Zo organiseer je een padeltoernooi

Begin met de datum, het aantal beschikbare padelbanen en het gewenste toernooiformat. Die drie keuzes bepalen hoeveel teams kunnen meedoen, hoe lang de wedstrijden duren en hoeveel begeleiding je nodig hebt. Leg daarna de inschrijving vast, controleer betalingen en dieetwensen en deel de teams pas definitief in als de deelnemerslijst klopt. Werk in de laatste week naar één wedstrijdschema toe en controleer naast de sportmaterialen ook de catering, badges en formulieren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Padelbanen reserveren
3
Toernooiformat bepalen
2 personen
4
Prijzengeld en prijzen regelen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Toernooi online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst controleren
2 personen
11
Betalingen controleren
12
Teams definitief indelen
2 personen
13
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
14
Wedstrijdschema publiceren
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Scheidsrechters indelen
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Prijzen ophalen
19
Toernooimateriaal controleren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Wedstrijdformulieren printen
25
Deelnemersbadges maken
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Toernooikoffer samenstellen
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Banen en netten controleren
2 personen
30
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
33
Versiering ophangen
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Scoreborden plaatsen
2 personen
36
Wedstrijdmateriaal per baan klaarleggen
3 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Inschrijvingen en betalingen afhandelen
2 personen
41
Deelnemersbadges uitdelen
2 personen
42
Toernooiregels toelichten
43
Warming-up begeleiden
2 personen
44
Openingsronde begeleiden
4 personen
45
Wedstrijdstanden registreren
2 personen
46
Ballen per wedstrijd uitdelen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Tussenstanden bekendmaken
51
Tweede speelronde begeleiden
4 personen
52
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Derde speelronde begeleiden
4 personen
55
Praktische vragen beantwoorden
56
Eindstanden controleren
2 personen
57
Finalisten bekendmaken
58
Finale begeleiden
3 personen
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Groepsfoto maken
2 personen
61
Laatste consumpties serveren
2 personen
62
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
66
Versiering verwijderen
2 personen
67
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
70
Banen en kleedruimtes controleren
2 personen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Overgebleven eten verpakken
2 personen
73
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Toernooifoto's delen
76
Uitslag naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Tafelkleedaantal 8

Servies

Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Catering

Boodschappen

Sportmateriaal

Padelballenaantal 48
Reservepadelracketsaantal 8
Overgripsaantal 24
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 100
Pennenaantal 30
Fluitjesaantal 6
Trainingshesjesaantal 24
Pionnenaantal 20
Rekbandenaantal 4
Sporttassenaantal 4
Handdoekenaantal 24
Drinkwaterkrattenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Paraplu'saantal 4

Apparatuur

Laptop
Tabletaantal 2
Mobiele pinterminal
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Opladersaantal 8
Mobiele telefoonaantal 2
Draagbare speaker
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 4
Voorraadbakkenaantal 12
Thermometeraantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Toernooibanneraantal 2
Vlaggenlijnaantal 6
Ballonnenaantal 50
Tafelkaartjesaantal 20
Deelnemersbadgesaantal 40
Polsbandjesaantal 50
Prijzenaantal 6
Medaillekoordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Rubberhandschoenenaantal 8
Handdoekrollenaantal 4
Wasmandenaantal 4

Tips

Reserveer de padelbanen voordat je het toernooi publiceert. Noteer per baan de beschikbare uren en bouw tijd in voor wisselen, zodat een uitloop niet meteen het hele schema verschuift.
Kies het format op basis van speeltijd en capaciteit. Met 4 spelers per team en meerdere rondes moet je vooraf berekenen hoeveel teams je binnen de gereserveerde uren kunt laten spelen.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor het toernooi en controleer daarna de betalingen, dieetwensen en contactgegevens. Deel teams pas definitief in wanneer afmeldingen en ontbrekende betalingen zijn verwerkt.
Publiceer het wedstrijdschema niet alleen online, maar stuur deelnemers ook de aanvangstijd, baanindeling en praktische informatie. Print wedstrijdformulieren en leg scoreborden, pennen en fluitjes klaar voordat de eerste wedstrijd begint.
Plan de opbouw op de toernooidag minstens 60 minuten voor de start. Koel dranken op tijd, controleer padelballen en reservepadelrackets en zet drinkwater, hapjes, afvalbakken en zitplaatsen klaar bij de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een padeltoernooi te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voorbereiding voor een toernooi met meerdere teams. Reserveer de banen eerst en gebruik de laatste 7 dagen voor de definitieve deelnemerslijst, teamindeling, betalingen en het wedstrijdschema.
Hoeveel padelbanen heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal teams, de wedstrijdduur en het aantal rondes. Als één wedstrijd 30 minuten duurt, verwerkt één baan ongeveer 2 wedstrijden per uur; maak daarna een schema met wisseltijd en minimaal één reserveblok.
Wanneer maak je de teams en het wedstrijdschema?: Maak de voorlopige indeling zodra de inschrijvingen binnenkomen, maar stel de teams definitief samen 3 tot 5 dagen voor het toernooi. Publiceer het wedstrijdschema daarna uiterlijk 24 uur vooraf, zodat deelnemers hun aanvangstijd kennen.
Wat moet je op de dag van een padeltoernooi klaarleggen?: Leg minimaal 60 minuten voor de start padelballen, reservepadelrackets, overgrips, scoreborden, wedstrijdformulieren en pennen klaar. Controleer ook drinkwater, koelboxen, hapjes, badges en de indeling van scheidsrechters en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.