Zo organiseer je een openwaterwedstrijd
Begin niet met startnummers of catering, maar met het water en de veiligheid. Leg eerst het wedstrijdconcept, de locatie, vergunningen en controle van de waterkwaliteit vast. Daarna werk je het veiligheidsplan uit met reddingsboten, EHBO en communicatie, terwijl je inschrijvingen en startgroepen opbouwt. In de laatste week controleer je route, boeien, weersverwachting en materiaal. Vooral de bezetting op het water, stroomvoorziening en deelnemersinformatie worden vaak te laat geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdlocatie reserveren
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Waterkwaliteit laten controleren
- 5
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
- 6
Reddingsboten reserveren
- 7
EHBO-bezetting vastleggen
- 8
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 9
Inschrijfformulier publiceren
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Startgroepen indelen
2 personen
- 15
Startnummers toewijzen
2 personen
- 16
Vrijwilligersfuncties indelen
2 personen
- 17
Deelnemersinformatie versturen
- 18
Route en boeien controleren
3 personen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
- 21
Boodschappenlijst controleren
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
- 24
Prijzen en medailles klaarzetten
Event
- 25
Koelboxen vullen
2 personen
- 26
Terrein afzetten
4 personen
- 27
Registratietent opbouwen
3 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Finishzone inrichten
4 personen
- 30
Boeien en lijn uitzetten
5 personen
- 31
Reddingsboten controleren
3 personen
- 32
EHBO-post inrichten
2 personen
- 33
Tijdwaarneming testen
3 personen
- 34
Omroepinstallatie testen
2 personen
- 35
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 36
Deelnemers aanmelden
4 personen
- 37
Startpakketten uitdelen
3 personen
- 38
Badges en polsbandjes controleren
2 personen
- 39
Parcoursbriefing geven
2 personen
- 40
Startgroepen naar start brengen
4 personen
- 41
Wedstrijd starten
4 personen
- 42
Zwemroute bewaken
8 personen
- 43
Finishers registreren
4 personen
- 44
Tijden verwerken
3 personen
- 45
Finishers van dekens voorzien
2 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Fruit en snacks serveren
3 personen
- 48
Uitslagen controleren
2 personen
- 49
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
- 50
Publiek informeren over afsluiting
Nazorg
- 51
Boeien en lijn verwijderen
5 personen
- 52
Reddingsmateriaal terugbrengen
3 personen
- 53
Tenten en afzetting afbreken
5 personen
- 54
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
- 55
Afval verzamelen
3 personen
- 56
Terrein schoonmaken
4 personen
- 57
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
- 58
Uitslagen publiceren
- 59
Gevonden voorwerpen registreren
- 60
Materiaal schoon en droog opslaan
3 personen
- 61
Huurmateriaal retourneren
2 personen
- 62
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inklaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Wedstrijdboeienaantal 12
- Startlijn
- Finishlijn
- Reddingsboeienaantal 8
- Reddingsplankenaantal 2
- Reddingsbotenaantal 2
- Peddelsaantal 4
- Startnummersaantal 150
- Badmutsenaantal 150
- Polsbandjesaantal 180
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Fluitjesaantal 15
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 30
- Thermodekensaantal 20
Apparatuur
- Tijdwaarnemingssysteem
- Stopwatchesaantal 6
- Tabletsaantal 3
- Portofoonsaantal 12
- Mobiele opladersaantal 6
- Omroepinstallatie
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Batterijenaantal 30
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Thermosflessenaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdpostersaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Start- en finishbordaantal 2
- Prijzentafelkleedaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en vraag vergunningen vroeg aan: plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijddatum, omdat toestemming en waterkwaliteitscontrole niet altijd binnen enkele dagen rond zijn.
- Maak het veiligheidsplan vóór je inschrijvingen opent. Leg per startgroep vast hoeveel reddingsboten, reddingsplanken, reddingsboeien en veiligheidsvesten beschikbaar zijn en wie via portofoon contact houdt.
- Sluit de inschrijving niet zonder een vaste verwerkingstermijn. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf met starttijd, route, badmutsen, startnummers, polsbandjes en praktische aanwijzingen.
- Controleer route en wedstrijdboeien op locatie en niet alleen op papier. Doe dat uiterlijk de dag ervoor, zodat je een ontbrekende boei, onduidelijke startlijn of gewijzigde waterstand nog kunt herstellen.
- Test tijdwaarneming en geluid vóór de eerste zwemmer start. Laad tablets en mobiele opladers volledig op, controleer stopwatches en leg verlengkabels, stekkerdozen en batterijen droog en bereikbaar klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een openwaterwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie en reddingsboten eerst en start vergunningen, waterkwaliteitscontrole en het veiligheidsplan minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijd.
- Wat heb je nodig voor de veiligheid bij een openwaterwedstrijd?
- Je hebt onder meer reddingsboten, reddingsboeien, reddingsplanken, peddels, veiligheidsvesten, fluitjes, portofoons en een vastgelegde EHBO-bezetting nodig. Wijs vóór de wedstrijddag per zone verantwoordelijken aan en geef alle vrijwilligers een briefing van minstens 30 minuten.
- Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een openwaterwedstrijd?
- Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de startgroep, het startnummer, de route, aankomsttijd, badmutsen en polsbandjes, zodat vragen en wijzigingen niet op de wedstrijddag ontstaan.
- Wanneer controleer je de wedstrijdboeien en het tijdwaarnemingssysteem?
- Controleer de route en boeien uiterlijk 1 dag vooraf en test het tijdwaarningssysteem vóór de eerste start. Leg daarnaast een reserveoplossing met stopwatches en opgeladen mobiele apparatuur klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!