Zo organiseer je een natuurreis zonder verrassingen

Een natuurreis organiseren begint niet met lunchpakketten, maar met de route, toegang en terugreis. Kies eerst een natuurgebied dat past bij de conditie van de groep en leg parkeerplek of vervoer vast. Werk daarna het programma uit, verzamel dieetwensen en stuur deelnemers duidelijke informatie over vertrektijd, kleding en route. Controleer kort voor vertrek het weer, pas de route aan bij risico’s en leg veiligheidsafspraken vast voordat de groep op pad gaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en natuurgebied kiezen
2 personen
2
Vervoer reserveren
3
Toegang en parkeerplek reserveren
4
Programma en route uitwerken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersgegevens controleren
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Weersverwachting controleren
11
Route op weersrisico aanpassen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
EHBO-set controleren
16
Routekaarten afdrukken
17
Materialen verzamelen
2 personen

Event

18
Vervoer inladen
3 personen
19
Verzamelpunt inrichten
2 personen
20
Aanwezigheid registreren
2 personen
21
Deelnemers welkom heten
2 personen
22
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
23
Groep indelen
2 personen
24
Naar het natuurgebied reizen
3 personen
25
Route en natuurregels toelichten
2 personen
26
Natuurwandeling begeleiden
4 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Picknickplek klaarzetten
3 personen
29
Picknick serveren
4 personen
30
Afval tijdens picknick verzamelen
2 personen
31
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
32
Groepsfoto maken
33
Terugwandeling begeleiden
4 personen
34
Deelnemers tellen
2 personen
35
Terugreis begeleiden
3 personen
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Vervoer uitladen
3 personen
38
Materialen schoonmaken
2 personen
39
Afval wegbrengen
40
Geleende materialen retourneren
2 personen
41
Gevonden voorwerpen registreren
42
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Picknickkledenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Zaklampenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Megafoon
Verrekijkersaantal 8
Camera
GPS-apparatenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4

Navigatie

Kompasaantal 6
Routekaartenaantal 35
Waterdichte routehoezenaantal 6

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Fluitjesaantal 12
Reflectiehesjesaantal 8
Regenponcho'saantal 35

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Servettenhoudersaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route pas definitief nadat je vervoer, toegang en parkeerplek hebt geregeld. Neem ook de looptijd, rustpunten en een duidelijk terugkeermoment op in het programma.
Stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf de vertrektijd, het verzamelpunt, de verwachte wandelduur en kledingadvies. Vraag in dezelfde ronde naar dieetwensen en controleer de contactgegevens.
Maak lunchpakketten de dag ervoor en koel dranken in koelboxen. Reken per deelnemer op minstens één lunch, voldoende drinkwater en een kleine reserve voor vertraging.
Controleer de weersverwachting 24 uur voor vertrek en nogmaals op de ochtend zelf. Bij onweer, extreme hitte of zware regen pas je route en programma aan voordat deelnemers vertrekken.
Doe bij het verzamelpunt een aanwezigheidsregistratie en geef vóór vertrek een veiligheidsinstructie. Deel de groep daarna in, wijs een herkenbaar aanspreekpunt aan en neem EHBO-set, routekaarten en opgeladen telefoons mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een natuurreis te organiseren?: Reken op minimaal 3 weken voor een groep met gereserveerd vervoer, toegang of parkeren. Begin liever 4 tot 6 weken vooraf als de datum vastligt en je deelnemersgegevens, dieetwensen en vervoer nog moet regelen.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een natuurreis?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor vertrek. Zo houd je tijd over om vervoer, lunchpakketten, groepsindeling en deelnemersinformatie af te stemmen.
Hoeveel eten en drinken neem je mee op een natuurreis?: Voorzie per persoon één lunchpakket en minimaal 1,5 liter drinken voor een halve tot volledige dag, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Neem daarnaast ongeveer 10 procent reserve mee voor morsen, vertraging of extra dorst.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een natuurreis?: Controleer de voorspelling 24 uur en 2 uur voor vertrek. Pas de route aan bij zware regen, hitte of onweer en communiceer een alternatief of uitstel uiterlijk 2 uur vóór het geplande vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.