Zo organiseer je een veilige nachtfietstocht

Begin niet met de hapjes, maar met de route en de veiligheid. Leg eerst afstand, startlocatie, vergunningen en een alternatieve route vast. Inspecteer het traject overdag en bepaal waar begeleiders, routepijlen en communicatie nodig zijn. Daarna rond je de deelnemerslijst af, test je fietsverlichting en regel je verlichting, reparatiemateriaal en een duidelijke briefing. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: route markeren, veiligheidsmateriaal klaarzetten, deelnemers ontvangen en pas daarna de catering afwerken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Startlocatie bevestigen
3
Routevergunning controleren
4
Route overdag inspecteren
2 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst afronden
10
Begeleiders indelen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Veiligheidsbriefing opstellen
13
Routebestand delen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Fietsverlichting testen
2 personen
17
Routeborden voorbereiden
2 personen
18
Deelnemers herinneren

Event

19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Routeborden plaatsen
3 personen
25
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Fietsen en verlichting controleren
2 personen
28
Startpakket uitdelen
2 personen
29
Veiligheidsbriefing geven
30
Voorfiets positioneren
31
Achterfiets positioneren
32
Nachtfietstocht begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Deelnemers afmelden
2 personen
36
Routeborden ophalen
3 personen

Nazorg

37
Locatie opruimen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Materialen controleren
2 personen
41
Geleende materialen retourneren
2 personen
42
Routeborden reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Fietslichtsetsaantal 10
Reservebinnenbandenaantal 6
Fietspompenaantal 3
Fietsgereedschapssetsaantal 3

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6
Batterijlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Telefoonladersaantal 4
Powerbanksaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Megafoon
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Startbord
Finishbord

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 2
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Kies een afstand die iedereen in het donker kan volgen en leg de route overdag vast. Test daarbij ook de alternatieve route; een wegafsluiting of slecht verlicht stuk ontdek je liever vóór de start dan halverwege.
Controleer de routevergunning en bevestig de startlocatie minimaal 2 weken vooraf. Deel het routebestand tegelijk met de veiligheidsbriefing, zodat deelnemers niet alleen op bordjes onderweg hoeven te vertrouwen.
Test fietsverlichting bij alle fietsen vóór vertrek en neem reserve binnenbanden, fietspompen en fietsgereedschapssets mee. Plan minstens één begeleider met portofoon of opgeladen telefoon op een plek waar pech waarschijnlijk is.
Maak de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf definitief en verzamel noodcontacten en dieetwensen op hetzelfde moment. Deel begeleiders vervolgens in met een duidelijke voorrijder, achterrijder en aanspreekpunt bij de start.
Zet routepijlen en verlichting pas na de laatste routecontrole op hun plek en controleer ze opnieuw zodra het donker wordt. Zet bij de finish de inschrijftafel, warme dranken en hapjes klaar, maar houd een aparte plek vrij voor EHBO en gevonden voorwerpen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nachtfietstocht organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met route, startlocatie en vergunningen. Rond de deelnemerslijst, noodcontacten en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor vertrek af.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een nachtfietstocht?: Plan minimaal een voorrijder, een achterrijder en één aanspreekpunt bij de start en finish. Bij een grote groep of een route met meerdere kruisingen voeg je per risicopunt een begeleider toe.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een nachtfietstocht?: Neem reservebinnenbanden, fietspompen en fietsgereedschapssets mee, plus goed opgeladen telefoons of portofoons. Test alle fietsverlichting vóór de start en neem reservebatterijen mee voor losse lampen.
Wanneer controleer je het weer voor een nachtfietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de dag zelf. Gebruik die laatste controle om kledingadvies, verlichting, de alternatieve route en eventueel de starttijd aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.