Zo organiseer je een outdoorweekend zonder last-minute stress

Begin met het kampeerterrein, de activiteiten en het aantal deelnemers. Daarna leg je vervoer, slaapplaatsen en maaltijden vast, zodat je weet hoeveel tenten, slaapzakken, stoelen en boodschappen nodig zijn. Verzamel dieetwensen en noodcontacten ruim vóór vertrek en deel route, parkeerplek, programma en kampeerindeling op tijd. In de laatste week draait alles om controleren: weersverwachting, voorraad, materialen, koeling en de belading van de auto’s.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerterrein vastleggen
2
Activiteiten reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Noodcontacten verzamelen
7
Vervoer inventariseren
8
Deelnemersindeling maken
2 personen
9
Programma definitief maken
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Route en parkeerplek delen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Kampeerindeling versturen
14
Voorraad controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst afronden
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Eten gekoeld opslaan
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Maaltijden voorbereiden
3 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Auto's beladen
4 personen
23
Vertrekgegevens controleren

Event

24
Locatie aanmelden
2 personen
25
Terrein controleren
2 personen
26
Tenten opzetten
8 personen
27
Slaapplaatsen inrichten
6 personen
28
Partytent opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Kookplek inrichten
3 personen
31
Verlichting ophangen
2 personen
32
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
33
Deelnemers ontvangen
3 personen
34
Programma toelichten
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Borrelhapjes klaarzetten
3 personen
37
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
38
Avondmaaltijd serveren
4 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Kampvuur voorbereiden
2 personen
41
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
42
Ontbijt voorbereiden
3 personen
43
Ontbijt serveren
3 personen
44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
45
Ochtendactiviteit begeleiden
4 personen
46
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
47
Lunchlocatie schoon achterlaten
3 personen
48
Middagactiviteit begeleiden
4 personen
49
Restanten gekoeld bewaren
2 personen

Nazorg

50
Tenten afbreken
8 personen
51
Slaapmateriaal verzamelen
5 personen
52
Meubilair afbreken
4 personen
53
Keuken opruimen
4 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Terrein schoonmaken
5 personen
57
Materialen inladen
5 personen
58
Terrein opleveren
2 personen
59
Materialen uitladen
4 personen
60
Huurmaterialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven eten verwerken
2 personen
62
Materialen schoon en droog opslaan
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Biertafelsaantal 4

Campingmateriaal

Tenten voor vier personenaantal 8
Luchtbeddenaantal 32
Slaapzakkenaantal 32
Kussensaantal 32
Grondzeilenaantal 8
Haringenaantal 80
Hameraantal 4
Picknickkleedaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 4
Kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 40
Mokkenaantal 40

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Volleybalnet
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 4
Touwtrektouw
Pionnenaantal 20

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Lantaarnsaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 2
Fluitjesaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Afwasteilenaantal 6
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het kampeerterrein en activiteiten eerst vast. Stuur uitnodigingen zodra datum, verblijf en programmaonderdelen bekend zijn, zodat je uiterlijk twee weken voor vertrek een bruikbaar aantal deelnemers hebt.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, noodcontacten en vervoer uit. Maak daarna een deelnemersindeling met slaapplaatsen en auto’s; wijzigingen op de vertrekdag zorgen snel voor ontbrekende tenten of te weinig zitplaatsen.
Plan maaltijden per moment en tel porties per deelnemer. Bereid houdbare onderdelen vooraf, bewaar gekoeld wat gekoeld moet blijven en vul de koelboxen pas vlak voor vertrek.
Controleer kampeermateriaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op compleetheid. Een tent voor vier personen is pas bruikbaar met luchtbedden, slaapzakken, kussens, grondzeil, haringen en een hamer.
Stuur route, parkeerplek, vertrektijd, programma en kampeerindeling uiterlijk 48 uur vooraf. Controleer op de ochtend van vertrek de weersverwachting, locatieaanmelding en auto-inventaris voordat je gaat rijden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je een outdoorweekend organiseren?: Leg terrein en activiteiten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 48 uur voor vertrek en controleer de weersverwachting de dag ervoor.
Hoeveel tenten heb je nodig voor een outdoorweekend?: Tel het definitieve aantal slapers en deel dit door de capaciteit per tent. Rond altijd naar boven af en houd minimaal één extra slaapplaats vrij voor een late wijziging of defect materiaal.
Wat moet je meenemen voor koken tijdens een outdoorweekend?: Plan per maaltijd gasbranders, gasflessen, kookpannen, snijplanken, een koksmes, opscheplepels en tangen. Controleer de brandstof en het kookmateriaal uiterlijk één week vooraf; vul koelboxen pas vlak voor vertrek.
Wanneer stuur je de informatie voor een outdoorweekend?: Stuur route, parkeerplek, vertrektijd, programma en kampeerindeling uiterlijk 48 uur vooraf. Zo kunnen deelnemers nog vervoer, kleding en persoonlijke kampeerspullen regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.