Zo organiseer je een muziekworkshop zonder last-minute gedoe

Begin met het programma en leg daarna de docenten, locatie en groepsgrootte vast. Open vervolgens het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en deel deelnemers tijdig in per niveau of instrument. Regel instrumenten, muziekbestanden en geluidsapparatuur niet pas op de dag zelf: test alles vooraf samen. Op de workshopdag werk je van zaalopstelling en techniek naar ontvangst, zodat deelnemers direct kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
2
Muziekdocenten vastleggen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
9
Groepsindeling maken
2 personen
10
Workshopmateriaal bestellen
11
Instrumenten inventariseren
2 personen
12
Instrumenten testen
2 personen
13
Muziekbestanden klaarzetten
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
17
Hapjes voorbereiden
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Zaal ventileren
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Instrumenten klaarzetten
3 personen
23
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
24
Werkbladen klaarleggen
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Workshopregels uitleggen
29
Ritmeoefeningen begeleiden
2 personen
30
Instrumenten demonstreren
2 personen
31
Muziekgroepen begeleiden
4 personen
32
Pauzedrankjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Repetitie begeleiden
3 personen
36
Eindoptreden aankondigen
37
Eindoptreden begeleiden
3 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Instrumenten uitschakelen
2 personen
40
Instrumenten inpakken
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Apparatuur controleren
2 personen
46
Materialen tellen en opbergen
2 personen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Restanten gekoeld bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koptelefoonsaantal 6
DI-boxenaantal 2

Sportmateriaal

Akoestische gitarenaantal 6
Keyboard
Keyboardstandaard
Djembésaantal 8
Tamboerijnenaantal 8
Shakersaantal 12
Kleine percussie-instrumentenaantal 12
Gitaarstemmersaantal 6
Plectrumsaantal 30
Gitaarbandenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 12
Yogamattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
serveerschalenaantal 6
Scharenaantal 6
Pennenbakjesaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 36
Tafelkledenaantal 8
Richtingbordjesaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het programma uit in blokken van 45 tot 60 minuten en plan minimaal 10 minuten wisseltijd voor instrumenten, uitleg of een korte pauze.
Maak de groepsindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Zo weet je hoeveel gitaren, djembés, koptelefoons en werkbladen per groep nodig zijn.
Test microfoons, speakers, het mengpaneel, DI-boxen en laptop minimaal één dag vooraf met dezelfde kabels en muziekbestanden als op de workshopdag.
Leg instrumenten per groep klaar en controleer aantallen, snaren, stemmingen en accessoires zoals plectrums, gitaarbanden en muziekstandaards voordat de deelnemers binnenkomen.
Plan de opbouw achteruit vanaf de ontvangst: reserveer minstens 60 minuten voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, techniek aansluiten en de ontvangsttafel inrichten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een muziekworkshop te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voor een workshop met externe muziekdocenten, locatie, aanmeldingen en instrumenten. Plan de definitieve groepsindeling en materiaalaantallen 3 tot 5 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een muziekworkshop op te bouwen?: Reserveer minstens 60 minuten voor de opbouw en 15 tot 20 minuten extra voor een technische test. Open de zaal eerst, ventileer, zet tafels en stoelen neer en sluit daarna speakers, microfoons en instrumenten aan.
Wanneer moet ik instrumenten en workshopmateriaal bestellen?: Bestel gehuurde of extra instrumenten uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer 3 tot 5 dagen voor de workshop de deelnemerslijst, groepsindeling, werkbladen, muziekbestanden en accessoires.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een muziekworkshop?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de totale duur. Voor een pauze van 15 tot 20 minuten zijn kleine hapjes en water meestal praktischer dan een uitgebreide maaltijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.