat de eerste wedstrijd niet wacht op zoekwerk.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig voor een paintballtoernooi?: Reken voor een compact toernooi met meerdere rondes op minimaal 4 tot 6 uur op locatie. Reserveer daarnaast 15 tot 30 minuten voor ontvangst en veiligheidsinstructie en plan 10 minuten tussen wedstrijden voor wisselen en hervullen.
Wanneer moet je een paintballterrein reserveren?: Reserveer het terrein zodra je een datum en een verwacht deelnemersaantal hebt, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag uiterlijk 2 weken voor het toernooi schriftelijk om bevestiging van terrein, materiaal en starttijd.
Hoeveel paintballkogels moet je per persoon regelen?: Gebruik het verbruik van het gekozen format en de terreinexploitant als uitgangspunt en neem een reserve van 10 tot 20 procent mee. Laat het benodigde aantal uiterlijk een week vooraf bevestigen, zodat hervullen en extra voorraad zijn geregeld.
Wanneer maak je de teamindeling voor een paintballtoernooi?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en de definitieve indeling ongeveer 7 dagen voor het toernooi. Zo kun je afmeldingen, dieetwensen en ontbrekende toestemmingsformulieren nog verwerken voordat je wedstrijdkaarten print.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.