Zo organiseer je een netwerkfietstocht

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; pas daarna nodig je deelnemers uit. Een netwerkfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie lus uitzetten: je moet rustpunten, fietsbegeleiders, veiligheid en catering op elkaar afstemmen. Open vroeg een aanmeldformulier, zodat je dieetwensen en aantallen tijdig kent. Fiets de route opnieuw voordat de groep vertrekt en communiceer wijzigingen direct. Zo weet iedereen waar hij start, wanneer er wordt gestopt en wie onderweg hulp biedt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Fietsroute controleren
2 personen
4
Rustpunten vastleggen
2 personen
5
Alternatieve route bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Bevestiging naar deelnemers sturen
12
Weersverwachting controleren
13
Route opnieuw fietsen
2 personen
14
Routewijzigingen communiceren
15
Fietsenstalling indelen
2 personen
16
Fietsbegeleiders indelen
17
EHBO-contacten delen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Fietsen en materialen controleren
2 personen
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Deelnemersbadges klaarleggen
22
Polsbandjes sorteren
23
Catering voorbereiden
3 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Noodnummers afdrukken
26
Weerswaarschuwing monitoren

Event

27
Startlocatie openen
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Fietsenstalling opbouwen
2 personen
31
Routeborden plaatsen
3 personen
32
Rustpunt inrichten
2 personen
33
Verlichting controleren
2 personen
34
Geluidsinstallatie testen
35
Koffie en thee bereiden
2 personen
36
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Badges uitdelen
2 personen
41
Fietsen parkeren begeleiden
2 personen
42
Veiligheidsinstructie geven
43
Groepen indelen
2 personen
44
Netwerkvragen uitdelen
45
Fietstocht begeleiden
6 personen
46
Achterrijder begeleiden
2 personen
47
Rustpunt bemannen
2 personen
48
Water en fruit uitdelen
2 personen
49
Pechhulp beschikbaar houden
2 personen
50
Deelnemers terug ontvangen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Netwerkprogramma begeleiden
2 personen
54
Buffet serveren
3 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
57
Netwerkgesprekken faciliteren
3 personen
58
Muziek verzorgen
59
Toiletten controleren
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
62
Eindcontrole locatie uitvoeren
2 personen

Nazorg

63
Routeborden ophalen
2 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Meubilair terugzetten
3 personen
66
Fietsenstalling afbreken
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Materialen schoonmaken
2 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Afval afvoeren
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Verloren voorwerpen registreren
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Statafelsaantal 6
Fietsenrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Fietspompaantal 3
Fietsreparatiesetaantal 2
Reserve binnenbandenaantal 8
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Buitenlampenaantal 4

Sportmateriaal

Fietshelmenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietsvlaggenaantal 6
Regenponcho'saantal 10
Bidonsaantal 12
Routekaarthoudersaantal 8
EHBO-setaantal 2
Reddingsdekensaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Routebordenaantal 20
Pijlbordjesaantal 30
Krijtbordenaantal 4
Ballonnenaantal 80
Vlaggenlijnenaantal 6
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Touwaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens enkele weken vooraf vast en controleer niet alleen de afstand, maar ook kruisingen, wegwerkzaamheden en plekken waar een groep veilig kan wachten. Bepaal meteen een alternatieve route voor slecht berijdbare delen.
Sluit de inschrijving niet pas op de fietsdag. Werk met één deelnemerslijst en verzamel daarin ook dieetwensen, noodcontacten en eventuele voorkeuren voor fietsbegeleiders; stuur na verwerking een bevestiging met starttijd en route-informatie.
Plan rustpunten op vaste momenten en controleer of daar ruimte is voor de hele groep. Reken per deelnemer op een bidon en zorg bij de catering dat koelboxen pas vlak voor vertrek worden gevuld.
Fiets de volledige route opnieuw zodra de weersverwachting of verkeerssituatie aanleiding geeft tot twijfel. Communiceer routewijzigingen uiterlijk de dag ervoor en wijs bij de start opnieuw op EHBO-contacten en noodnummers.
Richt de start en finish in alsof deelnemers tegelijk aankomen: zet fietsenrekken, routeborden en fietsenstalling vooraf klaar en controleer fietsen, fietspomp, reparatieset en reserve binnenbanden. Leg badges en polsbandjes per groep gesorteerd neer, zodat de registratie geen opstopping veroorzaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een netwerkfietstocht?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, route en locaties. Open daarna de inschrijving en plan uiterlijk 1 week voor vertrek een nieuwe routecontrole.
Hoeveel rustpunten plan je voor een netwerkfietstocht?: Plan meestal één rustpunt per 20 tot 30 kilometer, afhankelijk van het tempo en de groepsgrootte. Reserveer elk punt vooraf en controleer of iedereen er veilig kan stoppen.
Wanneer stuur je de bevestiging naar deelnemers?: Stuur de bevestiging zodra de aanmelding is verwerkt, bij voorkeur binnen 3 werkdagen. Verstuur de definitieve route, startinformatie en eventuele wijzigingen uiterlijk 24 uur voor vertrek opnieuw.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Neem minimaal één fietspomp, een fietsreparatieset en meerdere reserve binnenbanden mee. Wijs per groep een begeleider aan en deel de EHBO-contacten en noodnummers vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.