Zo organiseer je een Offerfeestviering
Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je eten of decoratie regelt. Bepaal daarna het budget, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen en aanmeldingen voor kinderactiviteiten. Pas wanneer het aantal gasten definitief is, bereken je de catering en controleer je menu en allergenen. Reserveer ook op tijd een gebedsruimte en plan de inrichting van garderobe, buffet en drankentafels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Budget voor het feest bepalen
2 personen
- 4
Leveranciers voor eten kiezen
2 personen
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen registreren
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Kinderen voor activiteiten aanmelden
- 10
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
- 11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 12
Menu en allergenen controleren
2 personen
- 13
Gebedsruimte bepalen
2 personen
- 14
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
- 15
Muziek en afspeellijst samenstellen
- 16
Benodigdheden inventariseren
2 personen
- 17
Ontbrekend materiaal reserveren
- 18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 19
Houdbare boodschappen doen
3 personen
- 20
Decoratiemateriaal ophalen
2 personen
- 21
Garderobe-inrichting voorbereiden
2 personen
- 22
Naamkaartjes maken
2 personen
- 23
Programma- en menukaarten printen
2 personen
- 24
Gastenlijst afdrukken
- 25
Verse boodschappen doen
3 personen
- 26
Vlees en salades gekoeld bewaren
2 personen
- 27
Marinades en sauzen voorbereiden
3 personen
- 28
Groenten wassen en snijden
3 personen
- 29
Desserts voorbereiden
3 personen
- 30
Servies en bestek controleren
2 personen
- 31
Koelboxen vullen
2 personen
- 32
Linnengoed klaarleggen
2 personen
- 33
Locatie openen
2 personen
- 34
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
- 35
Gebedsruimte inrichten
3 personen
- 36
Buffet- en drankentafels plaatsen
3 personen
- 37
Versiering ophangen
3 personen
- 38
Verlichting testen
2 personen
- 39
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 40
Buffet servies klaarzetten
3 personen
- 41
Koude gerechten uitstallen
3 personen
- 42
Warme gerechten op temperatuur brengen
4 personen
- 43
Dranken koud zetten
2 personen
- 44
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 45
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
- 46
Garderobe klaarzetten
2 personen
- 47
Toiletten controleren
2 personen
Event
- 48
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 49
Gasten verwelkomen
4 personen
- 50
Jassen aannemen
2 personen
- 51
Koffie en thee serveren
3 personen
- 52
Welkomstwoord verzorgen
- 53
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
- 54
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
- 55
Buffet openen
3 personen
- 56
Buffet serveren
5 personen
- 57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 58
Dranken bijvullen
3 personen
- 59
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
- 60
Dessertbuffet serveren
3 personen
- 61
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 62
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen
- 63
Garderobe uitgeven
2 personen
Nazorg
- 64
Voedsel veilig koelen
3 personen
- 65
Afval verzamelen
4 personen
- 66
Servies afwassen
4 personen
- 67
Keuken schoonmaken
3 personen
- 68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 69
Decoratie verwijderen
3 personen
- 70
Locatie schoon achterlaten
5 personen
- 71
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 72
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Drankentafelsaantal 2
- Garderoberekkenaantal 2
- Garderobehangersaantal 80
- Kinderstoelenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
- Gebedskledenaantal 30
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Soepkommenaantal 70
- Drinkglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
Keuken
- Opscheplepelsaantal 12
- Opscheptangenaantal 8
- Serveerschalenaantal 15
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koks-, brood- en vleesmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Koelelementenaantal 16
- Warmhoudplatenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Laptop
- Labelprinter
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Stoelhoezenaantal 70
- Feestslingersaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Bloemstukkenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 80
- Menukaartenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de gebedsruimte vast voordat je de zaalindeling maakt. Reserveer voldoende plek voor gebedskleden en houd de looproute naar het buffet vrij.
- Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om dieetwensen en kinderactiviteiten te kunnen registreren. Gebruik het definitieve aantal gasten pas daarna voor de cateringberekening.
- Plan houdbare boodschappen en materiaal eerder dan verse boodschappen. Doe verse inkopen zo laat mogelijk, bij voorkeur één dag voor de viering.
- Controleer niet alleen servies, maar ook de uitgifte: voorzie opscheplepels, opscheptangen, serveerschalen, warmhoudbakken en thermoskannen per buffetonderdeel.
- Richt de garderobe en kinderruimte vóór de gasten arriveren in. Zet garderoberekken en -hangers klaar, maak naamkaartjes en leg programma- en menukaarten op de tafels.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik de locatie voor een Offerfeestviering reserveren?
- Reserveer de locatie zodra datum en programma voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor de zaalindeling, gebedsruimte en leveranciers.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor het Offerfeest versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de viering. Vraag direct om aanmelding, dieetwensen en het aantal kinderen voor activiteiten, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf kunt afronden.
- Hoe laat bepaal ik het definitieve aantal gasten voor de catering?
- Maak het aantal definitief 7 tot 10 dagen voor het feest. Controleer daarna het menu, de allergenen en de hoeveelheden; houd rekening met kinderen en gasten die alleen aan een deel van het programma deelnemen.
- Wat moet ik wanneer inkopen voor een Offerfeestviering?
- Doe houdbare boodschappen en haal decoratiemateriaal enkele dagen vooraf. Koop verse producten meestal 1 dag voor de viering en controleer op de dag zelf of drank, servies, warmhoudbakken en koffievoorzieningen klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!