Zo organiseer je een lentefeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen maakt. Controleer daarna vergunningen, reserveringen en de beschikbare ruimte voor partytenten, tafels en buffet. Werk vervolgens met aanmeldingen: die heb je nodig voor de indeling van vrijwilligers, dieetwensen en de hoeveelheid eten en drinken. Plan de praktische voorbereiding per moment, met een korte controle de dag ervoor en een draaiboek op papier voor iedereen die helpt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein controleren
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Reserveringen maken
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Voorraad controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Groenten wassen en snijden
2 personen
20
Tafelnummers maken
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Muziek afspeellijst maken
23
Weerbestendige opslag klaarzetten
2 personen
24
Terrein afzetten
3 personen
25
Partytenten opbouwen
6 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen neerzetten
4 personen
28
Buffet opbouwen
4 personen
29
Bar inrichten
3 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Muziek aansluiten
2 personen
35
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Eten en drinken uitstallen
4 personen
38
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
39
Kassalade vullen
2 personen
40
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
41
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Programma aankondigen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Gebak serveren
3 personen
46
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
47
Lentewandeling begeleiden
2 personen
48
Muziek verzorgen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Tafels afruimen
3 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
57
Verlichting controleren
58
Laatste ronde serveren
2 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Eten veilig opbergen
3 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Servies afwassen
4 personen
63
Bar schoonmaken
2 personen
64
Buffet schoonmaken
3 personen
65
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Partytenten afbreken
6 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Terrein schoonmaken
5 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Materialen sorteren
3 personen
72
Voorraad retourneren
2 personen
73
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
74
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Klapstokkenaantal 4
Kleedjesaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren bloemenaantal 80
Tafeldecoratiesaantal 16
Vazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Naambordjesaantal 120
Allergenenkaartjesaantal 20

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductieplatenaantal 2
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Steel pannenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelbakkenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Foliehoudersaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 6

Sportmateriaal

Ringwerpsetsaantal 3
Houten spellenaantal 4
Voetballenaantal 4
Kleurpotlodenaantal 30
Kleurplatenaantal 100
Springtouwenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast en bepaal meteen hoeveel vrijwilligers je nodig hebt per onderdeel. Zo kun je uitnodigingen versturen met duidelijke tijden en voorkom je dat opbouw en ontvangst door dezelfde persoon moeten gebeuren.
Controleer de locatie niet alleen op capaciteit, maar ook op ondergrond, stroompunten en een droge plek voor weerbestendige opslag. Partytenten, tafels en stoelen vragen meer ruimte dan alleen het buffet; houd looppaden vrij.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en zet allergenenkaartjes bij de gerechten. Controleer de aantallen twee dagen vooraf, zodat je boodschappen, borden, glazen en bestek niet op een schatting baseert.
Maak een opbouwvolgorde voor de dag zelf: eerst terrein afzetten en tenten opbouwen, daarna tafels en decoratie plaatsen en pas dan buffet, hapjes en gekoelde dranken klaarzetten. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur vooraf.
Druk het draaiboek af en geef iedere vrijwilliger een eigen taak met begintijd. Zet muziek, tafelnummers, naamkaartjes en reservebenodigdheden uiterlijk de avond ervoor klaar; op de feestdag zelf blijven dan vooral ontvangst en bijsturen over.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lentefeest organiseren?: Begin minstens zes weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur vier weken voor het feest, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en de vrijwilligersindeling op tijd kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lentefeest?: Reken voor een kleinschalig lentefeest op minimaal één vrijwilliger per 10 tot 15 gasten, naast iemand die de organisatie coördineert. Plan aparte mensen voor opbouw, ontvangst, buffet en opruimen, zodat taken niet blijven liggen.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een lentefeest controleren?: Controleer het weer zeven dagen vooraf voor de grote keuzes en opnieuw 24 uur vooraf voor de uitvoering. Zet partytenten en weerbestendige opslag klaar zodra regen of harde wind mogelijk is; wacht niet tot de ochtend zelf.
Hoeveel eten en drinken moet ik voorzien voor een lentefeest?: Gebruik de definitieve aanmeldingen als basis en tel een kleine reserve mee voor onverwachte gasten. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en controleer de boodschappenlijst minstens twee dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.