Zo organiseer je een lentefestival zonder last-minute chaos

Een lentefestival organiseren begint niet met boodschappen doen, maar met de volgorde van beslissingen. Leg eerst datum, programma, locatie en terreinindeling vast. Controleer daarna vergunningen, boek artiesten en leveranciers en verwerk de aanmeldingen. Pas wanneer je het verwachte aantal bezoekers kent, bepaal je hoeveel eten, drinken, zitplaatsen en servies nodig zijn. De laatste week draait om bevestigen, printen en een uitvoerbaar draaiboek voor alle vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
3
Reservering locatie bevestigen
4
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
5
Artiesten en activiteiten boeken
2 personen
6
Leveranciers reserveren
2 personen
7
Begroting en betaalmiddelen vastleggen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Draaiboek uitdelen
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
17
Definitieve aantallen doorgeven
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Materialen ophalen
3 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Programma en bordjes printen
24
Terrein afzetten
3 personen
25
Partytenten opbouwen
6 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
27
Buffet- en uitgiftepunten inrichten
4 personen
28
Podiumvrije speelruimte markeren
2 personen
29
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
30
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Informatiebord plaatsen
2 personen
33
Ingang en ontvangstbalie inrichten
3 personen
34
Registratielijst klaarleggen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
EHBO-koffer plaatsen
37
Cateringstations vullen
4 personen
38
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
39
Activiteitenmateriaal klaarleggen
3 personen
40
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Openingsteam klaarzetten
3 personen
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen afvinken
2 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
47
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
48
Creatieve workshop begeleiden
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Koffie en thee schenken
2 personen
51
Dranken uitgeven
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
55
Afvalpunten legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
57
Terrein en doorgangen controleren
2 personen
58
Laatste programmaonderdeel aankondigen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
60
Muziek en apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

61
Etenswaren veilig verpakken
3 personen
62
Hergebruikbare materialen verzamelen
4 personen
63
Afval verzamelen en scheiden
5 personen
64
Tenten en decoratie afbouwen
6 personen
65
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
5 personen
68
Apparatuur schoon en droog opbergen
2 personen
69
Restanten sorteren en bewaren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
73
Leveringen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Terrasbankenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Batterijenaantal 24
Handkarrenaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren bloemenaantal 40
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 200

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Picknickkledenaantal 12
Reuzenvier-op-een-rij
Kubbspelaantal 2
Springtouwenaantal 6
Stoepkrijtaantal 12
Knutseltafellakensaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma vóór je de terreinindeling definitief maakt. Zet activiteiten, optredens, buffet, zitplaatsen en stroompunten op één plattegrond, zodat partytenten, luidsprekers en kabelgoten elkaar niet in de weg staan.
Controleer vergunningen en meldingen meteen na het vastleggen van datum en locatie. Wacht niet tot de uitnodigingen al verstuurd zijn: eventuele voorwaarden kunnen invloed hebben op geluidsapparatuur, openingstijden of terreinindeling.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op één plek en geef leveranciers daarna één definitief aantal door. Doe dat uiterlijk enkele dagen vóór het festival; losse wijzigingen via appjes zorgen snel voor te weinig eten, bekers of stoelen.
Maak het slechtweerplan vóór de weersverwachting onzeker wordt. Bevestig waar partytenten komen te staan, welke activiteiten naar binnen kunnen en wie beslist over aanpassen of afgelasten.
Plan de opbouw in tijdsblokken en wijs per taak een vrijwilliger aan. Laat partytenten en tafels eerst staan, leg daarna stroom en geluid aan en zet pas als laatste buffet, koffie en gekoelde dranken klaar; zo blijft de looproute vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lentefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en programma. Boek artiesten en leveranciers zo snel mogelijk daarna; de laatste 7 dagen gebruik je voor aantallen, boodschappen en het draaiboek.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een lentefestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast extra water mee, vooral bij warm weer, en stem het definitieve aantal af op de aanmeldingen en de verwachte duur.
Wanneer moet je een slechtweerplan maken voor een lentefestival?: Maak het plan al bij de locatiekeuze en bevestig het uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer de verwachting opnieuw 48 uur en 24 uur voor aanvang en leg vast wie beslist over verplaatsen, inkorten of afgelasten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lentefestival?: Plan minimaal 1 coördinator en 1 vrijwilliger per belangrijk onderdeel, zoals ontvangst, catering, programma, techniek en opruimen. Bij een festival met meerdere gelijktijdige activiteiten heb je meestal 6 tot 10 vrijwilligers nodig; deel het draaiboek uiterlijk 3 dagen vooraf uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.