Zo organiseer je een lenteloop zonder last-minute chaos

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Regel vervolgens de vergunning, het verkeersplan en de verkeersregelaars voordat je inschrijvingen opent. Plan tegelijk de timingregistratie, waterpunten en vrijwilligersbezetting. In de laatste week controleer je de route, sorteer je startnummers en leg je materialen per post klaar. Zo blijft de wedstrijddag overzichtelijk, ook als het weer omslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verkeersplan opstellen
2 personen
4
Verkeersregelaars reserveren
5
Start- en finishlocatie bevestigen
6
Timingregistratie regelen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Route controleren
2 personen
14
Omwonenden informeren
2 personen
15
Waterpunten bepalen
2 personen
16
Muziekprogramma samenstellen
17
Startnummers ontwerpen
18
Routeborden maken
2 personen
19
Vrijwilligersbriefing schrijven
20
Startlijst controleren
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen ophalen
3 personen
24
Startnummers sorteren
3 personen
25
Catering voorbereiden
4 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Terrein afzetten
4 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
31
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
32
Routepijlen plaatsen
6 personen
33
Verkeershekken plaatsen
6 personen
34
Waterpunten inrichten
4 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Muziek testen
2 personen
37
Tijdregistratie testen
2 personen
38
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen

Event

39
Startnummers uitdelen
5 personen
40
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
41
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Startschot geven
44
Routepost bemannen
12 personen
45
Verkeerspunten bewaken
10 personen
46
Water uitdelen
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Finishers verwelkomen
4 personen
49
Medaljes uitdelen
3 personen
50
Finishresultaten registreren
2 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Muziek verzorgen
54
Deelnemers informeren
2 personen
55
Verloren voorwerpen registreren
56
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Bar en catering afsluiten
4 personen
59
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
60
Route vrijgeven
4 personen

Nazorg

61
Verkeershekken verwijderen
6 personen
62
Routeborden verwijderen
4 personen
63
Terrein opruimen
8 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Materialen schoonmaken
3 personen
67
Partytenten afbreken
6 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
3 personen
71
Uitslagen publiceren
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 12
Startboog
Finishboog

Sportmateriaal

Startnummersaantal 300
Startnummerbandjesaantal 300
Medaljesaantal 300
Verkeerskegelsaantal 80
Routepijlenaantal 60
Kilometerbordenaantal 10
Verkeershekkenaantal 30
Afzetlintaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 20
Reflectievestenaantal 25
Prijstrofeeënaantal 6
Podiumblokkenaantal 3
Touwtrekbandenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 12
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Mobiele pinapparatenaantal 2
Oplaadstationsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Welkomstbordenaantal 3
Rugnummersbordenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 4
Handvegersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, start en finish uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Controleer daarna de route nogmaals te voet en noteer waar routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels en verkeershekken komen.
Vraag de vergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in het verkeersplan alle kruisingen en afsluitingen op en reserveer verkeersregelaars minimaal 4 weken vooraf.
Open de inschrijving pas wanneer starttijd, afstand, route en praktische informatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen meteen mee, zodat catering en waterpunten niet op het laatste moment aangepast hoeven te worden.
Maak per vrijwilliger één duidelijke post met aanvangstijd, taak, locatie en contactpersoon. Plan de briefing uiterlijk 2 dagen voor de loop en geef coördinatoren portofoons of telefoonnummers voor snelle afstemming.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en werk met een vaste paklijst per locatie. Test geluidsinstallatie, microfoons, timingregistratie, pinapparaten en oplaadstations voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lenteloop organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je route, vergunning, verkeersplan, start- en finishlocatie, inschrijving en vrijwilligers.
Wanneer moet ik een vergunning voor een lenteloop aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken voor de loop. Controleer bij de gemeente welke termijn voor jouw route geldt, want behandeling kan langer duren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lenteloop?: Maak eerst een postlijst voor start, finish, route, waterpunten, registratie en catering. Reken per routepost minstens 2 vrijwilligers en wijs daarnaast 1 coördinator aan voor elke 10 tot 15 vrijwilligers.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een lenteloop?: Controleer het weer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg vooraf vast wie beslist over extra beschutting, aangepaste waterpunten of wijzigingen in het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.